61. Національний стандарт України. Склад реквізитів документів.

Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації. Вимоги до оформлювання документів" ДСТУ 4163 -2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності: органів державної влади України, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ, організації та їх об'єднань усіх форм власності.

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до банків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів. Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Реквізит службового документа - це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів: 01. - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим. 02. - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування). 03. - зображення державних нагород. 04. - код організації. 05. - код форми документа. 06. - назва організації вищого рівня. 07. - назва організації. 08. - назва структурного підрозділу організації. 09. - довідкові дані про організацію. 10. назва виду документа. 11. - дата документа. 12. - реєстраційний індекс документа. 13. - посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа, на якого дають відповідь. 14. - місце складання або видання документа. 15. - гриф обмеження доступу до документа. 16. - адресат. 17. - гриф затвердження документа. 18. - резолюція. 19. - заголовок до тексту документа. 20. - відмітка про контроль. 21. - текст документа. 22. - відмітка про наявність додатка. 23. - підпис. 24. - гриф погодження документа. 25. - візи документа. 26. - відбиток печатки. 27. - відмітка про засвідчення копій. 28. - прізвище виконавця і номер його телефону. 29. - відмітка про виконання документа і направлення його до справи. 30. - відмітка про наявність документа в електронній формі. 31. - відмітка про надходження документа до організації від адресата. 32. - запис про державну реєстрацію. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа. Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

62. Документація з кадрово-контрактних питань (типи документів).

Документи з кадрово-контрактових питань — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення , переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо.

Автобіографія — це документ, в якому особа, що складає його, дає опис свого життя і діяльності.

Основна вимога до такого документа — досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу. Кожне нове повідомлення починається з абзацу.В автобіографії обов'язково вказуються:

прізвище, ім'я та по батькові; дата народження; місце народження; короткі відомості про сім'ю, в якій народився; відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів); відомості про трудову діяльність (у хронологічній послідовності назви місць роботи і посад); відомості про громадську роботу (усі її види); короткі відомості про сім'ю (чоловік, дружина, діти). Дата і підпис. Заява — документ, який містить прохання або пропозицію однієї, кількох осіб чи організації, адресовану установі або посадовій особі. Розрізняють офіційні заяви, заяви з кадрово-контрактових питань, заяви-зобов'язання та позовні заяви. Заяви мають такі реквізити: -адреса (назва організації або службової особи); -відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові і домашня адреса); -назва виду документа; -текст (у заяві про прийняття на роботу подається лише сам висновок); -перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; -підпис автора і дата укладання заяви.

Характеристика — документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. У кожній характеристиці повинні бути чотири частини, що логічно пов'язані між собою. Перша — анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду (вчений ступінь і звання), рік народження, освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик. Друга — дані про трудову діяльність (факс, тривалість роботи, рівень професійної майстерності та інше). Третя — власне характеристика, ставлення до роботи, підвищення професійного і наукового рівня, відносини у трудовому колективі. Четверта — висновки, де зазначено призначення характеристики.

Текст викладається від третьої особи. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.

Контракт — це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством чи установою й працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності.

Через контракт громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці. Розрізняють контракти на управління підприємством, контракти на організацію ведення бухгалтерського обліку у товаристві та контракти на виконання обов'язків (трудові договори).

Контракти повинні мати такі реквізити: -загальні положення ; -функції та обов'язки; -компенсація та права; -формування й умови діяльності; -оплата праці й соціально-побутове забезпечення; -відповідальність сторін, розв'язання суперечок; -умови праці та відпочинку; -зміна та розірвання контракту; -термін дії та інші умови контракту; -адреси сторін та інші відомості .

Трудові угоди — це документи, що укладаються між організаціями і працівниками, які не входять до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах з відповідними установами та підприємствами.

Трудова угода повинна мати такі реквізити: -назва документа (трудова угода); -дата і місце складання; -перелік сторін, що уклали угоду; -зміст угоди із зазначенням обовў язків виконавця і замовника; -юридичні адреси сторін; -печатка підприємства або організації.