12.5 Адміністрування контракту

Адміністрування контракту - це процес забезпечення того, що продавець задовольняє показники контрактних вимог. У великих проектах з великою кількістю осіб, які надають продукти й послуги, ключовим аспектом адміністрування контракту є управління взаємозв'язками між різними постачальниками. Юридична сторона контрактних відносин вимагає, щоб усі учасники команди проекту усвідомлювали всі юридичні наслідки рішень, що приймаються при адмініструванні контракту.

Адміністрування контракту включає застосування певних процесів управління проектами в контрактних відносинах та інтеграцію результатів цих процесів у загальне управління по проекту. Така інтеграція і координація часто відбуваються на різних рівнях при залученні до проекту багатьох продавців і великої кількості продуктів. Застосовані процеси управління проектами включають:

• Виконання плану проекту (описане в підрозділі 4.2) для затвердження роботи підрядчика в певні моменти часу.

• Звіти про виконання (описані в підрозділі 10.3) для відстежування витрат, календарного плану й технічного виконання у підрядчика.

• Контроль якості (описаний у підрозділі 8.3) для інспектування та перевірки адекватності продукту підрядчика.

• Контроль за змінами (описаний в підрозділі 4.3) для переконання в тому, що зміни відповідним чином затверджені і що всі, хто мають до них відношення, повідомлені про ці зміни.

Адміністрування контракту містить також компонент фінансового менеджменту. Строки оплати мають бути визначені в контракті і повинні відображати певний зв'язок між виконанням його та виплатами по ньому.

12.5.1 Вхідні дані для адміністрування контракту

.1 Контракт. Див. пункт 12.4.3.1.

.2 Результати роботи. Результати роботи продавця - які постачання завершені, а які ні, якою мірою задовольняються стандарти якості, які грошові кошти витрачені чи заощаджені і т.ін. - накопичуються як частина виконання плану проекту (див. також підрозділ 4.2).

.3 Запити на зміну. Запити на зміну можуть включати зміни у строках виконання контракту чи в описанні продуктів (послуг), що надаються. Якщо робота продавця є незадовільною, то рішення про припинення контракту також розглядають як запит на зміну. Спірні ситуації, в яких продавець і команда менеджерів проекту не мають згоди в питаннях компенсації за зміни, в різних випадках називають претензіями, суперечками чи апеляціями.

А Накладні продавця. Продавець повинен періодично надавати накладні для запиту на оплату виконаної роботи. Вимоги до накладних, включаючи необхідну супутню документацію, звичайно визначені в контракті.

12.5.2 Методи та засоби адміністрування контракту

.1 Система контролю за змінами в контракті. Система контролю за змінами в контракті визначає процес, за яким контракт може бути змінений. Вона включає роботу з документами, системи відстежування контракту, процедури вирішення суперечок та рівні повноважень для затвердження змін. Система контролю за змінами в контракті повинна інтегруватися у загальну систему контролю (див. також підрозділ 4.3).

.2 Звіти про виконання. Звіти про виконання надають службам менеджменту інформацію про те, наскільки ефективно продавець досягає цілей по контракту. Звіти про виконання контракту мають бути вбудовані у загальний звіт про виконання по проекту (описаний в підрозділі 10.3).

.3 Система оплати. Оплата продавця звичайно управляється з допомогою системи оплати по рахунках у виконавчій організації. У великих проектах з численними чи складними вимогами стосовно

закупівель може бути розроблена власна система оплати. У будь-якому разі система повинна включати відповідний перегляд результату та приймання його командою менеджерів проекту.

12.5.3 Результати адміністрування контракту

.1 Кореспонденція. Строки та умови контракту часто вимагають письмового документування певних аспектів комунікації покупець-продавець, наприклад попереджень про незадовільне виконання або змін і пояснень контракту.

.2 ЗМІНИ в контракті. Зміни (затверджені та незатверджені) є зворотним зв'язком для процесів планування проекту й закупівлі по проекту, відповідно до змін мають коригуватися план проекту та інша документація, що стосується цього.

.3 Запити на оплату. Передбачається, що проект використовує зовнішню систему оплати. Якщо проект має власну внутрішню систему, то вихідним результатом у цьому разі буде просто «оплата».

12.6 Закриття контракту

Закриття контракту аналогічно адміністративному закриттю (описаному в підрозділі 10.4), яке включає перевірку продукту (чи вся робота виконана правильно та задовільно?) та власне закриття (коригування записів для відображення підсумкових результатів і архівація цієї інформації з метою подальшого використання). Строки та умови контракту можуть містити певні процедури для закриття контракту. Раннє закриття контракту є окремим випадком закриття контракту.

12.6.1 Вхідні дані для закриття контракту

.1 Контрактна документація. Контрактна документація включає, але не зводиться до самого контракту разом з відповідними календарними планами, затребуваними та прийнятими змінами по контракту, будь-якою технічною документацією, що розробляється продавцем, звіти про виконання продавця, фінансові документи, такі як накладні та документи на оплату, а також результати інспекцій по контракту.