ВВЕДЕНИЕ
Для успешной и комфортной работы в офисе требуется его оснащение оргтехникой, которая повышает производительность труда в несколько десятков раз. При оснащении офиса подобной оргтехникой, прежде всего, следует пристальное внимание обратить на ее функциональность и производителя. Совершенно необязательно тратиться на дорогостоящее оборудование. Но и совсем экономить тоже не стоит, чтобы потом не тратить средства на постоянный ремонт и обслуживание. Самым рациональным приобретением будет техника для офиса средней ценовой категории. Работу современного офиса невозможно представить без оргтехники, но чтобы ее приобрести, нужно знать предназначение конкретного прибора для решения профессиональной задачи. Поэтому данная тема актуальна в наше время. Еще пару десятилетий назад всё техническое оборудование офиса ограничивалось наличием в нем нескольких калькуляторов. Сегодня уже невозможно представить себе современный офис без большого количества оргтехники.
Целью данной работы является ознакомление с техническим оснащением современного офиса, их предназаначением, функциями, изучение литературы по теме.
Офисная техника — техническое оборудование офиса, облегчающее и ускоряющее бумажное делопроизводство и административно-управленческую деятельность. Офисная техника стала существенным источником технических инноваций и до сих пор претерпевает стремительное развитие.
Задачей любого офиса, независимо от того, какую деятельность осуществляет предприниматель или организация, является организация быстрой и беспроблемной работы с документацией, как в бумажном варианте, так и на более современных носителях. Это может быть обработка документов, их составление, распечатка, а при необходимости – ламинирование и брошюровка.
Фирмы-производители офисного оборудования взяли курс на его миниатюризацию с целью освобождения дополнительных рабочих площадей для укрупнения производственных мощностей и увеличения количества сотрудников организаций. Самые необходимые в работе каждой компании устройства – это персональный компьютер, лазерный принтер, сканер и копировальный аппарат. И вот, в последнее время, три последних аппарата стали выпускаться единым моноблоком. Такое многофункциональное устройство занимает мало места и обладает способностью выполнять как печать, так и сканирование, и ксерокопирование документации. Единственный минус данного вида оборудования проявляется во время его поломки: при выходе из строя любой детали, вы лишаетесь сразу трех устройств. Поэтому желательно, чтобы сотрудники офиса обладали элементарными знаниями для устранения мелких неполадок в работе офисной оргтехники.
Глава 1. История развития оргтехники.
История такого специализированного инструмента, как оргтехника, началась практически сразу после того, как на Земле появилась письменность и возникли первые государства. Государственная власть всегда имеет административный аппарат, который тем или иным способом должен протоколировать свою деятельность — создавать документы. А это как раз подразумевает наличие людей, обладающих специальными навыками — чиновников, и приспособлений для организации их работы — оргтехники. С точки зрения современного офисного сотрудника канцелярская работа его коллег-предшественников лет, скажем, двести назад, должна представляться сущим кошмаром из-за наличия огромного количества «ручной» работы. Смысл деятельности не изменился, но обогатился очень многими нововведениями. Во-первых, канцелярии из сферы государственной службы распространились на весь бизнес, документооборот стал частью повседневной жизни сотен миллионов людей. Более того, правильное построение документооборота стало одним из определяющих факторов успешного ведения бизнеса. Кто максимально эффективно работает с документом — тот всегда впереди. Высокий уровень межкорпоративного взаимодействия предъявляет серьезные требования не только к содержанию документа, но и к его презентационным характеристикам – материалу, дизайну, способу подачи. Основное отличие заключается в появлении новых технических средств, кардинально изменивших канцелярскую работу. «Оргтехника», она же офисная техника — синтетическое слово, ставшее неологизмом, обозначающее комплекс устройств, предназначенных для проведения канцелярских операций.
В принципе, оргтехника существовала в каком-то виде еще в глубокой древности. Еще несколько тысячелетий назад у шумеров имелись особые инструменты для обработки глиняных табличек, египтяне имели в своем арсенале специальные приспособления для изготовления длинных свитков из листов папируса, а известные своей приверженностью к канцелярской культуре китайцы использовали массу устройств, призванных облегчить бумаготворческую работу чиновников. Уже в те времена существовал определенный рынок оргтехники, со всеми присущими рынку характеристиками — мастерами-производителями, покупателями, конкуренцией. Естественно, шумерский специалист по клинописи или египетский писец мыслили в категориях, значительно отличающихся от современных, и не ставили вопрос: «пойду, куплю офисную технику». Их интересовали отдельные предметы, призванные облегчить повседневную работу. А объединение этих предметов, описание их термином «оргтехника» или «офисная техника» и отнесение их к новой сфере деятельности —делопроизводству, все это произошло относительно недавно.
