12.3 Клопотання

Процес клопотання включає отримання тендерної документації і тендерних пропозицій від потенційних покупців про те, як можуть бути задоволені проектні потреби. Більша частина витрат у цьому процесі лягає на потенційних продавців і тому ці витрати не входять у витрати по проекту.

12.3.1 Вхідні дані для процесу клопотання

. 1 Документи по закупівлі. Див. пункт 12.2.3.1.

.2 Кваліфікаційні списки продавців. Деякі організації мають списки або файли з інформацією про потенційних продавців. В основному ці списки містять інформацію про досвід та інші характеристики потенційних продавців.

Якщо такі списки відсутні, команда проекту повинна підготувати їх своїми силами. Загальна інформація широко доступна через каталоги бібліотек, відповідні місцеві асоціації, торгові каталоги і т.ін. Детальна інформація про конкретні джерела може зажадати значніших зусиль, таких, наприклад, як відвідування місць роботи продавців або контакти з попередніми споживачами.

Закупівельні документи можуть бути надіслані деяким або всім потенційним продавцям.

12.3.2 Методи та засоби процесу клопотання

.1 Конференції претендентів. Конференції претендентів (або конференції підрядчиків, підприємців, конференції перед тендером) - це наради з потенційними продавцями перед підготовкою пропозиції. Вони необхідні для того, щоб переконатися, що всі потенційні продавці мають ясне і загальне розуміння процесу закупівлі (технічні вимоги, вимоги контракту і т.ін.). Відповіді на запитання можуть бути включені в закупівельні документи як поправки.

.2 Реклама. Існуючі списки потенційних продавців можуть бути доповнені після розміщення рекламних оголошень у засобах масової інформації - газетах, спеціалізованих виданнях (наприклад, професійних журналах). Деякі урядові положення вимагають обов'язкової реклами окремих елементів закупівлі, але більшість урядових положень вимагає обов'язкової реклами субпідряду за урядовим контрактом.

12.3.3 Результати по процесу клопотання

.1 Пропозиції. Пропозиції (див. також пункт 12.2.3.1) — це документи, в яких продавці описують своє бажання і спроможність надати запитуваний продукт. Пропозиції готують згідно з вимогами відповідних закупівельних документів.

12.4 Вибір джерела

Вибір джерела передбачає отримання тендерної документації і тендерних пропозицій; для вибору переможця застосовують певні критерії оцінки. Цей процес рідко носить прямий характер.

• Ціна може бути основною складовою з наявних критеріїв, але пропонована найнижча ціна може не стати такою, якщо продавець зможе довести неможливість постачання товарів у строк.

• Пропозиції часто поділяють на технічні (підхід) та комерційні (ціна), і оцінюють їх окремо, в рамках кожної секції.

• Для найважливіших продуктів можуть зажадатися складні критерії оцінки.

Методи та засоби, що описуються далі, можна використовувати окремо або разом. Наприклад, систему вагових чинників можна використовувати з метою:

• обрання одного переможця з подальшим запитом на підписання стандартної форми контракту;

• встановлення рейтингу для всіх пропозицій з метою визначення послідовності переговорів з претендентами.

За основними позиціями закупівель цей процес може бути ітераційним. Спочатку складають короткий список кваліфікованих продавців, заснований на попередніх пропозиціях, а потім здійснюють більш детальну оцінку, що базується на докладніших і повніших пропозиціях.