Раздел 3. (модуль 3) Методики системного анализа
Тема 8. Методики системного анализа деятельности организации
При разработке частных методик использования системного анализа рекомендуется, прежде всего ,определить тип решаемой проблемы (задачи). Затем, если проблема охватывает несколько областей деятельности, например, выбор целей, совершенствование организационной структуры, организацию процесса принятия и реализации решении и т.п., выделить в ней отдельные задачи и разработать методики для каждой из них.
В качестве примера обобщенной методики применения системного анализа на предприятии с целью исследования его деятельности в условиях рыночных отношений, позволяющих ему побеждать в жестокой конкурентной борьбе. Для исследования сложных систем необходимо особое единство процедур синтеза и анализа. Поэтому, можно рекомендовать менеджерам следующий перечень процедур:
Определить границы исследуемой системы, т.е. выделить все элементы (компоненты) системы из окружающей среды, которые обеспечивают ее целостность. Эти границы условны и определяются субъективно специалистами на основе цели исследования. Такие границы могут быть определены списочным составом персонала или расширяются за счет всех временно привлекаемых специалистов, экспертов, консультантов и т.д., или включением всех поставщиков предприятия, ее потребителей и любых иных субъектов каким-либо образом с ней связанных.
Выявить все надсистемы, в которые входит исследуемая система в качестве части (подсистемы), т.е. определить иерархичность функционирования. Исходя из принципа взаимосвязанности всех сфер деятельности современного общества, любой объект-система, в частности предприятие, следует изучать в качестве составной части многих надсистем — экономической, политической, государственной, региональной, социальной, экологической, международной. Системный анализ факторов внешней среды помогает понять, что не только экономическое окружение воздействует на результаты деятельности предприятия, но и взаимосвязанные с другими надсистемами. Например, решение многих экономических задач взаимосвязано с решением социологических, политических. экологических, психологических и прочих проблем. На этом этапе исследования устанавливаются факторы влияния внешней среды на данное предприятие. Кроме того, компонентами внешнего окружения являются те организации (хозяйствующие субъекты), с которыми предприятие непосредственно взаимодействует - это поставщики, потребители, конкуренты, партнеры, банки и т. д. Каждый из этих компонентов имеют свои специфические цели, иногда противоречащие друг другу. Поэтому, анализ всей системы факторов внешней среды играет важную роль для оценки рисков, инициируемых внешними воздействиями на исследуемый объект- систему. Это позволит спрогнозировать уровень влияния каждого фактора внешней среды и разработать меры по управлению рисками, а также учитывать их при принятии многих управленческих решений. .
Определить тенденции и направления развития всех надсистем, которым принадлежит данная система, в частности, сформулировать их цели и выявить противоречия между ними и между ними и предприятием.
Определить функциональную роль исследуемого объекта-системы в каждой надсистеме, которая является средством достижения их целей, т.е. соответствие характеристик результатов предприятия ожиданиям окружающих надсистем. При этом такую роль можно рассматривать в двух аспектах: . идеализированную, ожидаемую роль системы с точки зрения надсистемы, т.е. реализовать цели надсистемы и реальную роль системы в достижении целей надсистемы. Например, потребитель оценивает продукцию предприятия на основе принципа соответствия качества и цены, а предприятие оценивает свою продукцию по принципу рентабельности (соотношения прибыли и затрат). В этом случае могут возникнуть ряд противоречий, которые требуют разрешения. Определение ожидаемых результатов (качественно-количественных характеристик) предприятия в потребительской среде и реальных результатов позволяет на основе их сравнения выявить причины успеха или неудач в деятельности предприятия. Анализ положительных и отрицательных сторон деятельности предприятия позволить локализовать и сформулировать проблему, касающуюся его будущего развития.
