Глава 2. Учет основных средств

2.1. Документальное оформление и аналитического учета движения и использования основных средств

Первоначальное формирование основных средств в организации происходит в зависимости от ее организационно-правовой формы.

В акционерных обществах первоначальное поступление основных средств происходит за счет взносов учредителей (акционеров). Другие коммерческие организации формируют основные средства за счет вкладов участников (учредителей). Участники могут вносить в качестве вклада здания, машины, оборудование, денежные средства, за счет которых приобретается имущество. Вновь создаваемые акционерные общества приобретают основные средства главным образом за счет поступления от продажи акций.

Государственные и муниципальные унитарные предприятия получают основные средства от собственника и учитывают их как часть уставного фонда (капитала).

Приватизируемые предприятия приобретают основные средства после их выкупа у государства или акционирования.

В условиях расширенного воспроизводства и технического прогресса происходит постоянное пополнение и обновление основных средств, осуществляемое в порядке капитальных вложений (строительства, монтажа, приобретение основных средств), предоставление объектов в безвозмездное пользование сторонними организациями и лицами, а также в результате дополнительных взносов по решению учредителей (акционеров, пайщиков)

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляют типовыми формами первичной учетной документации. Операциями по поступлению основных средств являются ввод их в действие в результате осуществления капитальных вложений, безвозмездное поступление основных средств, аренда, лизинг, оприходование не учтенных ранее основных средств, выявленных при инвентаризации, внутреннее перемещение.

При поступлении на ОАО «Роствертол» основных средств руководителем организации создается комиссия. Комиссия составляет акт (накладную) приемки-передачи основных средств в одном экземпляре на каждый объект по отдельности ((форма № ОС-1 утвержденная постановлением Госкомстата России от 21.01.2003г.) (приложение 5)). К акту прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел, цех предприятия по месту эксплуатации. Акт приемки и передачи основных средств составляется двумя сторонами–принимающей объект и передающей, с указанием времени вступления в эксплуатацию, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы износа в части полного восстановления. Бухгалтерия оформляет его бухгалтерской записью, т. Е. указывает корреспонденцию счетов на первоначальную стоимость и на сумму износа.

На исследуемом предприятии ОАО «Роствертол» в феврале 2008г. был приобретен лазерный принтер «НР Laser Jet 1018 » стоимостью 3720 руб. 34 коп. Основанием оплаты данного объекта явился счет № Счета -61347579/115 от 24.01.08. (Приложение 7). На основании акта о приемке – передаче объекта основных средств лазерный принтер «НР Laser Jet 1018 » был принят к бухгалтерскому учету.

Прием-передача групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) оформляется актом формы ОС-1Б. (приложение 8). В акте указывают наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств. Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.

Для документирования операций с основными средствами ОАО «Роствертол» использует формы первичной документации по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Учет основных средств (фондов) организуется централизованно в бухгалтерии предприятия по классификационным группам в разрезе инвентарных объектов. Под инвентарным объектом понимается законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями и принадлежностями, относящимися к данному объекту.

По отдельным классификационным группам основных средств инвентарным объектом считается:

по зданиям – каждое здание с его внутренними устройствами (система отопления, канализация, вентиляционные устройства) и надворные постройки;

по сооружениям – каждое обособленное сооружение с устройствами, составляющими с ним органическое целое;

по передаточным устройствам – каждое самостоятельное устройство, не являющееся составной частью здания или сооружения;

по силовым машинам и оборудованию – каждая силовая машина с фундаментом и всеми приспособлениями к ней и принадлежностями, приборами и индивидуальным ограждением;

по рабочим машинам и производственному оборудованию - каждый станок или аппарат, включая входящие в его состав приспособления, принадлежности и приборы, ограждение, а также фундамент, на котором смонтирован инвентарный объект;

по транспортным средствам – каждый объект транспортных средств с включением относящихся к нему приспособлений и принадлежностей;

по инструментам и инвентарю – каждый предмет, который имеет самостоятельное назначения и не является составной частью какого–либо инвентарного объекта (машины, станка, аппараты и т. П.).

Для обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий номер.

Инвентарный номер, присвоенный объекту, наносится путем прикрепления металлического жетона, при помощи краски, насечки и т.п. и их номера указываются во всех первичных документах и регистрах бухгалтерского учета. В случае выбытия объекта его инвентарный номер не присваивается вновь поступившим объектам в течение пяти лет после списания, так как это может привести к путанице и ошибкам в учете.

