6.5 Преодоление барьеров в обмене информацией

Препятствия обмену информацией действительно существуют. Организации полагают, что нет необходимости оценивать их деятельность в соответствии с некими стандартами. Они не считают, что было бы полезным выйти за пределы своей фирмы и уж тем более за пределы отрасли. Они также не верят в возмож­ность научиться чему-либо у других. Часто такие компании полагают, что явля­ются наилучшими. При условии распространения и обмена информацией по лучшим методам организации производственных процессов посредством бенчмаркинга такие барьеры должны быть преодолены.

Организации необходима определенная мотивация для привлечения сотрудников к поиску информации за пределами своих компаний или отраслей. Это зачастую достигается посредством инициации руководством компании про­ведения исследований и последующим требованием предоставления отчета о его результатах, причем необходимым условием является включение бенчмар­кинга в бизнес-планы компании. Процесс идет в компании «сверху вниз», при­чем «низы» должны осознавать необходимость улучшений и вырабатывать идеи, направленные на улучшение организации производственного процесса.

В случае привлечения к участию в проведении исследований в области бен­чмаркинга третьих сторон, документирование процесса в значительной степе­ни устраняет существующий барьер в совместном использовании информации. Таким образом, достигается уровень понимания, документирования и предос­тавления информации о процессе, который служит гарантией проникновения в суть процесса и определения лучших методов организации.

Существует определённая доля скептицизма в отношении бенчмаркинга. Наиболее удачным способом преодоления этого скептицизма является вовлечение в проведение бенчмаркинга владельцев процесса и его операто­ров. В условиях хорошо продуманного и организованного визита с целью про­ведения бенчмаркинга важен отбор участников. Это имеет особое значение при посещении не конкурирующих организаций, поскольку в таких ситуациях вла­дельцам процесса ничто не угрожает. Посещающая сторона может приступить к рассмотрению и оценке возможностей и получить значительную выгоду для своего предприятия.

Важно, чтобы подобные посещения не превращались в увеселительные мероприятия. Они должны быть хорошо структурированы и носить познава­тельный характер. Необходимы планирование, подготовка участников, прове­дение опроса после выполнения задания, достижение консенсуса в отношении того, что увидели участники и что из увиденного стоит применить на практике. При выполнении перечисленных условий это является наилучшим способом убеждения скептиков.

Наиболее труднопреодолимым барьером является озабоченность тем, что организация не принадлежит к числу лучших, и, фактически, не может быть поставлена в один ряд с другими подобными компаниями. Но именно стрем­ление к обретению конкурентного преимущества и ниши должно стимулиро­вать образ мышления, направленный на преодоление подобных барьеров и развитие новых инновационных идей. В то время как в компании действитель­но есть талантливые сотрудники, и они способны выступить с инновационными предложениями, практика бенчмаркинга свидетельствуете необходимости со­вместного использования информации с целью получения дополнительных идей. Фактически, сочетание инновационных методов, определенных с помо­щью бенчмаркинга, и творческое применение способностей исполнителей яв­ляется самым убедительным доводом в пользу открытости и обмена информа­цией.