Выявить состав организационной системы, т. е. определить функциональные части, из которых она состоит. При анализе деятельности предприятия, иногда требует не только расчленения системы на составные части, но и декомпозицию компонентов, из которых состоят сами части. Процесс такого членения системы может быть бесконечным. Он ограничен лишь потребностями конкретной задачи анализа. В зависимости от целей системного анализа, членение предприятия в качестве системы можно ограничиться. Например, перечнем цехов и отделов, при необходимости расчленить их на бригады, участки, отдельных работников, элементы деятельности каждого из них и т.д.
Определить организационную структуру системы, представляющую собой совокупность связей и отношений между ее элементами. Следует выявить многоструктурность любой системы. Например, на предприятии существуют:
организационная структура, т.е. совокупность отношений субординации и координации, иначе говоря, отношений подчиненности и согласованности;
информационная структура, выражающаяся в определенных формальных и неформальных потоках информации, потоки материалов, сырья, деталей, готовых изделий, составляющих свои собственные структуры;
экономическая структура на предприятии представляет собой совокупность отношений собственности;
морально-психологическая структура, которая представляет собой сугубо человеческие отношения - симпатии и антипатии между работниками.
Определить функциональные цели элементов системы, их «вклад» в реализацию основной цели системы в целом. Эта процедура имеет особое значение, поскольку в реальных процессах каждый компонент обладает не только полезными свойствами, обеспечивающими достижение целей системы в целом, но и негативными. Принципиально важным является создание гармоничных функциональных связей между элементами (подсистемами) системы, которые дополняют друг друга, а не входят в противоречие. Эта проблема особенно актуальна для подразделений, цехов крупных предприятий, чьи функции часто во многом «не состыкованы», недостаточно подчинены общей цели. Поэтому, анализ функций компонентов должно осуществляться не по отдельности, а в единстве, во взаимодействии, в выявлении противоречий между ними, степени их согласованности.
Выявить мотивационные цели деятельности сотрудников предприятия, т.к. человеческий фактор в настоящее время определяет многие качественные характеристики результатов деятельности в качестве интегрирующего фактора. В ходе деятельности человек осознает свои интересы, определяет цели, осуществляет практические действия, формируя средства для достижения целей системы в целом. Всестороннее исследования мотивационных целей персонала позволяет судить о степени устойчивости предприятия в качестве системы, о непротиворечивости целей, целостности, предвидеть характер ее дальнейшего развития. Результатом такого исследования становится выявление соответствия методов управления персоналом их мотивационным целям, тем самым можно определить потенциальные возможности человеческого капитала для инновационного развития предприятия.
Определить характер и тип всех коммуникационных связей не только между структурными подсистемами в целой организации, но и с надсистемами внешней средой. Именно характер (положительные, отрицательные, гармоничные) связей во многом определяют не только состояние системы, но и ее поведение, т.к. коммуникации обеспечивают обмен ресурсами (информация, энергия и вещество) для реализации целей каждого элемента системы. Учет принципа триединства теории систем позволяет установить соответствие между целями средствами их достижения и получаемыми результатами на основе коммуникаций и тем самым определить факторы, способствующие организованности или дезорганизованности предприятия в качестве целой системы. Например, следует определить все системы, которым принадлежат работники предприятия - профсоюзы, политические партии, семьи, системы социокультурных ценностей и этических норм, этнические группы и т.д. Необходимо также хорошо знать связи структурных подразделений и работников предприятия с системами интересов и целей потребителей, конкурентов, поставщиков, зарубежных партнеров и пр. Нужно также видеть связь между используемыми на предприятии технологиями и «пространством» научно-технического процесса и т.п.