Основным аналитическим регистром учета основных средств в ОАО «Роствертол» является инвентарная карточка учета основных средств (форма N ОС-6) (Приложение 9). Затем инвентарные карточки регистрируются в специальных описях типовой ф. № ОС–Ю, записи в которые производятся по классификационным группам основных средств (фондов).

На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования, составляется акт о выявленных дефектах оборудования № ОС-16 который утвержден Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

В нем указывают по каждому наименованию оборудования выявленные дефекты и мероприятия или работы для устранения выявленных дефектов. Акт подписывают представители заказчика, подрядчика и организации- исполнителя.

Текущий ремонт может проводиться в процессе эксплуатации ОС (например, автотранспорта, производственного оборудования) без его остановки на значительное время. Такой ремонт в ОАО «Роствертол» оформляют актом выполненных работ с указанием перечня работ и использованных материалов, который в соответствии со ст. 753 ГК РФ подписывается обеими сторонами (заказчиком и подрядчиком).

Приемку законченных работ по ремонту, реконструкции и модернизации объекта ОАО «Роствертол» оформляют актом приемки–сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов ОС-3. В акте указывается изменение в технической характеристике и первоначальная стоимость объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией. Акт подписывают работник цеха (отдела), уполномоченный на приемку основных средств и представитель цеха (предприятия), производящего реконструкцию и модернизацию, после чего акт сдают в бухгалтерию организации, которая производит соответствующие записи в инвентарной карточке по учету основных средств. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию осуществляет сторонняя организация, акт составляют в двух экземплярах (по экземпляру обеим сторонам).

На исследуемом предприятии ОАО «Роствертол» по договору от 26.12.2007 г. цехом № 38 ОАО «Роствертол» выполнялись работы по модернизации нового устройства ЧПУ NC-210. Для приема законченных работ модернизированных фрезерных устройств с ЧПУ МАНО-600 был оформлен акт о приеме-сдаче объектов основных средств формы № ОС – 3 (Приложение 10).

Операции на ОАО «Роствертол» по списанию всех основных средств, кроме автотранспортных, оформляются актом на списание основных средств ОС-4 (приложение 11), а списание грузового и легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа – актом на списание автотранспортных средств ОС-4а (приложение 12).

На исследуемом предприятии ОАО «Роствертол» была списана установка для отделения керамики 6А92 инвентарный № 07813 дата выпуска 1978 год. Комиссия выявила следующие заключения: пневмоцилиндр изношен, от влаги коррозировался, отбойный механизм изношен, восстановлению не подлежит. Подлежит списанию и сдачи в металлолом. Акт № 30-03 от 27.01.2004 года экспертной оценки наличия ДМ и ДК в основных средствах по подразделению литейный завод (цех 30) подтверждает их отсутствие (Приложение 13). На основании этих документов был составлен акт о списании объекта основных средств формы № ОС – 4 (Приложение11).

В актах на списание основных средств указывают техническое состояние и причину списания объекта, первоначальную стоимость, сумму амортизации, затраты на списание, стоимость материальных ценностей (запасных частей, металлолома и т.п.), полученных от ликвидации объекта (выручки от ликвидации), результат от списания.

Основным регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки. На лицевой стороне инвентарных карточек указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (постройки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, первоначальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат, сумму начисленной амортизации, внутренне перемещение и причину выбытия.

На оборотной стороне инвентарных карточек указывают сведения о дате и затратах по достройке, дооборудовании, реконструкции и модернизации объекта, выполненных ремонтных работ, а также краткую индивидуальную характеристику объекта.

Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре

Инвентарные карточки на поступившие, выбывшие и перемещенные внутри предприятия основные средства после соответствующих записей до конца месяца не раскладывают, а хранят отдельно. Это необходимо для того, чтобы на основе этих карточек (их обычно бывает много) можно было составить расчеты амортизации основных средств. По окончании месяца карточки с записями за данный месяц группируют по классификационным видам основных средств. Обороты по поступлению и выбытию по каждому виду основных средств суммируются и записываются в карточку учета движения основных средств.

Карточки открывают в начале января на текущий год. Сначала в них указывают наличие основные средств по видам на 1 января. Затем ежемесячно после записи оборотов за месяц определяют и записывают наличие основных средств на 1–ое число следующего месяца.

