4.3.3 Результати загального контролю за змінами
.1 Коригування плану проекту. Коригування плану проекту - це будь-які зміни, що вносяться до змісту плану проекту або в додаткові матеріали (див. відповідно пункти 4.1.3.1 та 4.1.3.2). У разі необхідності мають бути сповіщені відповідні зацікавлені особи проекту.
.2 Коригуючі ДІЇ. Див. пункт 4.2.1.4.
.3 Засвоєні уроки. Випадки відхилень, причини вибору дій з коригування та інші типи уроків, засвоєних у результаті загального контролю за змінами, мають бути задокументовані в такий спосіб, щоб стати частиною бази даних як по цьому, так і по всіх інших проектах, що виконуються в цій організації.
5.Управління змістом проекту
Управління змістом (внутрішнім середовищем) проекту включає
процеси, необхідні для забезпечення того, щоб проект містив саме ті роботи, які необхідні для успішного завершення його [1]. В
основному управління змістом проекту зосереджується на
визначенні та контролюванні того, що включати, а що не включати
в проект. На малюнку 5-1 представлений огляд головних процесів управління змістом проекту: *
5.1 Ініціалізація - рішення організації про те, щоб розпочати
чергову фазу проекту.
5.2 Планування змісту - розробка (письмово) документа про
зміст проекту як основи для майбутніх проектних рішень.
5.3 Визначення змісту - поділ основного компоненту проекту
на дрібніші, більш керовані компоненти.
5.4 Перевірка змісту - формалізація приймання змісту проекту.
5.5 Контроль за змінами змісту - контроль змін у змісті
проекту.
Зазначені процеси взаємодіють як між собою, так і з процесами нших галузей застосування знань з проектного менеджменту. Кожний процес може включати зусилля одного чи кількох індивідуумів або груп індивідуумів, спрямовані на задоволення потреб проекту, і виконується, як правило, по одному разу на кожній фазі проекту.
Хоч тут процеси представлені як дискретні елементи з чітко визначеними зв'язками, на практиці вони можуть перекриватися і взаємодіяти між собою в різний спосіб, що докладно тут не описується. Детально обговоренні взаємодії між процесами в розділі 3.
Термін «зміст» відносно проекту може означати:
Зміст продукту - властивості та функції, що включаються в продукт або послугу.
Зміст проекту - роботу, яка має бути виконана для отримання продукту з певними властивостями та функціями.
У даному розділі розглядаються процеси, методи та засоби, що використовуються для інтеграції процесів управління змістом проектів. Процеси, методи та засоби, що використовуються для управління змістом продукту, сильно варіюються залежно від прикладної сфери і звичайно визначаються як частина життєвого циклу проекту (життєвий цикл проекту описаний в підрозділі 2.1).
До складу проекту входить один продукт, який може включати допоміжні елементи, кожний зі своїм окремим, хоч і взаємозалежним змістом. Наприклад, нова телефонна система звичайно повинна мати чотири допоміжних елементи - апаратне та програмне забезпечення, навчання, реалізацію.
Завершення розробки змісту продукту встановлюють порівнянням показників виконання змісту проекту з планом. Обидва типи управління змістом мають переплітатися для гарантування того, що завершення проекту приведе до появи конкретного продукту.
Ініціалізація проекту - це процес формального визнання того, що новий проект існує, або того, що існуючий проект повинен продовжуватися до своєї наступної фази (див. підрозділ 2.1, де детально обговорені питання про фази проекту). Цей формальний запуск проекту зв'язує проект з поточною роботою організації, що виконує проект. У деяких організаціях проект формально не запускається доти, поки не завершена стадія підготовки його техніко-економічного обґрунтування, підготовчий план або деякі інші еквівалентні форми аналізу, що були запущені окремо. Деякі типи проектів, особливо проекти з внутрішнього обслуговування та розробки нового продукту, спочатку запускаються неформально і виконується тільки деякий обмежений обсяг роботи, щоб забезпечити твердження, необхідне для формального запуску. Проекти затверджуються на основі одного чи більше з таких стимулів.
Ринковий попит (наприклад, нафтова компанія запускає проект створення нового очисного заводу у відповідь на хронічну нестачу бензину).
Комерційна потреба (наприклад, навчальна компанія запускає проект створення нового курсу для збільшення свого прибутку).
Споживчий запит (наприклад, електростанція запускає проект створення нової підстанції для обслуговування нового промислового парку).
Технологічне просування (наприклад, фірма, що спеціалізується на електроніці, запускає новий проект з розробки відеогри після розробки нової моделі відеомагнітофона).
Юридичні вимоги (наприклад, фірма, що займається малярними роботами, запускає новий проект розробки керівництва по роботі з токсичними матеріалами).
Ці стимули можуть називатися також проблемами, можливостями або комерційними вимогами. Центральною ідеєю всіх цих понять є те, що загалом служби менеджменту мають приймати рішення по реакції.
5.1.1 Вхідні дані для ініціалізації
.1 Описання продукту. Описання продукту - це документування характеристики продукту чи послуги, яку має надати проект для того, щоб вважатися виконаним. Загалом описання продукту має бути менш детальним на ранніх фазах і більш детальним на пізніх фазах по мірі того як характеристики продукту поступово уточнюються. Описання продукту документує також зв'язок між продуктом чи послугою, що створюється, і комерційною потребою в цьому, або іншими стимулами, які спричинюють запуск проекту (див. перелік вище). Форма і зміст опису продукту змінюватимуться, тому для підтримки пізнішого планування проекту цей опис завжди має бути достатньо детальним.
Багато які проекти включають одну організацію (продавця), що виконує роботу за контрактом з іншою організацією (покупцем). У таких умовах продукт описує на
початковій стадії покупець. Якщо роботою покупця є сам проект, то цей опис називається описанням роботи ( див. пункт 12.1.3.2 ).
.2 Стратегічний план. Усі проекти мають відповідати стратегічним цілям організації - стратегічний план виконавчої організації повинен розглядатися як один з чинників при виборі рішень по проекту.
.3 Критерії вибору проекту. Критерії вибору проекту звичайно задаються в термінах виконання проекту і можуть містити повний набір можливих чинників, які впливають на управління проектами (повернення грошових коштів, ринкова частка, громадська думка і т.ін.).
.4 Інформація 3 архіву. Інформація з архіву про результати вибору рішень в попередніх проектах і виконання їх повинні розглядатися в повному обсязі. Коли запуск проекту включає затвердження для початку наступної фази проекту, інформація про результати на попередніх фазах часто є дуже важливою.