Рассмотреть исследуемую систему в динамике и развитии. Для глубокого понимания любой системы нельзя ограничиваться рассмотрением коротких промежутков времени существования и развития производства. Целесообразно по возможности исследовать всю его историю, выявить причины, побудившие создать систему. Также важно изучать не только историю системы или динамику ее нынешнего состояния, но и попытаться, используя специальные приемы, увидеть развитие системы в будущем, т. е. прогнозировать ее будущие состояния, проблемы, возможности. Необходимость динамического подхода к исследованию систем легко проиллюстрировать сравнением двух предприятий, у которых в какой-то момент времени совпали значения одного из параметров, например, объем продаж. Из этого совпадения совсем не вытекает, что предприятия занимают на рынке одинаковое положение: одно из них может набирать силу, двигаться к расцвету, а другое, наоборот, переживать спад. Поэтому судить о любой системе, в частности, о предприятии нельзя лишь по «моментальной фотографии» по одному значению какого-либо параметра; необходимо исследовать изменения параметров, рассмотрев их в динамике.
Предложенная последовательность процедур системного анализа не является обязательной. Обязательным является сам перечень процедур, чем их последовательность. Единственное правило заключается в целесообразности многократного возвращения в ходе исследования к каждой из описанных процедур. Только это является залогом глубокого и всестороннего изучения любой системы.
Содержание этапов системного анализа организационно управленческих систем
В абстрактном виде такая последовательность может быть представлена в качестве пяти обязательных элементов системного анализа:
определение цели или системы целей системного анализа;
выбор средств (методов), с помощью которых они могут быть достигнуты;
определение и формулировка критериев выбора альтернатив;
разработка необходимой и достаточной совокупности ресурсного обеспечения полного жизненного цикла системы;
разработка логической или математической модели системы, которая описывает систему связей и отношений между целями, средствами их достижения и условиями окружающей среды, которые обеспечивают обмен необходимыми ресурсами.
Рассмотрим более подробно содержание этапов реализации системного анализа для модернизации организационно-управленческой системы, предложенных Ю. И. Черняком [83].
Анализ проблемы
На этом этапе анализируются основные параметры состояния и поведения системы в реальных условиях, определяются не соответствия условий функционирования системы с существующими требованиями, выявляются причинно-следственные связи возникновения проблемных ситуаций, определяется степень актуальности проблемы в научном и практическом смысле. Осуществляется всесторонний анализ внешних и внутренних факторов, влияющих на производственную, финансовую, сбытовую и другие виды деятельности. Формулировка проблемы и выдвижение гипотезы для ее решения является результатом этого этапа системного анализа. На этом этапе широко используются методы активизации интуиции специалистов.
Например, метод сценария, который позволяет в прогностическом плане качественно описать возможные варианты развития событий в исследуемом объекте-системе при различных сочетаниях факторов внешних и внутренних условий жизнеобеспечения. Метод сценария основан на сборе и получении достаточного объема информации, на основании которой можно прогнозировать с определенной степенью вероятности развитие проблемной ситуации.
Метод «Дельфи» тоже предназначен для качественного анализа проблемы на основе построения предварительной модели исследования, в которой учитывается экспертная оценка специалистов по определению проблемных ситуаций.
Метод «дерево целей» позволяет оценить структуру модели целей и выявить отсутствия неучтенных связей с внешней средой, которые влияют на разрешение проблемной ситуации.
Метод экономического анализа позволяет дать количественную оценку сложившейся проблемной ситуации на основе условий существования экономико-математической модели. Первый этап системного анализа должен заканчиваться определением предметной области исследования, а также выявлением условий (критериев) принципиальной разрешимости проблемы.
Определение системы с позиции исследователя
Сформулированная проблема должна быть представлена в качестве декомпозиции логически связанных и четко поставленных задач, решение которых позволить получить промежуточные и конечные результаты. Постановка задач и определение условий их решения дает возможность выявить их специфику и предметную принадлежность. Затем исследователь обосновывает состав элементов, которые он выделяет в систему, т.е. определяет границы существования объекта исследования. Вводятся условия ограничения объекта исследования, определяются условия его взаимодействия с окружающей средой. На втором этапе системного анализа определяются научные позиции исследователя, т.е. языки описания решаемых задач. Результатом второго этапа системного анализа становится создание научной модели исследования объекта-системы и определение ее границ.
На данном этапе могут быть использованы все научные средства системного анализа.