12.1.3 Результати планування закупівель

.1 План управління Закупівлями. План управління закупівлями має розкривати, як управлятимуть рештою процесів закупівель (починаючи від планування клопотань до закриття контракту). Наприклад:

• Які типи контрактів використовуватимуться?

• Чи потрібні як критерії незалежні оцінки, хто і коли їх готуватиме?

• Якщо у виконавчої організації є відділ закупівлі, то які дії може вживати команда управління проектом у ньому?

• Якщо нормативні документи стосовно закупівлі необхідні, то де їх брати?

• Як управляти численними постачальниками?

• Як закупівля координуватиметься з іншими проектними аспектами, такими як планування і складання звітів про виконання?

План управління закупівлею може бути формальний і неформальний, дуже детальний і широко окреслений, але завжди заснований на потребах проекту. Він є додатковим елементом загального плану проекту (описаного в підрозділі 4.1).

.2 Описання роботи. Описання роботи (SOW) визначає процес закупівлі досить детально, щоб дати можливість продавцям вирішити, чи здатні вони забезпечити даний елемент. Термін «досить детально» може варіюватися залежно від сутності елемента, потреб покупця або передбачуваних контрактних форм.

Деякі прикладні сфери визнають різні типи SOW. Наприклад, у деяких державних установах термін «SOW» застосовують для елемента закупівлі, в якому чітко визначений товар або послуга; термін «опис вимог» (SOR) використовують для елемента закупівлі, що являє собою проблему, яку необхідно вирішити.

Описання робіт може бути переглянуте і поліпшене протягом процесу закупівель. Наприклад, передбачуваний продавець може запропонувати більш ефективний підхід або більш дешевий продукт порівняно з визначеними спочатку. Кожний окремий елемент закупівлі вимагає окремого описання робіт. Проте, численні товари чи послуги можуть бути згруповані в один елемент закупівлі з єдиним SOW.

Описання робіт має бути ясним, повним і чітким настільки, наскільки це можливо. Воно повинно включати описання необхідних додаткових послуг, таких як складання звітів про виконання або постпроектна оперативна підтримка для елемента, що закуповується. Для деяких прикладних сфер сформульовані визначення змісту та формальні вимоги відносно SOW.

12.2 Планування клопотань

Планування клопотань включає підготовку документів, необхідних для підтримки клопотань (процес підготовки клопотань описаний в підрозділі 12.3).

12.2.1 Вхідні дані для планування клопотань

. 1 План управління закупівлями. Див. пункт 12.1.3.1.

.2 Описання роботи. Див. пункт 12.1.3.2.

.3 Результати інших процесів планування. Результати інших процесів планування, що розглядалися як частина планування закупівлі (див. пункт 12.1.1.5), могли змінитися, тому вони мають бути переглянуті знов, але вже як частина клопотання. Особливо ретельно план клопотань повинен бути узгоджений з календарним планом проекту.

12.2.2 Методи та засоби для планування клопотань

.1 Стандартні форми. Стандартні форми можуть включати стандартні контракти, стандартні описання елементів закупівлі, стандартизовані версії всіх або частини необхідних документів по торгах (див. пункт

12.2.3.1). Організації, в яких здійснюється значна закупівля, повинні мати більшу частину цих документів.

.2 ВИСНОВОК експерта. Див. пункт 12.1.2.2.

L2.2.3 Результати планування клопотань

.1 Документи ПО закупівлі. Документи по закупівлі використовують для пропозицій-клопотань від передбачуваних продавців. Терміни "торг" і «котирування» звичайно використовують, коли джерело вибраного рішення керуватиметься вартістю (придбання комерційних елементів), тоді як термін «пропозиція» звичайно використовують, коли розглядувані невартісні чинники, такі як технічні навички або підходи, є переважаючими (придбання професійних послуг). Проте, ці терміни часто використовують як рівнозначні і тоді можна особливо не стежити за відмінністю у використанні їх.

Загальні назви для різних типів документів по закупівлі: «Запрошення для участі в торгах» (IFB), «Запит на пропозицію» (RFP), «Запит на котирування цін» (RFQ), «Запрошення на переговори», «Первинне сповіщення підрядчика».

Документи по закупівлі мають бути структуровані, щоб сприяти точним і повним відповідям від передбачуваних продавців. До їх складу обов'язково мають бути включені описання роботи, що стосуються справи, необхідні форми для відповіді і дещо з умов контракту (наприклад, копія моделі контракту або про нерозголошування умов). Деяка частина або весь зміст і структура документів по закупівлі, особливо тих, що підготовлені державними органами, можуть визначатися відповідними нормами на них.

Документи по закупівлі мають бути не тільки досить точними, щоб гарантувати порівнянні, погоджені відповіді, а й досить гнучкими, щоб якнайкраще забезпечити розгляд пропозицій продавця для задоволення вимог.

.2 Критерії ОЦІНКИ. Критерії оцінки використовують для ранжування або нормування пропозицій. Вони можуть бути об'єктивними (наприклад, передбачуваний менеджер проекту має бути «сертифікованим» професіоналом в галузі управління проектами) або суб'єктивними (наприклад, передбачуваний менеджер проекту повинен мати документально підтверджений досвід роботи в схожих проектах). Критерії оцінки часто включають в документи по закупівлі.

Критерії оцінки можуть бути обмеженими для закупівельної ціни, якщо відомо, що елемент закупівлі легко доступний з числа прийнятних джерел (термін закупівельна ціна в цьому контексті включає і вартість елемента, і додаткові витрати на постачання). Коли це не має значення, то повинні бути визначені та задокументовані інші критерії для підтримки повної оцінки. Наприклад:

• Розуміння потреб - як воно продемонстровано пропозицією продавця.

• Загальна вартість, або вартість життєвого циклу, - чи буде вибраний продавець надавати найнижчу підсумкову вартість (закупівельна вартість плюс поточні витрати)?

• Технічні можливості - чи має продавець необхідні технічні навички і знання або чи впевнений він, що зможе їх надбати?

• Підхід до управління - чи є в арсеналі продавця процедури і

процеси управління, щоб гарантувати успішне завершення проекту, а чи впевнений він у тому, що зможе їх розробити? • Фінансові можливості - чи має продавець необхідні фінансові ресурси або чи впевнений він у тому, що зможе їх отримати?

.З Коригування описання робіт. Описання роботи розглянуто в пункті 12.1.3.2. Модифікації до одного або більше описань роботи можуть визначатися в процесі планування клопотань.