Заполнение базы данных
Можно выделить несколько способов ввода информации в базу данных (БД):
Непосредственно в таблицу;
Через форму ввода данных;
Из справочника;
Из списка;
С помощью формул.
Ввод данных непосредственно в таблицу
Данный способ предполагает ввод данных в ячейки БД непосредственно с клавиатуры: установить курсорную рамку в нужную ячейку и осуществить ввод.
Заполнение базы данных с помощью формы
Данный способ ввода информации целесообразно использовать в том случае, если простого перечисления столбцов вполне достаточно, и не требуются более сложные или настраиваемые возможности. Форма данных может облегчить ввод данных, например, когда имеется широкий список, количество столбцов которого превышает число столбцов, которое может одновременно отображаться на экране.
В курсовой работе применение данного способа используется при заполнении первых трех строк.
В таблице выделяем ячейку в первой строке и вызываем команду Меню, Данные/Форма, появляется диалоговое окно (ДО), где отображаются все заголовки столбцов списка с пустым полем рядом с каждым заголовком, предназначенным для ввода данных в столбец. Вводим в поля с клавиатуры необходимую информацию, перемещаясь по ним с помощью мыши или клавиши Таb (Рис. 1,стр.8).
В окне диалога есть кнопки, показывающие возможные действия, а также выводится номер записи.
Ячейки, которые содержат формулы, заполняют либо перед использованием формы, либо после (предварительно оставляя не заполненными полями в ДО формы).
Использование формы при заполнении первой строки бд
Ввод данных из справочника
При работе с большими листами в программе Excel для быстрого получения отдельных записей из этих листов можно использовать функции поиска. Ввод из справочника можно организовать используя функцию ВПР() из категории «Ссылки и массивы».Данный способ ввода данных для заполнения БД компании «Сады Придонья» применяется к столбцам «Наименование товара», «Вид товара», «Тара», «Объем» и «Цена». Например, наименование продукции «зеленое яблоко, осветленное» заполняется следующим образом: искомым значение в данном случае является код продукции, соответствующая ему продукция находится в справочнике во втором столбце, а аргумент функции ВПР() «Интервальный просмотр»-это логическое значение, которое определяет, нужно ли, чтобы функция ВПР искала точное (ЛОЖЬ) или приближенное (ИСТИНА) соответствие, поэтому в данном случае выбираем ЛОЖЬ. Причем, чтобы заполнить, таким образом, всю таблицу с помощью протягивания формулы, необходимо массив «Таблица» сделать абсолютной ссылкой (Рис.2 ,стр.9).
Ввод данных в 4-ю строку бд с помощью функции впр()
Аналогично производится заполнение и других ячеек диапазона.
Ввод данных из списка
В курсовой работе поле «Покупатель» содержит однотипную неменяющуюся информацию, поэтому целесообразно воспользоваться вводом из списка, что позволит ускорить процесс ввода и устранить вероятность ошибки при вводе. Для этого вызывается команда Меню, Данные/Проверка (предварительно нужно выделить диапазон, к которому будет относиться ввод из списка), появляется ДО (Рис.3 стр.10), которое содержит три вкладки. Выбрать вкладку «Параметры». В раскрывающемся списке «Тип данных» выбрать «Список», а в поле «Диапазон» - диапазон, в котором хранится список допустимых значений или ввести нужные значения через точку с запятой.
