2. Середовище проектного менеджменту
Життєдіяльність проектів і управління ними відбуваються у
ширшому середовищі, ніж те, що має сам проект. Команда
менеджерів повинна відчувати це більш широке оточення, оскільки,
звичайно, щоденне управління роботами проекту необхідне для
успіху проекту, але недостатнє. У цьому розділі описані ключові
аспекти середовища проектного менеджменту, що на попередніх
сторінках не розглядалися. Тут розкрито такі теми:
Фази проекту та його життєвий цикл
Зацікавлені сторони проекту
Вплив виконавчої організації
Загальні управлінські навички
Соціоекономічний вплив
2.1 Фази проекту та його життєвий цикл
Оскільки проекти самі по собі унікальні, вони мають багато
невизначеностей. Організації, що виконують проект, як правило,
поділяють його на кілька фаз для забезпечення кращого контролю за
управлінням і відповідних зв'язків з поточними роботами організації. У
сукупності фази проекту мають назву «життєвий цикл проекту».
2.1.1 Властивості фаз проекту
Кожна фаза проекту відзначається завершенням однієї або більше дій (робіт). Результатом дії є матеріальний продукт, що підлягає перевірці. Наприклад: техніко-економічне обгрунтування, детальне проектування або робочий прототип. Дії, а отже й фази, є частинами загальної послідовної структури проекту, і передбачені для забезпечення виконання продукту проекту.
Висновки по кожній фазі — це загальний огляд ключових дій і виконання проекту для (а) визначення того, чи матиме проект наступну фазу; (Ь) визначення і коригування вартісних похибок. Такі перегляди наприкінці кожної фази часто називають завершенням фази, вихідним аналізом етапу або формулюванням висновків.
Кожна фаза проекту звичайно включає безліч певних продуктів (елементів), спроектованих для забезпечення бажаного рівня управління. Більшість цих елементів належать до дій у фазах, і, як правило, назви фаз походять від назв цих елементів: вимоги, проектування, побудови, підготовки текстової інформації, запуску, закриття і т. ін. Деякі характерні життєві цикли проектів наведені в пункті 2.1.3.
2.1.2 Властивості життєвого циклу проекту
Життєвий цикл проекту слугує для визначення початку і закінчення
проекту. Наприклад, якщо в організації з'являються сприятливі можливості, які можна використати в подальшому, то дається техніко-економічне обгрунтування рішенню, чи треба виконувати проект. Завдання життєвого циклу проекту - визначити, чи розглядатиметься техніко-економічне обгрунтування як перша фаза проекту або як окремий проект.
Життєвий цикл проекту визначатиме, які перехідні дії наприкінці
проекту будуть включені до нього, а які ні. Таким чином, визначення життєвого циклу проекту може використовуватися для зв'язку проекту з поточними діями організації, що виконує проект.
Послідовність фаз, визначена для більшості життєвих циклів проекту, загалом являє собою деяку форму технологічного трансферу, такі як вимоги до проектування, будівництва або виробництва. Результати попередньої фази звичайно приймаються перед початком роботи в наступній фазі. Проте, трапляється іноді, що наступна фаза розпочинається перед затвердженням результату попередньої фази, коли ризики при цьому вважаються прийнятними. Ця практика накладення фаз часто називається швидким відстежуванням.
Життєві цикли проекту звичайно визначають:
яка технічна робота має бути зроблена по кожній фазі (наприклад, робота архітектора належить до фази визначення чи до фази виконання?);
хто має бути залучений до проекту у кожній фазі (наприклад, паралельне використання інженерних ресурсів вимагає, щоб виконавці одночасно використовувалися у фазах завдання вимог і проектування).
Описи життєвого циклу проекту можуть бути або надто загальними або надто детальними. Останні можуть вміщувати форми, графіки, контрольні переліки для забезпечення структурності та змістовності. Такі детальні підходи часто називають методологією управління проектами.
Більшість описів життєвих циклів проекту використовують безліч загальних властивостей:
• матеріальні витрати та кількість залученого до проекту персоналу спочатку низькі, згодом зростають і швидко йдуть угору, коли проект наближається до завершення. Ця ситуація зображена на малюнку 2—1;
імовірність успішного завершення проекту є найменшою, а ризик і невизначеність відповідно найвищими на початку проекту. Імовірність успішного завершення проекту поступово зростає по мірі виконання проекту;
здатність зацікавлених осіб впливати на остаточні властивості продукту проекту і на остаточну вартість проекту найвища на початку виконання проекту, але з часом поступово стає нижчою. Основною причиною цього є те, що витрати на зміни й виправлення похибок загалом зростають по мірі виконання проекту.
Необхідно завжди пам'ятати про відмінності життєвого циклу проекту від життєвого циклу продукту. Наприклад, проект, що розроблявся для постачання нового комп'ютера на ринок, є однією фазою або одним з етапів життєвого циклу продукту.
Хоч багато які життєві цикли проектів мають аналогічні найменування фаз з відповідними необхідними циклами продуктів, тільки деякі з них є ідентичними. Більшість містять чотири чи п'ять фаз, але деякі мають дев'ять і більше. Навіть всередині однієї прикладної сфери можуть бути значні відмінності - життєвий цикл з розробки програмного забезпечення в одній організації може мати одну фазу проектування, тоді як в іншій можуть бути виділені різні фази для функціонального й детального проектування.
Малюнок 2-2. Приклад життєвого циклу закупівель Міністерства оборони стосовно DOD
Підпроекти всередині проектів також можуть мати чіткі життєві цикли. Наприклад, архітектурна фірма, наймана для проектування офісної будівлі, спочатку залучається до фази визначення змісту проекту разом з організацією-власником під час підготовки проекту, а потім до фази реалізації проекту при підтримці процесу будівництва з боку організації-власника. Проте архітектурний проект матиме свою власну серію фаз від концептуального проектування, через визначення і реалізацію, до закриття. Архітектор навіть може розглядати проектування і підтримку процесу будівництва як окремі проекти зі своїми власними окремими фазами.