Организационная структура
Организационная структура представляет собой совокупность организационных единиц, как правило, связанных иерархическими и процессными отношениями. Организационная единица — это подразделение, представляющее собой объединение людей (персонала) для выполнения совокупности общих функций или бизнес-процессов. В функционально-ориентированной организационной структуре организационная единица выполняет набор функций, относящихся к одной функции управления и входящих в различные процессы. В процессно-ориентированной структуре организационная единица выполняет набор функций, входящих в один тип процесса и относящихся к разным функциям управления. ^ На внешнем уровне строится структурная модель предприятия в виде иерархии подчинения организационных единиц или списков взаимодействующих подразделений. ^ На концептуальном уровне для каждого подразделения задается организационно-штатная структура должностей (ролей персонала). На внутреннем уровне определяются требования к правам доступа персонала к автоматизируемым функциям информационной системы. ^
Техническая структура
Топология определяет территориальное размещение технических средств по структурным подразделениям предприятия, а коммуникация — технический способ реализации взаимодействия структурных подразделений. ^ На внешнем уровне модели определяются типы технических средств обработки данных и их размещение по структурным подразделениям. На концептуальном уровне определяется способы коммуникаций между техническими комплексами структурных подразделений: физическое перемещение документов, машинных носителей, обмен информацией по каналам связи и т.д. ^ На внутреннем уровне строится модель «клиент-серверной» архитектуры вычислительной сети. Описанные модели предметной области нацелены на проектирование отдельных компонентов ИС: данных, функциональных программных модулей, управляющих программных модулей, программных модулей интерфейсов пользователей, структуры технического комплекса. Для более качественного проектирования указанных компонентов требуется построение моделей, увязывающих различные компоненты ИС между собой. В простейшем случае в качестве таких моделей взаимодействия могут использоваться матрицы перекрестных ссылок: «объекты-функции», «функции-события», «организационные единицы — функции», «организационные единицы — объекты», «организационные единицы — технические средства» и т д. Такие матрицы не наглядны и не отражают особенности реализации взаимодействий. Для правильного отображения взаимодействий компонентов ИС важно осуществлять совместное моделирование таких компонентов, особенно с содержательной точки зрения объектов и функций. Методология структурного системного анализа существенно помогает в решении таких задач. Структурным анализом принято называть метод исследования системы, которое начинается с ее общего обзора, а затем детализируется, приобретая иерархическую структуру с все большим числом уровней. Для таких методов характерно: разбиение на уровни абстракции с ограниченным числом элементов (от 3 до 7); ограниченный контекст, включающий только существенные детали каждого уровня; использование строгих формальных правил записи; последовательное приближение к результату. Структурный анализ основан на двух базовых принципах – «разделяй и властвуй» и принципе иерархической упорядоченности. Решение трудных проблем путем их разбиения на множество меньших независимых задач (так называемых «черных ящиков») и организация этих задач в древовидные иерархические структуры значительно повышают понимание сложных систем. Определим ключевые понятия структурного анализа. Операция – элементарное (неделимое) действие, выполняемое на одном рабочем месте. Функция – совокупность операций, сгруппированных по определенному признаку. Бизнес-процесс — связанная совокупность функций, в ходе выполнения которой потребляются определенные ресурсы и создается продукт (предмет, услуга, научное открытие, идея), представляющая ценность для потребителя. Подпроцесс – это бизнес-процесс, являющийся структурным элементом некоторого бизнес-процесса и представляющий ценность для потребителя. Бизнес-модель – структурированное графическое описание сети процессов и операций, связанных с данными, документами, организационными единицами и прочими объектами, отражающими существующую или предполагаемую деятельность предприятия. Существуют различные методологии структурного моделирования предметной области, среди которых следует выделить функционально-ориентированные и объектно-ориентированные методологии.
Укажите последовательность этапов проведения реинжиниринга бизнес-процессов. В каких подходах к проектированию ЭИС поддерживается моделирование бизнес-процессов?
Визуализация - разработка образа будущей компании.
Обратный инжиниринг - создание модели существующей компании.
Прямой инжиниринг - разработка нового бизнеса.
Внедрение - внедрение перепроектированных процессов.
В основном регламент проведения реинжиниринга соответствует последовательности принятия решений.
