Сохранение таблицы

Перед вводом информации спроектированную таблицу необходимо сохранить: нажать кнопку Сохранить на панели инструментов или соответствующую команду в п. м. Файл и ввести название таблицы, после чего на экране появляется вопрос «Создать ключевое поле сейчас?» (Да или Нет)

Если выбирается ответ «Да», то Access создаст автоматически поле с именем «Код» и типом данных Счетчик, если «Нет», – то таблица будет создана без ключевого поля. В этом случае необходимо открыть созданную таблицу в режиме Конструктора и определить «вручную» ключевое поле.

Ввод данных

Чтобы перевести таблицу в режим ввода информации, нужно перейти в режим Таблицы. Поля заполняются последовательно. Переход от одного поля к другому удобно выполнять клавишей Tab (или комбинацией Shift+Tab – в обратном направлении). Если при проектировании таблицы для некоторых полей были предусмотрены значения по умолчанию, эти значения автоматически появятся в соответствующих полях. Записи в таблице можно перемещать, копировать и удалять теми же способами, что и в электронных таблицах, то есть сначала выделить строки, а потом выполнить необходимую операцию. Столбец можно выделить щелчком мыши по заголовку. Столбцы можно перемещать вправо и влево, пользуясь методом drag and drop (перетащить и бросить).

При необходимости можно вернуться в режим Конструктора. Это дает возможность что-либо подправить в структуре таблицы.

Сортировка данных в таблице

Данные, находящиеся в таблице, можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Для этого нужно поместить курсор мыши в любую ячейку столбца, значения которого будут отсортированы и из п. м. Записи выбрать команду Сортировка или нажать на панели соответствующую кнопку.

8. Создание связей между таблицами БД

Связь между таблицами устанавливается путем определения в одной таблице (подчиненной) поля, соответствующего ключу другой таблицы (главной). Установленная связь свяжет записи, содержащие в заданном поле одинаковые значения. Созданные связи позднее Access будет использовать в запросах, формах или отчетах.

Замечания.

• Оба связываемых поля должны иметь одинаковый тип данных.

• Свойства Размер поля для обоих связываемых полей числового типа должны быть одинаковыми.

• Если ключевым полем главной таблицы является поле с типом данных Счетчик, то это поле можно связать с числовым полем подчиненной таблицы. При этом для числового поля связанной таблицы для свойства Размер поля должно быть задано значение Длинное целое.

36. Редактирование связей между таблицами. Понятие о целостности информации в базе данных и ее обеспечение в access. Ввод и редактирование данных

Д ля ввод данных в таблицу выделите таблицу в окне базы данных и щелкните по кнопке Открыть. Появляется таблица (рис. 14.6). В верхней части таблицы выведены имена поей базы данных. Внизу таблицы расположены кнопки навигатора для перемещения по записям базы данных. Если данные не умещаются в окне таблицы, то появляются горизонтальные и вертикальные линейки прокрутки.

Данные вводятся, как обычно, с клавиатуры, переход от одного поля к другому осуществляется с помощью мыши или клавиши Tab. Ширину столбцов можно регулировать перетаскивая границу поля мышью.