2.2 Факсимильный аппарат
На сегодняшний день, практически в любом офисе используется факсимильный аппарат. Предназначение факсимильного аппарата очевидно: данное устройство должно производить отправку и прием различных документов по телефонной линии. На сегодняшний день, на рынке офисной техники представлено большое количество самых различных факсимильных аппаратов ведущих мировых производителей. Так, на сегодняшний день, одними из самых экономичных аппаратов по праву считаются факсимильные аппараты, которые печатают только на специальной бумаге, которая темнеет при нагревании ее поверхности (термобумаге). Факсимильные аппараты являются превосходным выбором для небольшой компании, где необходимо отправлять документы, но нет особой необходимости получать или хранить данные документы. Данные факсимильные аппараты не требуют приобретения большого количества расходных материалов, имеют невысокую стоимость и весьма доступную цену. Такие факсимильные аппараты позволяют определять номер звонящего абонента и имеют возможность рассылки документа по списку телефонных номеров. Кроме этого, такие устройства имеют и функцию поллинга. Это чрезвычайно удобная функция, позволяет осуществлять звонки на такой же аппарат, а также загружать в него документ с отправляющей стороны. Чрезвычайно удобной и важной функцией, является также функция обрезки бумаги, которая встроена в функцию факсимильного аппарата. Другими возможностями факсимильного аппарата являются такие функции, как список телефонных номеров, автоматический дозвон до факса и ускоренный набор. Существуют и факсимильные аппараты более высокого уровня. Эти факсимильные аппараты имеют продвинутую технологию лазерной печати. Так, такие телефаксы, используют новейшую технологию, которая используется и в лазерных принтерах. Сама технология лазерной печати в таких факсимильных аппаратах использует в своей основе лазерный порошок, который притягивается к барабану в месте обработанных лучом лазера. Так, одной заправки картриджа хватает примерно на несколько тысяч копий. Сам барабан лазерного принтера меняют после 3 - 5 смен тонера. Стоимость лазерных факсимильных аппаратов составляет примерно 300 долларов. Качественное изображение обеспечивается на уровне 600 точек на дюйм. Несомненно, что факсимильный аппарат является своеобразным лицом офиса и от стоимости и по тому, каким факсом используется, та или иная компания, можно судить и о статусе той или иной компании. Именно поэтому, на сегодняшний день, выбор факсимильного аппарата - это очень сложная и ответственная процедура, к которой нужно отнестись с наибольшей ответственностью и скрупулезностью.
2.3 Автоответчик
Телефо́нный автоо́тветчи— встроенное в телефон или присоединённое к телефону устройство, которое позволяет автоматически записывать входящие звонки в отсутствие абонента. По способу записи автоответчики можно разделить на:
Кассетные с одной кассетой
Кассетные с двумя кассетами
Кассетно-цифровые (свое сообщение в ОЗУ, входящие сообщения на кассету)
Полностью цифровые
Автоответчики с одной кассетой записывают приветствие и входящие сообщения на одну и ту же кассету – это приводи к дополнительным задержкам времени на перемотку ленты. После проигрывания приветствия автоответчик должен промотать уже записанные ранее поступившие сообщения, а затем записать новое сообщение. После этого перемотать ленту назад, подготавливаясь к приему нового вызова. При частых входящих вызовах (звонках) такой автоответчик может быть не сразу готов к воспроизведению и записи информации. Данного недостатка лишены двухкассетные и кассетно-цифровые автоответчики. На данный момент (2010г) почти все производители перешли на производство полностью цифровых автоответчиков (по крайней мере для бытового применения. Это обусловлено гораздо большей технологичностью и надежностью цифровых чипов памяти (ОЗУ) по сравнению с электро-механическим лентопротяжным механизмом. Использование в автоответчиках электронных методов записи позволило реализовать в них ещё одну удобную функцию – персональные голосовые ящики. В этом случае каждому пользователю автоответчика отводится часть всей имеющейся емкости ЗУ, в которую записываются адресованные только ему сообщения. Доступ в персональный ящик закрывается индивидуальным паролем. При этом позвонивший может оставить свое сообщение в любом из персональных ящиков, а вот прослушать его сможет только пользователь ящика, знающий пароль доступа (на самом автоответчике либо дистанционно). Автоответчики-программы для персональных компьютеров как правило используют для своей работы функции голосового модема . В качестве примера можно привести программу VentaFax и программное обеспечение, поставляемое с модемами US Robotics Courier. Запись сообщений ведется на жесткий диск компьютера. Известны также программы, осуществляющие работу, через звуковую карту компьютера с помощью дополнительных адаптеров. Голосовые функции (автоответчика, автоинформатора, автосекретаря) стали присущи также некоторым современным мини-АТС. Кроме простого воспроизведения голосовых фраз в них также есть система голосовых меню, предоставляющая звонящему абоненту возможность интерактивной работы (соединения с нужным внутренним абонентом, прослушивания информации по разделам и др.), что безусловно удобно для различных фирм. Подобные системы на основе компьютерных программ сейчас установлены у многих операторов связи и в иных организациях. Обычно в сотовый телефон не встроен автоответчик, но операторы сотовой свя́зи обычно предоставляют своим абонентамуслугу «автоответчик». Автоответчик сотовой связи находится не в сотовом телефоне абонента а на коммутационном оборудовании сотового оператора, что удобно потому, что автоответчик принимает звонки и сообщения не только, когда владелец телефона не может или не хочет снять трубку, но и когда его аппарат недоступен (выключен или находится вне зоны сотовой свя́зи). Для подключения услуги «автоответчик» абоненту нужно позвонить по специальному номеру со своего телефона (сотового), приветствие абонент может надиктовать в том же звонке. Если автоответчик принял звонок, то абоненту, пользующемуся услугой «автоответчик», автоматически приходит СМС-сообщение о том, что автоответчик принял звонок, сообщение. Для прослушивания сообщения хозяину автоответчика нужно позвонить на специальный номер, по которому он может прослушать сообщения и узнать время оставления каждого сообщения и телефонные номера оставивших сообщения (всё это хозяину автоответчика сообщается голосом).
Многие клиенты отрицательно относятся к наличию автоответчика в офисе. Но он ваш незаменимый помощник. Во-первых — это экономия времени, а во-вторых — он позволяет вам быть в курсе дел. Голосовая почта очень важный, необходимый инструмент бизнеса.