4.2. Офис в системе управления

Здание является базовым элементом офиса. В свою очередь поддерживающими элементами офиса являются система технических средств, информационная система, программные средства; критерии выбора программных продуктов.

От организации рабочего места и благоприятных условий труда зависят работоспособность персонала, производительность и качество труда, состояние его здоровья. Рабочее место – это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Нормы площадей служебных помещений устанавливаются в расчете 4 кв.м. на одного работника.

Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению его средствами и предметами труда и функциональному их размещению. Она включает оснащение рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимыми средствами организационной техники с четом антропометрических данных; технологическую планировку; совершенствование условий труда.

Под условиями труда в офисе понимается совокупность элементов производственной сферы (климатических, физических, биологических) и трудового процесса (психофизиологических), оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека - его здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом, процесс воспроизводства рабочей силы и эффективность труда.

Параметры, характеризующие оптимальные условия труда в офисе многообразны. К наиболее практически значимым относятся метеорологические факторы производственной среды (температура, относительная влажность, скорость движения воздуха), чистота воздушной среды (наличие паров, газов, аэрозолей), освещенность, шум, вибрация, ультразвук, различные излучения и др. Почти все они нормируются путем установления стандартов, санитарных норм и требований.

Рабочая мебель должна обладать следующими характеристиками:

• высота сиденья стула над уровнем пола – 43 см.;

• высота крышки стола над уровнем пола – 71 см.;

• расстояние от нижней поверхности крышки стола до сидения стула – около 23 см.

Секретарь должен сидеть лицом к входной двери. Такая планировка подразумевает разделение кабинета секретаря на три зоны: рабочую зону (стол со средствами и орудиями труда); зону приема посетителей и зону отдыха. При небольших размерах служебного помещения вторая и третья зоны совмещаются.

Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления

План:

5.1. Средства организационной техники в офисе.

5.2. Специализированное оборудование и мебель для офиса.

5.3. Способы автоматизации делопроизводства.

5.4. Анализ рынка АСДОУ.

5.5. Применение современных офисных программ для составления, оформления, хранения документов.

5.6. Использование мастеров для оформления документов.

5.1. Средства организационной техники в офисе

Организационная техника классифицируется на следующие семь групп:

1. Средства копирования документов - фотографические, термографические, электронно-искровые, электронографические.

2. Средства размножения документов – офсетная (большой тираж), трафаретная и гектографическая (спиртовая) печать, ризография (130 копий в минуту).

3. Средства составления и изготовления текстов документов - пишущие машины, диктофоны, персональные компьютеры, программное обеспечение.

4. Средства обработки документов - фальцевальные, адресовальные (франкировальные), бумагоуничтожающие (шредеры), переплетные (биндеры), листоподборочные, листоукладочные, пачковязальные, бумагорезательные машины, ламинаторы.

5. Средства административно-управленческой связи - телеграфная, факсимильная, телефонная связь, электронная почта, сотовая, пейджинговая, спутниковая, волоконно-оптическая и теле-, видео-, конференц-связь.

6. Средства хранения и поиска документов - конверты, альбомы, футляры-папки, шкафы-регистраторы, плоские элеваторные, роторные карточки и картотеки, электронные средства хранения документов.

7. Средства транспортирования документов - ленточный, грейферный и лифтовой транспортер.

Копирование документов – это получение (изготовление) небольшого (от5 до 20 экземпляров) количества копий с оригинала.

Размножение документов – это получение значительного (свыше 20 экземпляров) количества копий, причем для него используется не сам оригинал, а печатная форма, изготовленная с него.

Бумагоуничтожители (шредеры) разрезают документы на мелкие ленты в различных комбинациях: с параллельной резкой (на полосы различной ширины), перекрестной (на мелкие фрагменты) или резкой повышенной секретности для любых офисных нужд. Возможна автоматическая сенсорная резка с функцией режима ожидания (начинает работать в момент опускания документа в уничтожитель).

Переплетные устройства (биндеры) могут осуществлять переплет пластиковыми и металлическими пружинами. Переплет пластиковыми пружинами – наиболее экономичный способ офисного переплета, обеспечивающий высокую надежность скрепления листов и возможность удаления или добавления отдельных фрагментов ранее сформированных документов. Переплет металлическими пружинами – более долговечный способ скрепления документов. Количество переплетенных листов в блоке не изменяется, что исключает возможность случайной или преднамеренной выемки или замены отдельных листов.

Оформление печатных материалов требует аккуратности и презентабельности. Обработанный с помощью резательного устройства документ формирует у пользователя уважительное отношение к нему. По своему назначению и характеристикам бумагорезательные машины делятся на ручные модели с роликовым и сабельным типами реза, и модели с гильотинным типом реза.

Ламинаторы используются для защиты печатной продукции от влаги, подделки, механического повреждения, загрязнения, воздействия ультрафиолетового излучения. Оно продлевает срок жизни документов.

Процесс ламинирования заключается в припрессовке полиэстеровой пленки к бумажному документу. Существуют 2 типа ламинирования – «горячее» (осуществляется путем нагрева клеевого слоя, нанесенного на полиэстеровую пленку и прижимания под небольшим давлением к бумаге) и «холодное» (клеевой слой закрепляется на ламинируемом материале при температуре ниже 75 градусов).