Этап "визуализация" BPR соответствует этапу "целевыявление" системной последовательности. Спецификацию целей компании предлагается осуществлять на основе анализа окружения - потребителей, клиентов, отрасли, к которой принадлежит компания, ведущих фирм смежных отраслей. По результатам анализа определяется новая стратегия компании, строятся прототипы - сценарии будущего, формируется высокоуровневое описание будущих процессов, определяется список факторов успеха и риска.
Этап "обратный инжиниринг" BPR соответствует этапу "анализ" системной последовательности. Если 1-й этап BPR включал в себя в основном анализ внешней среды компании, то на 2-м этапе осуществляется детальное описание существующего состояния самой компании. Результатом работ является модель существующего бизнеса. I и II этапы BPR выполняются параллельно: работа по визуализации новой компании начинается до и кончается после работы по обратному инжинирингу, поскольку модель существующего бизнеса оказывает влияние на формирование целей новой компании.
Этап BPR "прямой инжиниринг" соответствует этапу "проектирование" системной последовательности. На основе модели существующего бизнеса в соответствии с образом будущей компании на основе эвристических правил и рекомендаций (принципов реинжиниринга) формируется модель нового бизнеса. Она включает в себя описание новых, измененных бизнес-процессов. Особое значение придается реорганизации организационной структуры, а также разработке новых информационных систем, во многом определяющих эффективность новых бизнес-процессов. Выделяются подэтапы, соответствующие разработке подсистемы организационного взаимодействия и подсистемы информационной поддержки.
Директива проведения реинжиниринга |
|||
|
|||
Этап 1 Визуализация |
Разработка образа будущей компании Спецификация целей компании |
||
|
|||
Этап 2 Обратный инжиниринг |
Создание модели существующего предприятия Идентификация процессов на предприятии Документирование потоков работ Определение стоимости существующих процессов |
||
|
|||
Этап 3 Прямой инжиниринг |
Этап 3.1 Перепроектирование бизнес-процессов |
Реорганизация процедур для использования ЭВМ, повышения эффективности ручного труда Идентификация необходимых изменений в работе персонала и ЭВМ |
|
Этап 3.2 Разработка организационной структуры |
Проектирование работ, системы мотивации Организация командной работы Управление качеством и т.д. |
||
Этап 3.3 Разработка информационной системы |
Приобретение ЭВМ Разработка программного обеспечения |
||
|
|||
Этап 4 Внедрение |
Подготовка персонала Внедрение перепроектированных процессов Интеграция и тестирование |
||
|
|||
Новая компания |
|||
Рис. 5.6. Последовательность проведения реинжиниринг
Этап BPR "внедрение" соответствует этапам "реализация" и "оценка" системной последовательности. Кроме собственно внедрения новых бизнес-процессов, происходит их оценка и тестирование, по результатам которого может быть принято решение о проведении следующей итерации реинжиниринга.
Технологией BPR, кроме перечисленных 4-х этапов, предусматривается и подготовительный этап - создание системы управления процессом реинжиниринга. На данном этапе выделяются участники проекта реинжиниринга, для каждого из них определяются роли и обязанности, факторы мотивации их деятельности, определяется структура их взаимодействия. В [21] описана новая, так называемая "процессная", организационная структура, рекомендуемая для команды по реинжинирингу. Данная структура является, по сути, модификацией матричной структуры. Она основана на выделении двух линий управления:
управление ресурсами, соответствующее традиционному функциональному управлению линейными подразделениями;
управление процессами, т.е. управление командами, выполняющими процессы и состоящими из работников различных функциональных подразделений.
Для эффективного управления проектом по реинжинирингу для каждого этапа подробно определены: состав работ и их исполнители; исходные данные для проведения этапа и результаты работ; используемые процедуры и рекомендации по их проведению, включая виды обсуждений и оценки результатов.
Объясните назначение диаграмм, используемых в функционально-ориентированном проектировании ИС (IDEF0, IDEF3, DFD, ERD). Назовите состав элементов диаграмм и правила их построения.
Приведите основные понятия и нотации записи диаграмм Сущность-связь. Установите соответствие между понятиями элементами инфологической и даталогической моделей данных.
Определение 1. Сущность - это класс однотипных объектов, информация о которых должна быть учтена в модели.
