2.3. Оценка управления подбором, отбором, наймом и адаптацией персонала

ГМИК им. К.Э. Циолковского, как и любая организация, испытывает потребность в персонале.

Определенная стратегия привлечения кадров, которая бы обеспечила согласованность соответствующих мероприятий с общеорганизационной стра-тегией в Музее отсутствует. Установлен определенный перечень требований к кандидатам; уровень оплаты труда, способы мотивации;

В ГМИК им. К.Э. Циолковского поиск и выявления кандидатов происходит как внутри организации, так и за ее пределами.

Привлечение персонала за счет внешних источников ГМИК им. К.Э. Циолковского не использует: из-за высокой степень риска не прохождения испытательного срока; плохое знание организации и специфики работы музея; длительный период адаптации; блокирование возможностей служебного роста для работников организации, что ухудшает социально-психологический климат среди давно работающих в организации.

Чаще Музей привлекает сотрудников с помощью личных связей в основном для работников    массовых специальностей,  имеющих  средний   и  низкий   уровень квалификации. Для привлечения высококвалифицированных специалистов, с узкой  специальностью следует использовать иные способы привлечения.

Так же ГМИК им. К.Э. Циолковского использует пассивные методы набора, когда предложение рабочей силы на рынке труда превышает спрос.

По причине Одной из разновидностей пассивных методы привлечения персонала в Музей является размещение объявлений о вакантных должностях, о уровне заработной платы, требованиях к кандидатам, условиях оплаты труда и сведений во внешних средствах массовой информации..

На определенную должность есть требования квалификации предоставленные Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС).

Должностные обязанности.

Должен знать:

Требования к квалификации.

После набора и поиска кандидатур, подходящих по квалификации проходит выбор из наиболее подходящего с учетом соответствия его квалификации, специальности, способностей характеру деятельности, организации.

Отбор начинается с изучения списка кандидатов с точки зрения их соответствия общим требованиям организации к будущему сотруд­нику. выбранные кандидаты приглашаются на предварительную беседу – это первичный отбор персонала ГМИК им. К.Э. Циолковского

Кандидаты приходят в отдел кадров, где проводит с ними предварительную беседу заведующая отделом кадров. При этом выясняется образования претендента, оценка внешнего вида и доминирующих личных качеств.

Так же производится телефонный звонок предыдущему начальнику кандидата, с целью обменяться мнениями или выяснить какие-либо интересующие вопросы.

При прохождении предварительной беседы и наличии у кандидата общих требований к вакансии он приглашается на собеседование.

К собеседованию обычно допускается 20- 30 % от общего числа кандидатов, оставшихся после предварительной беседы. Оно проводится в целях оценки качеств, необходимых для работы по предлагаемой вакансии: культурного уровня, ценностных ориентаций и мотивации кандидата, деловых качеств и др.

Собеседование происходит обмен информацией обычно в форме вопросов и ответов, проводиться оно Директором музея и непосредственным начальником (если таковой имеется). Составленного списка вопросов для проведения в музее нет, собеседование происходит в свободной форме.

Особо важное значение имеет:

Образование. ГМИК им. К.Э. Циолковского занимается просветительной и научной деятельностью и к большинству должностей требование высшего образования. Изучается продолжительность и тип образования, его соответствие рассматриваемой работе. В Музее желательно образование гуманитарное, педагогическое, культуры и искусства, техническое.

Опыт. В связи с направлением деятельности Музея опыт работы в культурной сфере так же не мало важен для организации. Опыт работы измеряется временем трудового стажа в общем и время, на протяжении которого человек работал в организации.

Обращают внимания на причину увольнения с предыдущей работы.

Персональные характеристики и типы личности. Важно характер человека, навыки, хобби, сноровка в работе.

В ходе собеседования должны быть получены ответы, следующие вопросы:

- Сможет ли кандидат выполнять данную работу?

- Будет ли он выполнять ее?

- Подойдет  ли кандидат для данной работы?

В ГМИК им. К.Э. Циолковского отсутствует план собеседования и примерные вопросы, которые могут быть заданы, что в единичных случаях приводят к неправильной оценки квалификации кандидата и, следовательно, возможности не прохождения испытательного срока и текучести персонала.

Окончательный этап: выбор работника. Прием на работу.

Перед вводом в работу нового сотрудника с ним проводится ряд процедур:

1. При приёме на работу (до заключения трудового договора) Работодатель обязан ознакомить Работника под роспись в листе ознакомления (Приложение 7) с локальными нормативными актами:

-Коллективным договором и дополнениями к нему;

- настоящими Правилами и дополнениями к ним;

-Положением по оплате и стимулированию труда работников за счет средств федерального бюджета;

-Положением о премировании, денежном поощрении и материальной помощи работникам за счет внебюджетных средств;

-Положением о проведении аттестации работников Музея;

- Должностной инструкцией;

- Положением об отделе, в который принимается Работник;

-Положением о защите персональных данных работников Музея;

-Инструкцией по охране труда, с проведением вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте;

-с Правилами противопожарной безопасности и техники безопасности на рабочем месте.

