12.4.1 Вхідні дані для вибору джерела

.1 Пропозиції. Див. пункт12.3.3.1.

.2 Критерії оцінки. Див. пункт 12.2.3.2.

.3 Стратегія організації. Будь-яка організація або всі організації, залучені до проекту, можуть мати формальну чи неформальну стратегію, яка може вплинути на оцінку пропозицій.

12.4.2 Методи та засоби вибору джерела

.1 Переговори ПО контракту. Переговори по контракту передбачають прояснення положень контракту і взаємну згоду відносно структури та вимог контракту перед його підписанням. Наскільки можливо остаточний текст контракту має відображати всі досягнуті домовленості. Розглядувані питання звичайно включають, але не зводять до відповідальності та повноважень, застосовуваних термінів і законодавства, технічних і комерційних управлінських підходів, фінансування по контракту та ціни.

Для складних елементів закупівлі переговори по контракту можуть бути незалежними від своїх вхідних даних (наприклад, переліку відкритих позицій) і результатів (наприклад, меморандуму про співпрацю).

Переговори по контракту можна розглядати як окремий випадок загальних управлінських навичок - «переговорів». Методи, засоби та стиль переговорів широко висвітлені у спеціальній літературі й повністю підходять для випадку переговорів по контрактах.

.2 Система ранжування. Система ранжирування - спосіб кількісного подання якості даних, спрямований на те, щоб мінімізувати вплив персональних переваг при виборі джерела. Більшість таких систем включає (1) призначення числового значення ваги для кожного критерію оцінки, (2) встановлення рейтингу потенціальних продавців по кожному критерію, (3) перемноження вагових значень на рейтинги та (4) підсумовування отриманих добутків для обчислення загального числа.

.3 Система необхідних умов. Система необхідних умов передбачає складання мінімальних вимог до показників виконання за одним або більше критеріями оцінки. Наприклад, від потенційного продавця може зажадатися, щоб його менеджер проекту був професійним менеджером проекту (РМР), для того щоб частина його пропозиції, що надана, взагалі б розглядалася.

А Незалежна оцінка. По багатьох елементах закупівлі, організація-покупець може підготувати свої власні оцінки для перевірки пропонованої ціни. Значна відмінність між цими оцінками може бути показником того, що SOW були неадекватними, або того, що потенційний продавець неправильно зрозумів SOW чи не врахував усіх вимог, які містяться в них. Незалежна оцінка часто називається оцінкою «майбутньої вартості».

12.4.3 Результати вибору джерела

.1 Контракт. Контракт - це підписана двома сторонами угода, яка зобов'язує покупця сплачувати по ньому. Контракт є юридичним документом, який може використовуватися в судовому засіданні як основа для відшкодування збитку. Угода може бути простою і складною, що звичайно (але не завжди) вказує на простоту чи складність продукту. Серед інших назв можуть використовуватися такі: контракт, угода, субпідряд, порядок закупівлі, меморандум про співпрацю. Більшість організацій мають формальну стратегію та процедури, що визначають, хто може підписувати такі угоди з боку організації.

Хоч всі проектні документи підлягають перегляду і затвердженню в різних формах, сама юридична «сполучна» сутність контракту звичайно означає, що він має бути підданий більш серйозній перевірці. У будь-якому разі першою задачею процесу перегляду та затвердження має бути гарантування того, що контракт описує продукт або послугу, яка задовольняє задані потреби. Якщо проект виконує громадська організація, даний процес може включати публічне обговорення угоди.