Каждая сущность должна иметь наименование, выраженное существительным в единственном числе.
Примерами сущностей могут быть такие классы объектов как "Поставщик", "Сотрудник", "Накладная".
Каждая сущность в модели изображается в виде прямоугольника с наименованием:
Рис. 1
Определение 2. Экземпляр сущности - это конкретный представитель данной сущности.
Например, представителем сущности "Сотрудник" может быть "Сотрудник Иванов".
Экземпляры сущностей должны быть различимы, т.е. сущности должны иметь некоторые свойства, уникальные для каждого экземпляра этой сущности.
Определение 3. Атрибут сущности - это именованная характеристика, являющаяся некоторым свойством сущности.
Наименование атрибута должно быть выражено существительным в единственном числе (возможно, с характеризующими прилагательными).
Примерами атрибутов сущности "Сотрудник" могут быть такие атрибуты как "Табельный номер", "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Должность", "Зарплата" и т.п.
Атрибуты изображаются в пределах прямоугольника, определяющего сущность:
Рис. 2
Определение 4. Ключ сущности - это неизбыточный набор атрибутов, значения которых в совокупности являются уникальными для каждого экземпляра сущности. Неизбыточность заключается в том, что удаление любого атрибута из ключа нарушается его уникальность.
Сущность может иметь несколько различных ключей.
Ключевые атрибуты изображаются на диаграмме подчеркиванием:
Рис. 3
Определение 5. Связь - это некоторая ассоциация между двумя сущностями. Одна сущность может быть связана с другой сущностью или сама с собою.
Связи позволяют по одной сущности находить другие сущности, связанные с нею.
Например, связи между сущностями могут выражаться следующими фразами - "СОТРУДНИК может иметь несколько ДЕТЕЙ", "каждый СОТРУДНИК обязан числиться ровно в одном ОТДЕЛЕ".
Графически связь изображается линией, соединяющей две сущности:
Рис. 4
Каждая связь имеет два конца и одно или два наименования. Наименование обычно выражается в неопределенной глагольной форме: "иметь", "принадлежать" и т.п. Каждое из наименований относится к своему концу связи. Иногда наименования не пишутся ввиду их очевидности.
Каждая связь может иметь один из следующих типов связи:
Рис. 5
Связь типа один-к-одному означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с одним экземпляром второй сущности (правой). Связь один-к-одному чаще всего свидетельствует о том, что на самом деле мы имеем всего одну сущность, неправильно разделенную на две.
Связь типа один-ко-многим означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с несколькими экземплярами второй сущности (правой). Это наиболее часто используемый тип связи. Левая сущность (со стороны "один") называется родительской, правая (со стороны "много") - дочерней. Характерный пример такой связи приведен на Рис. 4.
Связь типа много-ко-многим означает, что каждый экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности, и каждый экземпляр второй сущности может быть связан с несколькими экземплярами первой сущности. Тип связи много-ко-многим является временным типом связи, допустимым на ранних этапах разработки модели. В дальнейшем этот тип связи должен быть заменен двумя связями типа один-ко-многим путем создания промежуточной сущности.
Каждая связь может иметь одну из двух модальностей связи:
Рис. 6
Модальность "может" означает, что экземпляр одной сущности может быть связан с одним или несколькими экземплярами другой сущности, а может быть и не связан ни с одним экземпляром.
Модальность "должен" означает, что экземпляр одной сущности обязан быть связан не менее чем с одним экземпляром другой сущности.
Связь может иметь разную модальность с разных концов (как на Рис. 4).
Описанный графический синтаксис позволяет однозначно читать диаграммы, пользуясь следующей схемой построения фраз:
<Каждый экземпляр СУЩНОСТИ 1> <МОДАЛЬНОСТЬ СВЯЗИ> <НАИМЕНОВАНИЕ СВЯЗИ> <ТИП СВЯЗИ> <экземпляр СУЩНОСТИ 2>.
Каждая связь может быть прочитана как слева направо, так и справа налево. Связь на Рис. 4 читается так:
Слева направо: "каждый сотрудник может иметь несколько детей".
Справа налево: "Каждый ребенок обязан принадлежать ровно одному сотруднику".
Что входит в состав архитектуры CASE-средств? Приведите классификацию CASE-средств. Приведите примеры CASE-средств с указанием поддерживаемых нотации.
