6.6 Фактор времени и ресурсы

В ходе дискуссий по бенчмаркингу неизбежно возникают вопросы о времен­ных рамках и привлекаемых ресурсах. На эти вопросы ответить нелегко, по­скольку границы проводимых исследований могут быть достаточно обширны­ми и включать несколько процессов. В то же время эти границы могут быть и достаточно сфокусированными. Тем не менее, существуют определенные нормы в отношении количествен­ного состава команды, проводящей исследования по бенчмаркингу, которые уже получили определенное признание. Для четко определенного процесса, например отбора продукции на складе для комплектования заказов клиентов, команда может состоять из трех человек, уделяющих выполнению задания при­мерно одну треть рабочего времени на протяжении 9-12 месяцев. Отчасти по­добные временные затраты объясняются тем, что большинство из этапов бенч­маркинга осуществляются последовательно, хотя некоторые из них могут про­ходить и параллельно. То есть принятию решения о партнере в проведении бен­чмаркинга (субъекте) должно предшествовать определение процесса, в отно­шении которого будет проводиться бенчмаркинг (объекта) и последующий сбор соответствующей информации. В действительности, нет гарантии того, что те компании, которые выбраны в качестве партнеров по проведению бенчмаркин­га, располагают возможностью принять посетителей в запланированное и удоб­ное для них время. Этим обусловлена приблизительность оценки временных и материальных затрат.

Бенчмаркинг может проводить­ся и отдельными лицами, которые в течение определенного времени будут про­водить наблюдения на местах, результатом которых станет отчет о воспринима­емых лучших методах. Такая деятельность может проводиться и на основе час­тичной занятости. Многие старшие менеджеры проводят своего рода неофи­циальный бенчмаркинг, посещая другие предприятия. Но такая деятельность редко приводит к действительному пониманию ситуации.

6.7 Кодекс проведения бенчмаркинга

При проведении бенчмаркинга команда должна следовать установленному ко­дексу. Существует несколько версий кодекса. В отдельных организациях и ком­паниях существуют руководства по обмену информацией. Некоторые органи­зации имеют кодексы проведения членской деятельности. Эти версии доступ­ны и могут быть использованы в качестве образцов.

Командам необходим кодекс в качестве справочного пособия для соответ­ствующего осуществления их деятельности. Руководство должно охватывать три сферы: протокол, юридические вопросы, вопросы этического плана. Подобный кодекс представлен International Benchmarking Clearinghouse (IBC) - Международ­ным центром обмена информацией по бенчмаркингу. Командам, которым не­обходим такой документ, следует провести свое исследование и адаптировать документ для собственных нужд.

Профессионалы бенчмаркинга постепенно разработали протокол своей де­ятельности, который включает способы осуществления контактов, подготовку и обсуждение программы, конфиденциальность по отношению к данным, полу­ченным в результате обмена информацией, и определенные правила, которых следует придерживаться до, в ходе и после посещения. Одно из принятых пра­вил заключается в том, что информация, полученная от другой организации, не подлежит распространению и представлению в ходе проведения общественных мероприятий без предварительного согласия организации, ее предоста­вившей. Если стороны собираются обменяться информацией, им необходимо знать уровень конфиденциальности, который будет соблюдаться по отношению к предоставленной информации. Дополнительные правила по обмену инфор­мацией предусматривают следующее:

• Документирование намерений и результатов;

• Следование установленному протоколу;

• Обоснование причин и наличие письменно изложенных задач;

• Документирование принятых мер и оценка их полезности для клиента;

• Соблюдение кодекса;

• Включение процесса во внутреннее руководство по проведению бенчмаркинга.

Подобным же образом сторонам необходимо знать, какие ограничения юри­дического характера им следует соблюдать в ходе обмена информацией. В ос­новном это заключается в том, что обсуждению не подлежат цены, рынок и не предоставляется информация, на основании которой могут быть получены та­кие данные. Этого момента избегают посредством концентрации на бизнес-про­цессах. Большинство обсуждений процессов не предусматривает обсуждение вопросов цен и рынка.

Представляется целесообразным наличие, в качестве части протокола, под­писываемого участниками, задач и программы в отношении обмена информа­цией, в письменном виде. Это обеспечивает возможность проведения провер­ки в дальнейшем.

Необходимо уделить внимание и вопросам этического плана. Основное правило заключается в том, что не следует запрашивать информацию, которую ваша организация со своей стороны предоставлять не желает. Не просите того, чем сами делиться не намерены. Все стороны также должны заявлять о целях обмена информацией и соответствующим образом представлять себя и свои организации. Одним из способов является использование принятой термино­логии бенчмаркинга.