З4. Документообіг і його стадії

Документооборот – движение документов от места его составления или получения из вне до места обработки, по определенному маршруту в определенном порядке и в установленные сроки.

Документы на предприятии проходят определенный путь от момента их создания до сдачи на хранение в архив. Основные стадии документооборота:

- Создание документа (выписка, оформление, подпись материально ответственных лиц и других оперативных работников);

- поступление документов в бухгалтерию, их обработка и проверка (формальная и по существу). Формальная проверка означает проверку заполняемости документа с точки зрения законности, полноты реквизитов. Проверка по существу заключается в выяснении заполняемости хозяйственных операций и правильности подсчетов.

- Запись данных документа в учетные регистры (ручным или машинным способом);

- формирование бухгалтерской отчетности

- Передача на хранение.

Архив – хранение документов на предприятии. Бывает: текущий и постоянный.

Текущий архив находится в бухгалтерии предприятия. Бухгалтерские документы хранятся в течение года в бухгалтерии.

Постоянный архив может находиться на данном предприятии или в вышестоящих организациях, или в городских архивах.

В постоянном архиве документы хранятся в течении сроков, определенных главным архивным управлением при кабинете Министров Украины (три года хранятся все первичные документы и учетные регистры, пять лет – акты документальных проверок, аудиторских проверок, 75 лет – документы по заработной плате, за минусом возраста).

По истечению срока хранения документы должны быть аннулированы, при этом составляется акт на уничтожение документов.

З5.Графіки документообігу, їх значення і види

Движение документов регламентируется графиком документооборота. За организацию документооборота ответственность несет главный бухгалтер. Составляя его, главный бухгалтер обязан определить перечень и наименование документов, необходимых на конкретном предприятии, номер их типовой формы, количество экземпляров выписки, назначить исполнителей и сроки выполнения по каждой стадии документооборота.

Графики бывают:

1. простые (линейные)

2. таблично - текстовые

3. сетевые

Простые (линейные) используются для отражения определенных операций с указанием срока исполнения, с подписью лиц, которые отвечают за эти операции.

Таблично – текстовые созданы для отдельных участков работы с указанием вида работ, исполнителей и срока выполнения работ.

Сетевой график составляется в основном на все виды работ в бухгалтерии, при этом выбирается критический путь, который по времени самый длинный. Критический путь нужно проанализировать, выявить лишние звенья в пути, при сокращении которых не ухудшиться качество бухгалтерской работы.