Современные CASE-средства охватывают обширную область поддержки многочисленных технологий проектирования ИС: от простых средств анализа и документирования до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненный цикл ПО.
Наиболее трудоемкими этапами разработки ИС являются этапы анализа и проектирования, в процессе которых CASE-средства обеспечивают качество принимаемых технических решений и подготовку проектной документации. При этом большую роль играют методы визуального представления информации. Это предполагает построение структурных или иных диаграмм в реальном масштабе времени, использование многообразной цветовой палитры, сквозную проверку синтаксических правил. Графические средства моделирования предметной области позволяют разработчикам в наглядном виде изучать существующую ИС, перестраивать ее в соответствии с поставленными целями и имеющимися ограничениями.
В разряд CASE-средств попадают как относительно дешевые системы для персональных компьютеров с весьма ограниченными возможностями, так и дорогостоящие системы для неоднородных вычислительных платформ и операционных сред. Так, современный рынок программных средств насчитывает около 300 различных CASE-средств, наиболее мощные из которых так или иначе используются практически всеми ведущими западными фирмами.
Обычно к CASE-средствам относят любое программное средство, автоматизирующее ту или иную совокупность процессов жизненного цикла ПО и обладающее следующими основными характерными особенностями:
мощные графические средства для описания и документирования ИС, обеспечивающие удобный интерфейс с разработчиком и развивающие его творческие возможности;
интеграция отдельных компонент CASE-средств, обеспечивающая управляемость процессом разработки ИС;
использование специальным образом организованного хранилища проектных метаданных (репозитория).
Интегрированное CASE-средство (или комплекс средств, поддерживающих полный ЖЦ ПО) содержит следующие компоненты;
репозиторий, являющийся основой CASE-средства. Он должен обеспечивать хранение версий проекта и его отдельных компонентов, синхронизацию поступления информации от различных разработчиков при групповой разработке, контроль метаданных на полноту и непротиворечивость;
графические средства анализа и проектирования, обеспечивающие создание и редактирование иерархически связанных диаграмм (DFD, ERD и др.), образующих модели ИС;
средства разработки приложений, включая языки 4GL и генераторы кодов;
средства конфигурационного управления;
средства документирования;
средства тестирования;
средства управления проектом;
средства реинжиниринга.
Требования к функциям отдельных компонент в виде критериев оценки CASE-средств приведены в разделе 4.2.
Все современные CASE-средства могут быть классифицированы в основном по типам и категориям. Классификация по типам отражает функциональную ориентацию CASE-средств на те или иные процессы ЖЦ. Классификация по категориям определяет степень интегрированности по выполняемым функциям и включает отдельные локальные средства, решающие небольшие автономные задачи (tools), набор частично интегрированных средств, охватывающих большинство этапов жизненного цикла ИС (toolkit) и полностью интегрированные средства, поддерживающие весь ЖЦ ИС и связанные общим репозиторием. Помимо этого, CASE-средства можно классифицировать по следующим признакам:
применяемым методологиям и моделям систем и БД;
степени интегрированности с СУБД;
доступным платформам.
Классификация по типам в основном совпадает с компонентным составом CASE-средств и включает следующие основные типы:
средства анализа (Upper CASE), предназначенные для построения и анализа моделей предметной области (Design/IDEF (Meta Software), BPwin (Logic Works));
средства анализа и проектирования (Middle CASE), поддерживающие наиболее распространенные методологии проектирования и использующиеся для создания проектных спецификаций (Vantage Team Builder (Cayenne), Designer/2000 (ORACLE), Silverrun (CSA), PRO-IV (McDonnell Douglas), CASE.Аналитик (МакроПроджект)). Выходом таких средств являются спецификации компонентов и интерфейсов системы, архитектуры системы, алгоритмов и структур данных;
средства проектирования баз данных, обеспечивающие моделирование данных и генерацию схем баз данных (как правило, на языке SQL) для наиболее распространенных СУБД. К ним относятся ERwin (Logic Works), S-Designor (SDP) и DataBase Designer (ORACLE). Средства проектирования баз данных имеются также в составе CASE-средств Vantage Team Builder, Designer/2000, Silverrun и PRO-IV;
средства разработки приложений. К ним относятся средства 4GL (Uniface (Compuware), JAM (JYACC), PowerBuilder (Sybase), Developer/2000 (ORACLE), New Era (Informix), SQL Windows (Gupta), Delphi (Borland) и др.) и генераторы кодов, входящие в состав Vantage Team Builder, PRO-IV и частично - в Silverrun;
средства реинжиниринга, обеспечивающие анализ программных кодов и схем баз данных и формирование на их основе различных моделей и проектных спецификаций. Средства анализа схем БД и формирования ERD входят в состав Vantage Team Builder, PRO-IV, Silverrun, Designer/2000, ERwin и S-Designor. В области анализа программных кодов наибольшее распространение получают объектно-ориентированные CASE-средства, обеспечивающие реинжиниринг программ на языке С++ (Rational Rose (Rational Software), Object Team (Cayenne)).
Вспомогательные типы включают:
средства планирования и управления проектом (SE Companion, Microsoft Project и др.);
средства конфигурационного управления (PVCS (Intersolv));
средства тестирования (Quality Works (Segue Software));
средства документирования (SoDA (Rational Software)).
На сегодняшний день Российский рынок программного обеспечения располагает следующими наиболее развитыми CASE-средствами:
Vantage Team Builder (Westmount I-CASE);
Designer/2000;
Silverrun;
ERwin+BPwin;
S-Designor;
CASE.Аналитик.
Описание перечисленных CASE-средств приведено в разделе 5. Кроме того, на рынке постоянно появляются как новые для отечественных пользователей системы (например, CASE /4/0, PRO-IV, System Architect, Visible Analyst Workbench, EasyCASE), так и новые версии и модификации перечисленных систем.
Какие элементы может содержать логическая и физическая ER-диаграммы в CASE-средстве ERwin Data Modeler?
Перечислите виды систем классификации. Укажите параметры систем классификации. В чем цель разработки классификаторов?
Какие элементы входят в структуру классификаторов технико-экономической информации?
Каждая система классификации характеризуется следующими свойствами:
гибкостью системы;
емкостью системы;
степенью заполненности системы.
Гибкость системы — это способность допускать включение новых признаков, объектов без разрушения структуры классификатора. Необходимая гибкость определяется временем жизни системы. Емкость системы — это наибольшее количество классификационных группировок, допускаемое в данной системе классификации. Степень заполненности системы определяется как частное от деления фактического количества группировок на величину емкости системы. В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации: иерархическая и многоаспектная.
Принята классификация выпускаемой продукции по следующему ряду уровней (Иерархическая классификация):
семейство продуктов;
группа продуктов;
серия продуктов.
Однако эта система классификации не обеспечивает идентификацию любого выпускаемого изделия. Для каждой единицы продукта должны указываться следующие атрибуты (Фасеты):
код серии продукта;
конфигурационные параметры;
свойства.
Код серии продукта – алфавитно-цифровой код, однозначно идентифицирующий отдельный продукт. Конфигурационные параметры – свойства, значения которых могут быть различными в зависимости от потребностей пользователей. Свойства – предопределенные характеристики отдельных продуктов, которые не могут меняться для одного и того же продукта.
Содержание документов или показателей можно достаточно полно и точно отразить с помощью списка ключевых слов — дескрипторов. Дескриптор — это термин естественного языка (слово или словосочетание), используемый при описании документов или показателей, который имеет самостоятельный смысл и неделим без изменения своего значения. Для того чтобы обеспечить точность и однозначность поиска с помощью дескрипторного языка, необходимо предварительно определить все постоянные отношения между терминами: родовидовые, отношения синонимии, омонимии и полисемии, а также ассоциативные отношения. Все выделенные отношения явно описываются в систематическом словаре понятий — тезаурусе, который разрабатывается с целью проведения индексирования документов, показателей и информационных запросов.
Какие элементы входят в структуру экономического показателя?
Основной структурной единицей, состоящей
из определенной совокупности реквизитов,
характеризующей какой-либо конкретный
объект, факт, процесс и т.п. с количественной
и качественной стороны, является
показатель.
Существуют
два определения этого понятия. В
соответствии с первым, принятым в
практике учета, статистики, планирования
и т.п., под показателем понимается
качественно определенная переменная
величина, которой может быть поставлено
в соответствие множество возможных
количественных значений, а также
алгоритмы их вычисления по различным
исходным данным.
Второе, принятое
в теории и практике автоматизированной
обработки данных, определяет показатель
как высказывание, содержащее
количественную характеристику какого-либо
свойства отображаемого объекта. Такое
высказывание содержит единственное
количественное значение и определенный
набор качественных признаков, необходимых
для его однозначной идентификации.
Оба
определения не противоречат друг другу,
просто в первом акцентируется внимание
на то, как получен тот или иной
показатель, а во втором – какие
реквизиты показателя отражают его
конкретное смысловое содержание.
Таким
образом, экономический показатель как
составная единица информации включает
один реквизит-основание и группу
взаимосвязанных с ним и между собой по
смыслу реквизитов-признаков. Показатель
имеет название (наименование), раскрывающее
его основной экономический смысл (что
соответствует первому определению
понятия «показатель», так как позволяет
сопоставить ему экономико-математическую
модель расчета). Обычно в состав
наименования показателя входят термины,
обозначающие измеряемый объект, т.е.
что происходит с объектом (определяются
наличие, мощность, выпуск, затраты,
себестоимость, потери, прибыль и т.п.),
формальная характеристика, т.е. как
он считается (сумма, объем, прирост,
процент, разность, средняя и т.п.). Кроме
того, показатель содержит дополнительные
признаки, которые не выражают его
основной экономический смысл, но уточняют
конкретное количественное значение
показателя. Состав дополнительных
признаков определяется в каждом
конкретном случае по-разному, но обычно
к ним всегда относятся термины,
обозначающие время, к которому
относится данный показатель (момент
или период), единицу измерения (кг,
т, шт., руб. и т.п.), вид данных по
функциям управления (плановый, фактический,
нормативный и т.п.), а также термины,
указывающие на то, кто производит
действие над измеряемым объектом, где
он находится, перемещается.
Дополнительные
признаки позволяют конкретизировать
экономико-математическую модель расчета
показателя, характеризуя его особенность
для каждого конкретного случая.
Взаимосвязь
и соотношение таких классификаций
понятия "показатель" приведены на
рис. 1.3.
Рис.
1.3. Структура экономического
показателя
Анализ структуры
показателей имеет большое значение для
их идентификации и классификации при
организации хранения, поиска и
интегрированной обработки данных, так
как каждый структурный элемент показателя
может рассматриваться как признак
классификации множества показателей.
Например, по признаку формальной
характеристики различают
абсолютные и относительные
показатели, по признаку процесса
различают показатели, характеризующие
состояние и изменение измеряемого
объекта, в числе последних можно выделить
показатели, характеризующие процессы
производства, распределения, обращения,
потребления и т.п. По признаку объекта
различаются показатели: населения и
трудовых ресурсов, природных ресурсов,
продукции, основных фондов, финансов и
т.п.
Какие параметры, характеризуют код информации?
Код характеризуется следующими параметрами:
длиной;
основанием кодирования;
структурой кода, под которой понимают распределение знаков по признакам и объектам классификации;
степенью информативности, рассчитываемой как частное от деления общего количества признаков на длину кода;
коэффициентом избыточности, который определяется как отношение максимального количества объектов к фактическому количеству объектов.
Объясните отличия в применении линейного и двумерного штрихового кодирования (Code 39, Code 128, EAN-13, PDF-117, QR-код).
По способу кодирования информации различают линейные (одномерные) и двумерные символики (кодировки) штрих-кодов. Линейными (одномерными) в отличие от двумерных называются штрих-коды, читаемые в одном направлении (по горизонтали). Наиболее распространены: EAN, UPC, Code 39, Code 128, Codabar, Interleaved 2 of 5. Линейные символики позволяют кодировать небольшой объем информации (до 20...30 символов – обычно цифр) с помощью несложных штрих-кодов, читаемых недорогими сканерами. Двумерные штрих-коды – символики, разработанные для кодирования большого объема информации (до нескольких страниц текста). Такой код считывается с помощью специального сканера и позволяет быстро и безошибочно вводить большой объем информации, а его расшифровка проводится в двух измерениях – по горизонтали и по вертикали.
В одномерном штриховом коде каждая цифра кодируется определенным числом штрихов и пробелов, которые имеют соответствующую ширину и расположение в отведенном для них месте, которое называется цифровым знаком и является основной единицей информации штрихового кода. Все цифровые знаки, как правило, имеют одинаковую ширину и состоят из модулей – самых узких элементов кода. Ширина штрихов и пробелов всегда кратна модулю, что видно из рис. 2.
По каким признакам можно классифицировать экономическую документацию?
Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам :
- по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы );
- по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т.д.);
- по уровню управления (государственный уровень, уровень министерства, уровень объединений, предприятий и организаций );
- по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и др .);
- по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);
- по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые в системе );
- по отношению к задаче (первичые документы, промежуточные и результатные документы );
- по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);
- по способу чтения и обработки (документы визуального чтения и ручной обработки, машино-ориентированные документы, машино-читаемые документы);
- по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д .);
- по срочности (срочные, не срочные).
Какие формы документов выделяют при проектировании унифицированной системы документации?
При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.
Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.
Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафаретизация — это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.
Деловая корреспонденция разнообразного содержания пересылается по почте, в том числе электронной, и служит средством общения между предприятиями, организациями, частными лицами. Переписка занимает в объеме документации предприятия до 80%. В целях организации более эффективной работы предприятия, создаются сборники трафаретных текстов. При этом нередко многие тексты имеют по несколько запасных вариантов. Чтобы написать, например, письмо, следует подобрать нужный вариант текста, проставить цифры или фамилии и подписать.
Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.
Укажите особенности проектирования форм первичных и результатных документов.
В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:
- полнота информации, т .е . результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные ) и результатные показатели ;
- количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки );
- своевременность предоставления информации управленческому персоналу;
- достоверность предоставляемой информации ;
- хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов );
- отсутствие показателей, рассчитываемых вручную .
Можно выделить следующие принципы построения результатных документов (рис . 5.4):
- выделение трех зон в документе;
- разделение реквизитов на однозначные, т .е . имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;
- выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;
- выделение реквизитов -оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т .е . от первичных оснований ─ к результатным, а среди результатных ─ размещение их в порядке возрастания старшинства итога);
- если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок ).
Наименование предприятия __________________ Наименование документа Наименование подразделения __________________ (период времени ) ____________________________ |
Количество листов _______ Номер листа __ Количество экземпляров __ Номер экз .______ |
||||||
Наимено-ваие 1-го признака |
Код 1-го признака |
Наимено-ваие 2-го признака |
Код 2-го признака |
Наимено-ваие 3-го признака |
Код 3-го признака |
Коли-чество |
Сумма |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого по 3- му признаку |
* |
* |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого по 2- му признаку |
|
** |
|||||
Итого по 1- му признаку |
|
*** |
|||||
Подпись _______________________ Дата ________________ |
|||||||
Рис . 5.4. Схема структуры результатного документа
Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности:
1. Определение полного реквизитного состава документа .
2. Классификация реквизитов-признаков : на справочные и группировочные, реквизиты -основания: на первичные и результатные, а результатные основания ─ по степеням итогов .
3. Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа).
4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности .
5. Подсчет длины строки в табличной зоне (L док ), с учетом пробелов между реквизитами и разделительными линиями граф по формуле :
L док = L1 + L2 + ┘+Li +┘+ Ln + k*d,
где Li ─ длина i-го реквизита, ( i = 1 - n);
k ─ число колонок в таблице,
d- число пробелов между колонками .
Если длина строки документа, т.е. его ширина больше ширины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то проведение перегруппировки реквизитов таблицы с использованием следующих методов :
- выносятся итоговые колонки в итоговые строки ;
- перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).
При этом осуществляется выделение в первой зоне специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).
Объясните понятие информационной базы (ИБ) и способы ее организации и особенности проектирования.
Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (ИБ) ─ это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.
Файл ─ это некоторое множество записей однородной структуры, предназначенное для решения экономических задач. Запись ─ это набор полей определенного формата, объединенных по общему ключевому полю. Все файлы ЭИС можно классифицировать по следующим признакам:
∙ по этапам обработки (входные, базовые, результатные);
∙ по типу носителя (на промежуточных носителях ─ гибких магнитных дисках и магнитных лентах, и на основных носителях ─ жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);
∙ по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);
∙ по назначению (по типу функциональных подсистем);
∙ по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи);
∙ по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).
Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов.
Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.
К числу базовых файлов, хранящиеся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.
Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40 %, а, следовательно, имеющие коэффициент стабильности (Кст) не менее 0,6.
Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например о ценах. Нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержаний, отчислений и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.
Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.
Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, также как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.
Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.
Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например, прогнозных задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.
Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:
∙ полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;
∙ целостность хранимой информации, т.е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;
∙ своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;
∙ гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;
∙ реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИБ;
∙ релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;
∙ удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;
∙ разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.
Существуют следующие способы организации ИБ: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основывающейся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, то есть системы управления базами данных (СУБД).
Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под задачи обеспечивают, как правило, более быстрое время обработки данных. Однако недостатки организации локальных файлов, связанные с большим дублированием данных в информационной системе и, как следствие, несогласованностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в специализированных приложениях, требующих очень высокую скорость реакции, при импорте необходимых данных их интегрированной ИБ.
Интегрированная ИБ, т.е. база данных (БД) ─ это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для множества приложений.
Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользователей. Но централизация управления и интеграция данных приводят к проблемам другого характера: необходимости усиления контроля вводимых данных, необходимости обеспечения соглашения между пользователями по поводу состава и структуры данных, разграничения доступа и секретности данных.
Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы ведения файлов, а также на перепроектирование ИБ при возникновении новых задач.
К организации БД предъявляются следующие основные требования:
∙ логическая и физическая независимость данных (программ от изменений структуры БД);
∙ контролируемая избыточность данных;
∙ стандартизация данных за счет использования классификаторов;
∙ наличие словаря данных;
∙ специализация интерфейса для администратора БД и пользователя системы;
∙ контроль целостности данных;
∙ защита данных от несанкционированного доступа;
∙ наличие вспомогательных программных средств (утилит) проектирования и эксплуатации БД.
Принципами построения централизованной БД являются:
∙ обеспечение логической организация данных с помощью построения глобальной модели данных;
∙ представление информационных потребностей для каждой задачи в виде подмоделей данных;
∙ выделение специального языка описания данных для получения схем и подсхем;
∙ описание процедур обработки данных с использованием языка манипулирования данными;
∙ разделение доступа к полям данных;
∙ защита данных через пароль;
∙ обеспечение доступности данных одновременно для нескольких пользователей.
Для распределенных БД существуют свои требования:
∙ учета территориального расположения подразделений ЭИС;
∙ обеспечения независимости данных от их территориального расположения;
∙ оптимального размещения БД между абонентами и серверами;
∙ сокращения стоимости информационного обслуживания абонентов;
∙ обеспечения решения сложных межведомственных задач;
∙ надежности хранения обработки данных; использования СУБД, которые имеют язык описания данных, манипулирования данными и язык запросов, ориентированные на работу в сети;
∙ возможности параллельного обращения к данным из различных узлов обработки данных.
Приведите классификацию технологических процессов обработки данных в ЭИС.
По типу используемой аппаратно-программной платформы технологические процессы выполняются: на персональных ЭВМ, в локальных, региональных, глобальных вычислительных сетях.
По режиму обработки выделяют технологические процессы обработки данных, выполняемые в пакетном режиме, интерактивной (диалоговой) обработки, в режиме разделения времени, в реальном масштабе времени, и технологии со смешанным режимом.
По типу информационного обеспечения выделяют технологические процессы, обрабатывающие локальные файлы, локальные и распределенные БД.
По типу специального программного обеспечения технологические процессы подразделяются на применяющие функционально-ориентированные пакеты, используемые для автоматизации решения задач функциональных подсистем, методо-ориентированные ППП, применяемые для решения задач класса СППР, профессионально-ориентированные ППП, предназначенные для обработки различных типов данных.
По отношению к ЭВМ все технологические процессы, независимо от того, для каких процессов они создаются, условно подразделяются на внемашинные, имеющие подготовительный характер, поскольку их выполнение связано с получением первичной информации, и внутримашинные, связанные с хранением и обработкой полученной информации.
По типу обрабатываемой информации можно выделить процессы обработки цифровой, графической, текстовой, мультимедийной информации, знаний для экспертных систем.
Какие показатели позволяют провести оценку эффективности и выбор организации технологических процессов