2. Нормативно-правове забезпечення порядку ведення касових операцій

Основним нормативно–правовим документом, який врегульовує питання обліку касових операцій, є затверджений Постановою Правління Національного банку України “Положення про ведення касових операцій у національній валюті України” № 637 від 15.12.2004 р.

Вимоги цого Положення поширюються на юридичних осіб (крім установ банків і підприємств поштового зв'язку) незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, їх відокремлені підрозділи, представництва іноземних організацій і фірм, які здійснюють підприємницьку діяльність (далі — підприємтсва), а також на зареєстрованих у встановленому порядку фізичних осіб, які є суб'єктами підприємницької діяльності без створення юридичної особи (далі — підприємці), які здійснюють операції з готівкою в національній валюті та є обов'язковими для виконання ними. Це Положення не поширюється на розташованіх на територiї України iноземні дипломатичні, консульські, торговельні та iнші офiцiйні представництва, мiжнародні органiзацiї та їх фiлiї, що користуються iмунiтетом i дипломатичними привiлеями, а також представництва iнших iноземних органiзацiй i фiлiй, якi не здiйснюють пiдприємницької дiяльностi.

Кожне пiдприємство для здiйснення розрахункiв готiвкою по-винно мати касу. Kасою називається спецiально обладнане та iзольоване примiщення, або місце, призначене для приймання, видачi i тимчасового зберiгання готiвки. Kерiвники пiдприємств зобов’язанi обладнати касу i забезпечити зберiгання грошей у примiщеннi каси, а також у разi доставки їх з установи банку i здавання в установу банку. Вони несуть у встановленому вiдповiдним законодавством порядку вiдповiдальнiсть у тому разi, якщо з їх вини не були створенi необхiднi умови, що забезпечують схороннiсть коштiв пiд час їх зберiгання i транспортування.

Kаси пiдприємств у разi потреби можуть бути застрахованi страховою органiзацiєю.

Примiщення каси має бути iзольовано, а дверi до каси пiд час здiйснення операцiй — замкнутi з внутрiшнього боку. Доступ до примiщення каси особам, якi не мають вiдношення до її роботи, забороняється.

Уся готiвка на пiдприємствах зберiгається, як правило, у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках — у комбiнованих i звичайних металевих шафах, якi пiсля закiнчення роботи каси замикаються ключем i опечатуються сургучевою печаткою касира.

Kлючi вiд металевих шаф i печатки зберiгаються у касирiв, яким забороняється передавати стороннiм особам або виготовляти неврахованi дублiкати.

Врахованi дублiкати ключiв в опечатаних касирами пакетах, скриньках тощо зберiгаються у керiвникiв пiдприємств. Не рiдше одного разу на квартал проводиться їх перевiрка комiсiєю. У разi виявлення втрати ключа керiвник пiдприємства повiдомляє про цей iнцидент в органи внутрiшнiх справ i вживає заходiв щодо негайної замiни замка металевої шафи.Зберiгання в касi готiвки та iнших цiнностей, що не належать цьому пiдприємству, забороняється.

Перед вiдкриттям примiщення каси i металевих шаф касир зобов’язаний оглянути схороннiсть замкiв, дверей, вiконних грат i печаток, переконатися у справностi охоронної сигналiзацiї. У разi пошкодження або зняття печатки, поломки замкiв, дверей або грат касир зобов’язаний негайно доповiсти про це керiвнику пiдприємства, який повiдомляє про цю подiю в органи внутрiшнiх справ i вживає заходiв щодо охорони каси до прибуття працiвникiв мiлiцiї.

У цьому разi керiвник, головний бухгалтер або особи, якi їх замiнюють, а також касир пiдприємства пiсля одержання дозволу органiв внутрiшнiх справ проводять перевiрку наявностi коштiв та iнших цiнностей, що зберiгаються в касi. Ця перевiрка має бути проведена до початку касових операцiй. Про наслiдки перевiрки складається акт у чотирьох примiрниках (див. зразок 3.6), який пiдписується всiма особами, що брали участь у перевiрцi. Перший примiрник акта передається в органи внутрiшнiх справ, другий— надсилається до страхової компанiї, третiй — надсилається до вищестоящої органiзацiї (у разi її наявностi), а четвертий — залишається у пiдприємства.

Kасир вiдповiдно до чинного законодавства несе повну матерiальну вiдповiдальнiсть за збереження всiх прийнятих ним цiнностей. Пiсля видання наказу про призначення касира на роботу керiвник пiдприємства зобов’язаний пiд розписку ознайомити його з

Порядком ведення касових операцій, пiсля чого з касиром укладається “Договiр про повну індивідуальні матерiальну вiдповiдальнiсть”,

Kасиру забороняється передовiряти виконання дорученої йому роботи iншим особам.

На пiдприємствах, якi мають одного касира, у разi потреби тимчасової його замiни, виконання обов’язкiв касира покладається на iншого працiвника за письмовим наказом керiвника пiдприємства. З цим працiвником укладається договiр, про повну матеріальну відповідальність, на час виконання ним обов’язкiв касира.

У разi раптового залишення касиром роботи (з причини хвороби тощо) цiнностi, що знаходяться у нього пiд звiтом, негайно перераховуються iншим касиром, якому вони передаються, у присутностi керiвника i головного бухгалтера пiдприємства або у присутностi комiсiї у складi осiб, призначених керiвником пiдприємства.

Про результати перерахування i передачi цiнностей складається акт за пiдписами вказаних осiб.

