7.3.2 Методи та засоби для визначення бюджету

.1 Методи та засоби ОЦІНКИ вартості. Методи та засоби, описані в пункті 7.2.2 для розробки оцінки вартості проекту, використовуються також для складання кошторису по кожній роботі проекту.

7.3.3 Результати з визначення бюджету

.1 Вартісна основа. Вартісна основа - це бюджет, впорядкований по часових періодах і використовуваний для контролю і відстежування вартісного виконання в проекті. Розробляється такий бюджет з допомогою підсумовування оцінкових вартостей по періодах і відображається, як правило, у формі S-подібної кривої (малюнок 7-2).

Багато проектів, найчастіше великі, можуть мати безліч вартісних основ для вимірювання різних аспектів вартісного виконання. Наприклад, план витрат або прогноз руху грошових коштів є вартісною основою для вимірювання сум відшкодувань.

7.4 Контроль вартості

Контроль вартості зосереджується на (а) виявленні чинників, що впливають на вартісну основу, для гарантії того, що ці зміни будуть сприятливими, (Ь) визначенні того, що вартісна основа змінилася, і на (с) управлінні фактичними змінами по мірі їх виникнення. Контроль вартості включає:

• Відстежування вартісного виконання для виявлення відхилень від плану.

• Гарантування того, що всі відповідні зміни точно відображені у вартісній основі.

• Запобігання включенню у вартісну основу неправильних, невідповідних або незатверджених змін.

• Інформування відповідних зацікавлених осіб про затверджені зміни.

Контроль вартості включає пошук відповідей на запитання «чому», що стосуються як позитивних, так і негативних відхилень. Він має бути ретельно інтегрований іншими процесами контролю (контролем за зміною змісту, контролем за зміною календарного плану, контролем якості та іншими видами контролю, як це обговорювалося в підрозділі 4.3). Наприклад, неправильні реакції на відхилення по вартості можуть спричинити проблеми з якістю чи календарним планом або неприпустимо підвищити ризик на пізніх стадіях проекту.

7.4.1 Вхідні дані для контролю вартості

.1 Вартісна основа. Див. пункт 7.3.3.1.

.2 Звіти про виконання. Звіти про виконання (обговорюються в пункті 10.3.3.1) несуть інформацію про вартісну відповідність витрат бюджету. Звіти про виконання іноді підказують команді менеджерів проекту «вузькі місця», які можуть спричинити проблеми в майбутньому.

.3 Запити на зміну. Запити на зміну можуть бути в різних формах - усні та письмові, прямі та непрямі, ініційовані зсередини та зовні, обов'язкові та необов'язкові. Зміни можуть зажадати збільшення бюджету, а можуть привести і до його зменшення.

А План управління вартістю. Див. пункт 7.2.3.3.

7.4.2 Методи та засоби контролю вартості

.1 Система КОНТРОЛЮ за ЗМІНОЮ вартості. Система контролю за зміною вартості задає процедури, за якими може змінюватися вартісна основа. Система включає роботу з документами, системи відстежування і рівні повноважень, необхідні для затвердження змін. Система контролю за зміною вартості має бути вбудована в загальну систему контролю (описану в підрозділі 4.3).

.2 Контроль за виконанням. Технологія контролю за виконанням описана в пункті 10.3.2, вона допомагає оцінити величину будь-яких відхилень, що відбуваються. Аналіз освоєного обсягу (описаний в пункті 10.3.2.4) особливо корисний для контролю вартості. Важливою частиною контролю вартості є визначення того, що спричинило відхилення, і рішення про те, чи потрібне коригування по цьому відхиленню.

.3 Додаткове планування. Мало проектів виконуються відповідно до плану. Потенційні зміни можуть зажадати нових чи скоригованих кошторисів або аналізу альтернативних підходів.

.4 Програмні засоби. Програмні засоби, такі як програмне забезпечення управління проектами й електронні таблиці, часто використовуються для порівняння планових і фактичних вартостей, а також для прогнозування наслідків від зміни вартостей.