2.Порядок приёма работников:

1. Приём на работу в Музей производится Работодателем в соответствии с трудовым законодательством РФ путём заключения трудового договора и оформления приказа о приёме на работу. Приказ о приёме на работу объявляется работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.

2. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах с указанием должности, места работы, даты возникновения правоотношений и условий оплаты труда, формы найма – по основной работе или работе по совместительству и других условий.

3. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. На работников, поступающих на работу впервые, в отделе кадров в пятидневный срок заполняется новая трудовая книжка;

- с работниками, по роду деятельности связанными с хранением, продажей, перевозкой ценностей, заключается договор о полной материальной ответственности;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (при отсутствии страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, при заключении трудового договора, страховое свидетельство оформляется Работодателем);

- ИНН;

- документы воинского учёта (военный билет, приписное свидетельство)- для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- медицинское освидетельствование для категорий работников, определённых приказом директора Музея (статья 69 ТК РФ).

- фотографию размером 3х4 (для оформления личного дела);

4. При заключении трудового договора в нём по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе:

- для рядовых работников -срок испытания при приёме на работу составляет не более 3 месяцев;

- для заместителей директора Музея, главного бухгалтера и его заместителя, при приёме на работу срок испытания составляет 6 месяцев.

5. Испытание при приёме на работу не устанавливается для следующих лиц (ст. 70 ТК РФ):

– принятых на работу в порядке перевода (внутреннего или от другого Работодателя, приглашенных по согласованию между Работодателями);

– беременных женщин;

– не достигших возраста восемнадцати лет;

- имеющих государственную аккредитацию образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения;

6. В период испытательного срока на работников полностью распространяется Трудовой кодекс РФ (ст. 70 ТК РФ).

7. При неудовлетворительном результате испытания Работодатель имеет право до истечения его срока расторгнуть трудовой договор с Работником в порядке, предусмотренном статьёй 71 ТК РФ.

8. .После завершения процедуры оформления приёма на постоянную работу Работник получает удостоверение Музея, установленного образца, которое подтверждает место работы и должность Работника.

После оформления всех необходимых документов при приеме на работу проводится представление сотрудника персоналу структурного подразделения и показ основных помещений офиса. В зависимости от категории работника этот обход может совершить непосредственный руководитель или другой сотрудник по его поручению, а также сотрудник службы персонала.

Проводится ознакомление с рабочим местом

Общее ознакомление с рабочим местом проводит непосредственный руководитель.

Необходимое условие успешной адаптации работников - эффективная мотивация. Работник должен представлять себе, какое вознаграждение он получит за выполнение той или иной работы. Для этого проводилось ознакомление с Положением о премировании.

Процедура ввода в работу нового работника:

1. Знакомство с непосредственным начальником, получение инструкций по работе.

Обсуждается круг задач, которые входят в компетенцию новичка, его должностные обязанности согласно должностной инструкции; функции других сотрудников отдела; порядок взаимодействия с руководителем (приемные часы, круг вопросов). Руководитель знакомит новичка с принятыми в отделе методами планирования, отчетности и контроля, назначает наставника из числа опытных работников отдела. Рассматривается план вхождения в должность. Обговаривается порядок взаимодействия с другими отделами.

2. Ознакомление с рабочим местом.

3. Знакомство с коллегами отдела.

4. Знакомство с сотрудниками других отделов, с которыми новый работник будет взаимодействовать по роду своих обязанностей.

5. Знакомство с заведующей отделом административно-хозяйственного обеспечения, для дальнейшей работы и получения необходимых канцелярских принадлежностей и т.п..

6. Выдача инвентаря для работы.

7. Прохождение инструктажа по пожарной безопасности.

8. Практическое знакомство с должностными обязанностями.

9. Работник приступает к деятельности после ознакомления со своим личным планом работы на испытательный срок. Выполнение плана работы на период испытательный срок контролируется непосредственным руководителем.

Наступает процесс трудовой адаптации: 

- приспособления работников к содержанию и условиям трудовой деятельности

и непосредственной социальной среде; 

- совершенствования деловых и личных качеств работников.

В ГМИК им. К.Э. Циолковского нет положения по адаптации персонала. Обеспечение прохождения  адаптации приводит к увеличению ее уровня и длительности. Период адаптации сотрудника может охватывать период от одного месяца до одного года. Конкретная его продолжительность прямо зависит от помощи, которую ему оказывают непосредственный руководитель, служба персонала, коллеги и подчиненные. В этот период новичок должен «вписаться» в коллектив.

Начальный этап адаптации ГМИК им. К.Э. Циолковского происходит при вводе в работу нового сотрудника и знакомстве с коллегами, при возникающих вопросах он может обратиться к непосредственному начальнику или в отдел кадров. На этом процесс адаптации персонала в Музее заканчивается.

Именно недостаточное внимание службы по работе с персоналом к этой проблеме, отсутствие четко регламентированных процедур по адаптации новых сотрудников влечет за собой неврабатываемость нового сотрудника в коллектив, его уход или увольнение по инициативе администрации. Соответственно эффективность мероприятий по комплектованию организации персоналом снижается, да и эффективность деятельности Музея в целом, падает.

Кроме того, адаптация напрямую связана с оценкой персонала и позволяет  определить основные мотивирующие факторы новых сотрудников, включить их в процесс ротации кадров, а также оценить для них перспективы карьерного роста.

Не стоит также забывать, что адаптация составляет единое целое с процессом прохождения сотрудником испытательного срока и дальнейшими трудовыми отношениями в компании. Поэтому очень важно соблюсти юридическую грамотность при  оформлении внутренних нормативных документов, связанных с должностными обязанностями и условиями испытательного срока. Ведь неудовлетворительные итоги работы на первом этапе могут привести к увольнению сотрудника по соответствующему основанию и даже последующему судебному разбирательству. Составленный по всем правилам трудовой  договор – ваша защита от неприятных последствий.

Истоки большинства проблем в организации кроются в человеческих ресурсах. Здесь необходимо учитывать: тип сотрудников, компетентность и подготовка руководства, систему вознаграждений, преемственность руководящих должностей, подготовку и повышение квалификации сотрудников, потери ведущих специалистов и их причины, качество.

Приведя внутренние силы и слабости в соответствие с внешними угрозами и возможностями, руководство готово к выбору соответствующей стратегической альтернативы. Успех работы предприятия (организации, фирмы) обеспечивают работники, занятые на нем.

Анализ персонала Музея, его состава и движения показал, что организация имеет устоявшийся коллектив, многие из которых работают с самого основания музея, что является плюсом в продуктивной работе.

Определение потребности в персонале - одно из важнейших направлений требований.

Качественная потребность, т.е. потребность по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификационных требований к персоналу.

Качественная потребность в специалистах и руководителях может быть определена путем последовательной разработки следующих организационных документов:

системы целей как основы структуры управления;

общей организационной структуры, а также организационных структур подразделений;

штатного расписания;

должностных инструкций (описаний рабочих мест) специалистов и руководителей.

Определение  количественной потребности в персонале, оно сводится как к выбору метода расчета численности сотрудников, так и к установлению исходных данных для расчета и непосредственному расчету необходимой численности работников на определенный временной период.

Отдел кадров ГМИК им. К.Э. Циолковского (Приложение 2) представлен только одним сотрудником по работе с кадрами – заведующей отделом кадров.. На мой взгляд, данное положение вещей на достаточно крупной организации является недопустимым. Один человек не в состоянии выполнять всю работу с персоналом в 150 человек эффективно.

Один человек просто физически не может справиться с таким объёмом работ. А, как известно, от правильно проведённой работы с персоналом зависит процветание организации в целом. Это говорит в пользу необходимости реорганизации отдела кадров Музея в полноценную службу по работе с персоналом. Это, бесспорно, дополнительные расходы,

но при правильной организации данной службы доход от её функционирования может во много раз перекрыть расходы на её создание.

Организационная структура службы управления персоналом определяется как объективными факторами (размером предприятия и объемом выполняемой работы по каждой функции, качеством персонала службы управления персоналом), так и субъективными (отношением к персоналу руководителя организации, его подготовленностью, видением целей организации и ролью, отводимой персоналу). В случае понимания руководством предприятия необходимости и эффективности полноценной работы с персоналом как с наиболее перспективным и производительным элементом производства и при наличии возможностей организовать полноценную службу управления персоналом, ее структура может быть такова:

• бюро исследования социально-психологического климата, причин конфликтов и их урегулирования;

• бюро планирования карьеры, обучения, повышения квалификации и переквалификации персонала;

• бюро нормирования труда, оценки результатов и аттестации, охраны и безопасности труда;

• бюро организации труда и подбора персонала;

• бюро учета персонала и контроля трудовой дисциплины.

Проведённая работа по заданной теме помогла выявить несколько наиболее слабых мест в структуре управления персоналом ГМИК им. К.Э. Циолковского, а именно:

- Необходимость реорганизации отдела кадров;

- Необходимость привлечения квалифицированного персонала.

По выше обозначенным проблемам был предложен ряд решений.