1.1 Оргтехника: технологическая основа современного офиса
Оргтехника для офиса — все равно, что оружие для воинского подразделения, а магазин оргтехники, соответственно — оружейный склад. Под это определение можно отнести огромное количество механизмов и приспособлений, выполняющих отдельные операции. Если не принимать во внимание современные тенденции, связанные с полностью электронным документооборотом, то можно выделить следующие сегменты, в которых успешно работает оргтехника: устройства, предназначенные для создания бумажных документов, устройства, предназначенные для обработки и оформления созданных бумажных документов и устройства, организующуюся повседневную деятельность офиса. В настоящем обзоре мы рассматриваем в основном второй и третий тип устройств — офисное оборудование, связанное с оргтехникой «постпечатного» направления и «общеорганизационные» устройства и приспособления. Итак, что же такое постпечатная обработка документов? Это, во-первых — придание бумажному документу нужного размера. Представителями семейства оргтехники, обеспечивающей деятельность этого направления, являются, например, резаки для бумаги. Другой набор операций отвечает за оформление внешнего вида документа. Сюда можно отнести такие элементы оргтехники, как ламинаторы и переплетчики. Немаловажным моментом является вопрос уничтожения документации. Грамотный документооборот подразумевает сохранение конфиденциальности, поэтому выбрасывание определенных бумаг в корзину является, по меньшей мере, неосторожностью. Здесь на помощь приходят профессиональные уничтожители бумаг — шредеры. И, наконец, отдельный вид оргтехники, обеспечивающей общую функциональность офиса. Сюда можно отнести, например, офисные доски. Техническая эволюция оргтехники сопровождалась также изменениями методов, посредством которых организовывалась производство и продажа оргтехники. Если на заре «канцелярской эры» производство этого специфического оборудования было уделом немногочисленных компаний, стоящих особняком на рынке, то в настоящее время по всему миру работает колоссальное количество производителей, выбрасывающих на рынок невообразимое разнообразие моделей оргтехники.
1.2 Классификация офисной техники.
Виды современной оргтехники:
электронные (персональный компьютер);
коммуникационные (телефон проводной, сотовый, факс, электронная почта);
печатающие (печатная машинка, принтер);
множительные (копировальный аппарат, сканер);
презентационные (multi-media проектор);
многофункциональные устройства (сканер-принтер-копир, сканер-факс-копир в одной упаковке).
Группы средств оргтехники:
1. Копирование и оперативное размножение документов:
ксерография;
термография;
светокопирование;
цифровое копирование и др.;
средства оперативной полиграфии (гектографическая печать; офсетная печать, трафаретная печать. Ризография).
2. Составление и изготовление текстовых документов
ПК;
ПМ;
Диктофонная техника.
3. Обработка документов:
адресовальные машины;
маркированные машины;
ламинаторы;
брошюровальные;
степлеры;
переплетное оборудование;
машины для уничтожения документов.
4. Поиск, хранение и транспортировка документов:
папки;
микрофильмы;
картотеки;
тележки;
транспортеры и др.
5. Административно-управленческая связь:
телефонная связь;
офисные АТС;
радиотелефонная;
пейджинговая;
телеграфная;
факсимильная.
Сегодня современная оргтехника достигла очень высокого уровня развития. Все больше и больше требований к функциональности данной техники предъявляют пользователи. Важным показателем является и хорошая функциональность и удобство работы с современной оргтехникой. Именно здесь, необходимо уделить большое внимание создания комфортных условий труда для пользователей. Сегодня в офисе оргтехника является практически незаменимой. Использование различной офисной техники обеспечивает быстрый и удобный доступ к самым разнообразным ресурсам. Так, особой популярностью в современном офисе пользуются различные многофункциональные устройства. Такие устройства не позволяют экономить и офисное пространство, а также, позволяют выполнять самые разнообразные операции, связанные с приемом - передачей информации, копированием, сканированием информации и обладают многими другими полезными функциями.