По данным карточек составляют оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой, сверенные с итогами Главной книги, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении основных средств.

На установки, машины, предметы технического оборудования и другие крупные предметы завод–изготовитель высылает специальные технические паспорта. В них приводятся подробные характеристики машин и их эксплуатационные данные и, кроме того, даются сведения о режиме работы машины и т. д. Паспорта хранятся в отделе главного механика.

Учет основных средств организуют так, чтобы можно было установить наличие основных средств по каждой классификационной группе и отдельно по каждому объекту, местам нахождения и источникам их приобретения.

Это обеспечивается аналитическим учетом основных средств на карточках, открываемых для каждого инвентарного объекта, и синтетическим учетом в целом по счету 01 «Основные средства».

Зарегистрированные в описи карточки помещают в картотеку основных средств. В картотеке их группируют по отраслевым классификационным группам, а внутри групп – по местам нахождения, эксплуатации и по видам. Карточки недействующих основных средств группируют отдельно.

В описи для каждого вида основных средств отведен раздел, определенный серией инвентарных номеров. При такой регистрации объект получает инвентарный номер, который проставляют в приемном акте, в инвентарной карточке на самом объекте. Объект числится в учете под этим номером на протяжении всего времени его нахождения на предприятии.

Перемещение основных средств на ОАО «Роствертол» из одного цеха и участка в другие в пределах предприятия осуществляется по распоряжению соответствующего отдела предприятия (главного механика, главного технолога и т. Д.) и оформляется накладной (ф. № ОС–2)(приложение 14). Накладная выписывается в двух экземплярах при передаче основных средств из запаса в эксплуатацию и из цеха в цех, отдел и т. Д. Бухгалтерия на основании первого экземпляра осуществляет запись в инвентарной карточке и перекладывает ее по месту нового нахождения, эксплуатации. Сдатчик на основании 2–ого экземпляра накладной отмечает в инвентарном списке о выбытии объекта.

При автоматизации учета этот аналитический регистр заменяется ведомость движения основных средств. Общий итог групповой карточки или ведомости необходимо сверить с оборотом по дебиту и кредиту синтетического счета основных средств.

Причинами выбытия основных средств из предприятия могут быть:

• ликвидация инвентарного объекта полностью при разборке или демонтаже в силу ветхости и износа, а также уничтожения при стихийных бедствиях и т. Д.;

• ликвидация части инвентарного объекта в связи с перестраиванием, переоборудованием, модернизацией;

• передача основных средств другим предприятиям;

• недостача основных средств.

Для определения непригодности к дальнейшему использованию тех или иных основных средств на каждом предприятии создается постоянно действующая комиссия.

Ликвидацию объектов (слом, разборку, демонтаж) комиссия оформляет актом о ликвидации основных средств. На основании акта, утвержденного руководителем предприятия, бухгалтерия отмечает в инвентарной карточке и в описи инвентарных карточек дату выбытия объекта и номер акта о ликвидации.

Акт является основанием для сдачи на склад оставшихся в результате ликвидации запасных частей, материалов, металлолома и т. Д. Затраты по ликвидации объекта (разборка, снос, перевозка) также указываются в акте. Бухгалтерия обрабатывает этот акт с выявлением результатов от ликвидации объекта.

Основные средства передаются другим предприятиям безвозмездно по распоряжению вышестоящей организации по первоначальной стоимости с одновременной передачей сумм начисленного износа на полное восстановление. Передачу оформляют актом приемки–передачи основных средств (ф. № ОС–1).

На основании акта осуществляют запись о выбытии в инвентарной карточке переданного объекта и отметку в описи инвентарных карт.

Предприятия, переведенные на полный хозяйственный расчет и самофинансирование, относят:

первоначальную стоимость списанных основных средств на уменьшение уставного фонда, а сумму начисленного износа за все время их службы – на его увеличение;

убытки, возникающие при передаче, продаже и списании основных средств за счет соответствующих фондов экономического стимулирования (в состав убытков не полностью амортизированная часть основных средств не включается);

выручку от реализации неиспользуемых основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших в связи со списанием основных средств в оценке возможного использования или реализации – в фонд развития производства, науки и техники. В результате можно сделать вывод, что независимо от организационно-правовой формы собственности предприятия, учет основных средств организуется в бухгалтерии в разрезе инвентарных объектов, на основании унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств.