5.3 Визначення змісту

Визначення змісту - це поділ основних робіт проекту (визначених при описанні змісту) на дрібніші, більш керовані компоненти з метою:

• удосконалення точності оцінок вартості, часу та ресурсів;

• визначення основи для контролю виконання;

• удосконалення розподілення відповідальності.

Правильне визначення змісту є найбільш важливим для успішного завершення проекту. «Якщо визначення змісту незадовільне, то заключна вартість проекту скоріше за все буде вищою, оскільки відбудуться неминучі зміни проекту, які зіб'ють його ритм, спричинять переробки, подовжать час виконання, знизять продуктивність і трудову дисципліну робочої сили» [3].

5.3.1 Вхідні дані для визначення змісту

. 1 Описання змісту проекту. Див. пункт 5.2.3.1.

.2 Обмеження. Див. пункт 5.1.3.3. Коли проект виконується відповідно до контракту, умови останнього в загальному випадку набувають чинності обмежень.

.3 Допущення. Див. пункт 5.1.3.4.

А Результати ІНШИХ процесів планування. Результати процесів в інших прикладних сферах мають бути проаналізовані з метою з'ясування їх можливого впливу на визначення змісту проекту.

.5 Інформація 3 архіву. Інформація з архіву про попередні проекти також має враховуватися при визначенні змісту. Інформація про похибки та пропуски в попередніх проектах буде особливо корисною.

5.3.2 Методи та засоби визначення змісту

.1 Шаблони Ієрархічної структури робіт. Ієрархічна структура робіт (WBS, описана в пункті 5.3.3.1) з попереднього проекту часто може використовуватися як шаблон для нового проекту.

Хоч кожний проект є унікальним, але WBS-структури часто можуть використовуватися повторно, оскільки більшість проектів деякою мірою схожі. Наприклад, більшість проектів в одній організації матимуть подібні або дуже схожі життєві цикли, й отже, матимуть подібні або дуже схожі роботи по кожній фазі.

Багато які прикладні сфери мають стандартні або частково стандартні WBS-структури, що можуть використовуватися як шаблони. Наприклад, Міністерство оборони США визначило стандартні WBS-структури по міністерству. Частина одного з таких шаблонів показана на малюнку 5—2.

.2 ДЄКОМПОЗИЦІЯ. Декомпозиція включає поділ основних робіт проекту на дрібніші, більш керовані компоненти, поки роботи не будуть визначені достатньо детально для підтримки майбутніх робіт проекту (планування, виконання, контроль, закриття). Декомпозиція включає такі основні етапи:

(1) Визначення основних елементів проекту. Загалом основними елементами будуть роботи проекту і управління проектом. Проте, основні елементи завжди мають бути визначені залежно від фактичної процедури управління проектом:

• Фази життєвого циклу проекту можуть використовуватися на першому рівні декомпозиції, а роботи проекту - на другому, як це показано на малюнку 5—3.

• Принцип упорядкування по кожній гілці WBS може бути різним, як це показано на малюнку 5—4.

(2) Прийняття рішення про те, чи можуть бути розроблені адекватні оцінки вартості і тривалості з даного рівня деталізації по кожному елементу. Значення поняття «адекватний» може змінюватися в ході виконання проекту - декомпозиція робіт, яку отримують на пізніх етапах проекту, спочатку може бути неможливою. По кожному елементу перейдіть до кроку 4, якщо адекватна деталізація вже досягнута, і до кроку 3 у противному разі - це означатиме, що різні елементи можуть мати різну міру декомпозиції.

(3) Визначення складових елементів робіт. Складові елементи мають бути описані як матеріальні результати, що перевіряються, для удосконалення оцінки виконання. Так само, як і основні, складові елементи мають бути визначені по відношенню до фактичного завершення роботи над проектом. Матеріальні результати, що перевіряються, можуть включати як продукти, так і послуги (наприклад, складання звіту про стан також може бути описано як тижневі звіти про стан; для виробничого елемента складові елементи можуть включати кілька індивідуальних компонентів, а також заключне складання). Повторіть крок 2 для кожного складового елемента.

(4) Перевірка правильності декомпозиції:

• Чи є низькорівневі елементи необхідними і достатніми для завершення декомпозиції по даному елементу? Якщо ні, то складові елементи мають бути змінелі (додані, видалені або перевизначені).

• Чи чітко й повно визначений кожний елемент? Якщо ні, то описання мають бути скориговані чи розширені.

• Чи може кожний елемент бути відповідним чином спланований? Чи може для нього бути виділений бюджет? Чи може він бути приставлений до певної організаційної одиниці (наприклад, до підрозділу, команди або окремої особи), яка відповідатиме за успішне його завершення? Якщо ні, то необхідне коригування для надання адекватного контролю за управлінням.