10.1.2 Методи та засоби для планування інформаційного зв'язку

.1 Аналіз потреб зацікавлених осіб. Потреби в інформації різних зацікавлених осіб мають бути проаналізовані, для того щоб розробити методичний і логічний огляд потреб в інформації і джерел для задоволення останніх (зацікавлені особи проекту, див. підрозділи 2.2 і 5.1). Аналіз передбачає також розгляд придатних для даного проекту методів і технологій, завдяки яким надходитиме необхідна інформація. Слід уникати зайвих витрат на некорисну інформацію чи невідповідну технологію.

10.1.3 Результати планування інформаційного зв'язку

.1 План управління комунікаціями. План управління комунікаціями -це документ, в якому відображені:

• Структура збору і зберігання - детальне описання того, які методи використовуватимуться для збору і зберігання різних типів інформації. Процедури повинні також передбачати збір і поширення вже відкоригованого попереднього матеріалу.

• Структура поширення - детальне описання того, кому адресована інформація (звіти про стани, дані, календарний план, технічна документація тощо) і які методи при цьому будуть використані (письмові звіти, наради і т.ін.). Ця структура має поєднуватися з відповідальністю і звітністю, описаною в організаційному графіку проекту.

• Описання поширюваної інформації, включаючи обсяг, зміст, рівень деталізації та використовувані угоди-визначення.

• Виробничі календарні плани, в яких інформується, коли який зв'язок здійснюватгиметься.

• Методи доступу ,до інформації, що йтиме запланованими каналами.

• Метод коригування й удосконалення плану управління інформаційним зв'язком на тлі просування та розвитку проекту.

План управління комунікаціями може бути формальний і неформальний, детальний і широко окреслений, але завжди заснований на потребах проекту. Він є додатковим елементом загального плану проекту (описаного в підрозділі 4.1).

10.2 Поширення інформації

Поширення інформації - своєчасне надання необхідної інформації зацікавленим особам проекту - передбачає реалізацію плану управління інформаційним зв'язком, а також реагування на несподівані запити інформації.

10.2.1 Вхідні дані для поширення інформації

.1 Результати роботи. Див. пункт 4.2.3.1.

.2 План управління комунікаціями. Див. пункт 10.1.3.1.

.З План проекту. Див. пункт 4.1.3.1.

10.2.2 Методи та засоби поширення інформації

.1 Навички В комунікаційній Сфері. Навички в комунікаційній сфері необхідні для обміну інформацією. Відправник відповідає за те, щоб інформація була чіткою, однозначною і повною, щоб одержувач міг отримати її правильною для гарантії того, що вона буде правильно сприйнята. Одержувач відповідає за перевірку того, що отримана інформація повна і неспотворена. Інформаційний зв'язок може бути:

• письмовий та усний (слухаючи й кажучи);

• внутрішній (в межах проекту) і зовнішній (із замовником, засобами масової інформації, громадськістю і т.ін.);

• формальний (звіти, брифінги тощо) і неформальний (нотатки на пам'ять, кулуарні бесіди і т.ін.);

• вертикальний (вверх і вниз за ієрархією) і горизонтальний (з рівними за станом).

.2 Системи відновлення Інформації. Інформація може використовуватися всіма членами команди завдяки різноманітним

системам її відновлення: ручні системи зберігання, електронні текстові бази даних, комп'ютерні системи управління проектами, системи, що дозволяють мати доступ до технічної документації, такої як інженерні креслення.

.З Системи поширення Інформації. Проектна інформація може бути поширена різними способами, наприклад, наради по проекту, розподіл документів у вигляді «твердих копій», спільний доступ до сітьових електронних баз даних, факси, електронна пошта, усна передача інформації і відеоконференції.