6.2.2.Служба закупок на предприятии
Для обеспечения предприятия предметами труда необходимо решить задачи:
— что закупить;
— сколько закупить;
— у кого закупить;
— на каких условиях закупить.
Затем выполняются работы:
заключить договор;
проконтролировать его выполнение;
организовать доставку и складирование.
Приведем два варианта службы снабжения [6] (рис. 6.2 и рис. 6.3).
Рис. 6.14.. Реализация функции снабжения в процессе работы различных подразделений предприятия
Рис. 6.15. Реализация функции снабжения в процессе работы одного подразделения предприятия
В первом случае задачи «Что покупать? Сколько покупать» решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются работы по складированию. Функция управления материальным потоком разделена между различными службами предприятия, и её эффективная реализация затруднительна.
Во втором случае все функции по снабжению предприятия, т.е. управление материальным потоком сосредоточено в одних руках. Такая структура дает больше возможности для реализации системного подхода к управлению материальным потоком при обеспечении сырьем. Это дает возможность логистической оптимизации материального потока на стадии закупок.
6.2.3.Механизмы функционирования закупочной логистики
В главных промышленно развитых странах существует отработанный более или менее стандартный механизм материально-технического обеспечения.
Традиционная система организации материального снабжения в ФРГ основана на принципе хранения запасов.
При возникновении потребностей у производственных подразделений оформляется документ о получении материалов на складе фирмы. На складе фирмы, где эти материалы подбираются и передаются получателю либо доставляются прямо на рабочие места. Если требуемые предприятию материалы отсутствуют на складе фирмы, делается запрос в орган закупок. Закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товаров. На предприятие-заказчик отправляются крупные партии материалов, как правило, автомобильным или железнодорожным транспортом. Заказанные грузы по их поступлении принимают на центральном приемном пункте компании. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они доставляются в производственные подразделения.
Типичная схема прохождения документации и материальных потоков при закупках представлена на рис. 6.4 [18].
Для этой системы характерны значительные материальные издержки. Заказчик и поставщик, начиная с заказа на материал и до его получения, используют около 15 форм документов. Оформление различных бланков занимает много времени и приносит ущерб заказчику при ожидании материалов. Кроме того, данная система предполагает наличие комплекта складов с соответствующими издержками:
содержание складских помещений;
затраты на обслуживающий персонал;
затраты на транспортные средства;
убытки от хранении запасов (охрана, кражи, потери от снижения цен, потери от порчи товара).
Д – поток документов; М – поток материалов.
Рис. 6.16. Типичная схема организации материально-технического снабжения предприятий ФРГ.
Хорошо зарекомендовала себя на практике система договоров с фирмами-посредниками. Разработана в ФРГ в конце 70-х начале 80-х годов [18]. Имеет меньшее количество звеньев, прохождение запросов и материальных потоков упрощено. Функции отбора и доставки грузов переходят к поставщику, который не является производителем сырья и комплектующих, а оптовой торговой компанией.
Структура системы и прохождение материальных потоков показаны на рис. 6.5.
Рис. 6.17. Схема организации материально-технического снабжения предприятий ФРГ с участием посредников.
Потребитель направляет заявку на сырье прямо от производственного участка в пункт регистрации заявок в складском хозяйстве. Пункт регистрации один-два раза в день направляет запросы поставщикам, объединенным системой договоров. Поставщик на следующий день рассылает запрошенные материалы. Они собираются и контролируются в пункте накопления (торговом складе) или отправляются на снабжаемое предприятие.
План-график поставок составляется поставщиком и заказчиком совместно в форме месячной сводки по агрегированным показателям.
Вместо 14 формуляров запроса заполняется один. Он одновременно и заказ и документ, регистрирующий поставку и получение товара.
Преимущество системы договоров – сокращение делопроизводства и административных издержек. Главный выигрыш – возможность отказаться от собственных складов. Сокращение расходов на хранение и транспортировку составляет 5-20% от цены поставки материала.
Важным моментом в данной системе является возможность организации срочных поставок ( в течении 24 часов).
Опыт ФРГ показывает, что собственные склады покрывают потребность на 50-60%, склады торговых фирм до 90%.