На пiдприємствах, де за штатним розписом не передбачена посада касира, обов’язки останнього можуть виконуватися бухгалтером чи iншими працiвниками за письмовим розпорядженням керiвника пiдприємства за умови укладання з ними договору про повну матеріальну відповідальність.

У разi зарахування на роботу i призначення на посади, пов’язанi з веденням касових операцiй, обслуговуванням засобiв охоронно-пожежної сигналiзацiї, збереженням i транспортуванням коштiв або перiодичному залученню працiвникiв пiдприємств д вказаних вище робiт, керiвникам пiдприємств треба враховувати, що на зазначенi вище посади не бажано брати:

– осiб, якi ранiше притягалися до кримiнальної вiдповiдальностi за навмиснi злочини, у яких судимiсть не погашена або не знята у встановленому порядку; за вироком суду позбавленi права займатися вищезазначеними видами дiяльностi;

– осiб, якi страждають на хронiчнi психiчнi захворювання;

– осiб, якi перебувають на спецiальному медичному облiку з приводу алкогольної або наркотичної залежностi.

При перевезеннi готiвки в нацiональнiй валютi, що нале- жить пiдприємствам, установам i органiзацiям усiх форм власностi, вiд кас пiдприємств до установ банкiв та у зворотньому напрямку керiвник такого пiдприємства, установи чи органiзацiї має забезпечувати касира охороною та транспортним засобом.

При транспортуваннi значних грошових сум i цiнностей та в iнших випадках, охорона касирiв здiйснюється на договiрнiй основi працiвниками мiлiцiї та вiддiлами охорони пiдроздiлiв Державної служби охорони при органах внутрiшнiх справ.

Пiд час транспортування коштiв касиру, особам з його супроводу i водiю транспортного засобу, якщо вiн надається керiвником пiдприємства, не рекомендується:

– розголошувати маршрут руху i розмiр суми коштiв i цiнностей, що перевозяться;

– впускати до салону транспортного засобу стороннiх осiб, якi не мають дозволу керiвника пiдприємства та (чи) пiдроздiлу Державної служби охорони при органах внутрiшнiх справ;

– йти пiшки, їхати попутним або громадським транспортом;

– вiдвiдувати магазини, ринки i подiбнi мiсця;

– виконувати будь-якi доручення, не пов’язанi з транспортуванням коштiв та вiдволiкатися будь-яким iншим способом вiд доставки за призначенням грошей i цiнностей.

Пiдприємства та iндивiдуальнi пiдприємцi, якi мають поточнi рахунки в банку, зобов’язанi зберiгати свої кошти в установах банкiв. Готiвка, яку вони одержують з власних поточних рахункiв (як з основного, так i додаткових) в установах банкiв у межах наявних на них коштiв, має витрачатися виключно на визначенi в чеку цiлi, що не суперечать чинному законодавству (у т.ч. нормативним актам НБУ).

Готівкові розрахунки підприємств та індивідуальних підприємців між собою, а також з громадянами можуть проводитись як за рахунок коштів, одержаних з каси банків, так і за рахунок виручки, а також інших касових надходжень.

Сума платежу готiвкою одного пiдприємства (iндивiдуального пiдприємця) з iншим пiдприємством (iндивiдуальним пiдприємцем) не повинна перевищувати 10 тис.грн. протягом одного дня за одним або кiлькома платiжними документами. При цьому кiлькiсть пiдприємств (iндивiдуальних пiдприємцiв), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується. Платежi пiдприємства (iндивiдуального пiдприємця) iншому пiдприємству (iндивiдуальному пiдприємцю) понад установлену граничну суму (10 тис.грн.) проводяться виключно в безготiвковому порядку.

У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами (підприємцями) понад установлену граничну суму, кошти у розмірі перевищення встановленої суми додаються до фактичних залишків готівки у касі на кінець дня, з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси.

Пiд час здiйснення готiвкових розрахункiв пiдприємства (iндивiдуальнi пiдприємцi)-отримувачi готiвкового платежу зобов’язанi надати пiдприємствам (iндивiдуальним пiдприємцям)-платникам облiковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактуру, товарний чек, акт виконаних робiт), якi б пiдтверджували здiйсненi платниками витрати готiвки..

Установлення ліміту каси проводитися підприємствами самостійно на підставі розрахунку установлення ліміту залишку готівки вкасі, який встановлюється на підставі середньоденного надходженняготівки до каси або її середньоденної видачі, та підписується головним (старшим) бухгалтером та керівником підприємства (або уповноваженою ним особою). До розрахунку приймається строк здавання підприємством готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений відповідним договором банківського рахунку.

Для кожного підприємства та його окремого підрозділу складається окремий розрахунок установлення ліміту залишку готівки в касі.

Установлений ліміт каси затверджується внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства. Інформація про затверджений ліміт каси подається у банк за допомогою документа “Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі” Для відокремлених підрозділів ліміт каси встановлюється і доводиться до їх відома відповідними внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства — юридичної особи.

Підприємства, що розпочинають свою діяльність, на перші три місяці їх роботи ліміт каси встановлюють відповідно до прогнозних розрахунків. Установлений з урахуванням прогнозних розрахунків ліміт каси переглядається за фактичними показниками діяльності.

Зауважимо, що в зазначеній у зразку 3.1. інформації, до виручки, яка враховується при розрахунку ліміту залишку по касі, береться до уваги надходження готівки за виключенням отриманої із банка