3.2. Двойная запись. Сущность и значение

В результате хозяйственных операций происходят изменения в составе объектов бухгалтерского учета. Хозяйственные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета, характеризующих состояние объектов учета, способом двойной записи, при котором каждая хозяйственная операция фиксируется на двух взаимосвязанных счетах. Необходимость двойной записи обосновывалась при рассмотрении типов балансовых изменений, когда отмечалось, что каждая хозяйственная операция приводит к двум экономическим явлениям и обязательно затрагивает две статьи бухгалтерского баланса.

Двойная запись представляет собой способ взаимосвязанного отражения явлений, вызываемых хозяйственной операцией, на двух счетах бухгалтерского учета, в одинаковых суммах — на дебете одного счета и кредите другого.

Рассмотрим примеры двойной записи на счетах бухгалтерского учета.

• В кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета организации в банке — 100000 руб. Остаток в кассе — 10000 руб. Остаток на расчетном счете — 150000 руб.

Хозяйственная операция отражается на двух активных счетах «Касса» и «Расчетные счета». В кассе денежные средства увеличились, на расчетном счете уменьшились.

Запись будет выглядеть так:

Дебет счета «Касса» — Кредит счета «Расчетные счета» — 100000 руб.

На счетах запись отражается следующим образом (табл. 4.5 и 4.6).

Таблица 3.5

Счет «Касса»

Дебет	Кредит
Сальдо 10000
1) 100000
Оборот 100000	Оборот —
Сальдо 110000

Таблица 3.6

Счет «Расчетные счета»

Дебет	Кредит
Сальдо 150000
	1) 100000
Оборот —	Оборот 100000
Сальдо 50000

• Нераспределенная прибыль направлена на формирование резервного капитала в размере 40 000 руб. Остаток по данному счету — 60000 руб.

Хозяйственная операция отражается на двух пассивных счетах — «Резервный капитал» и «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Резервный капитал увеличился, а нераспределенная прибыль уменьшилась на одну и ту же сумму.

Запись выглядит следующим образом:

Дебет счета «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» — Кредит счета «Резервный капитал» — 40000 руб.

На счетах запись делается следующим образом (табл. 4.7 и 4.8).

Таблица 3.7

Счет «Резервный капитал»

Дебет	Кредит
	Сальдо —
	2) 40000
Оборот —	Оборот 40000
	Сальдо 40000

Таблица 3.8

Счет «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

Дебет	Кредит
	Сальдо 60000
2) 40000
Оборот 40000	Оборот —
	Сальдо 20000

• Поступили материалы от поставщиков на склад организации на сумму 150000 руб. Расчет с поставщиками не произведен. Остаток на данном счете — 100000 руб.

Хозяйственная операция отражается на активном счете «Материалы» и пассивном счете «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В результате хозяйственной операции на складе увеличились запасы материалов и возросла кредиторская задолженность поставщикам. Запись на счетах выглядит следующим образом:

Дебет счета «Материалы» — Кредит счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 150000 руб.

На счетах запись отражается следующим образом (табл. 4.9 и 4.10).

Таблица 3.9

Счет «Материалы»

Дебет	Кредит
Сальдо 100000
3) 150000
Оборот 150000	Оборот —
Сальдо 250000

Таблица 3.10

Счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Дебет	Кредит
	Сальдо —
	3) 150000
Оборот —	Оборот 150000
	Сальдо 150000

• Выплачена из кассы заработная плата персоналу организации на сумму 100000 руб. Остаток на счете «Касса» — 10000 руб. Остаток на счете «Расчеты с персоналом по оплате труда» — 100000 руб.

Хозяйственная операция отражается на пассивном счете «Расчеты с персоналом по оплате труда» и активном счете «Касса». В результате операции уменьшатся кредиторская задолженность персоналу и денежные средства в кассе.

Запись выглядит так:

Дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кредит счета «Касса» — 100000 руб.

На счетах запись отражается следующим образом (табл. 4.11 и 4.12).

Таблица 3.11

Счет «Касса»

Дебет	Кредит
Сальдо 10000
1) 100000	4) 100000
Оборот 100000	Оборот 100000
Сальдо 10000

Таблица 3.12

Счет «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Дебет	Кредит
	Сальдо 100000
4) 100000
Оборот 100000	Оборот —
	Сальдо —

Указание дебетуемого и кредитуемого счетов и суммы отражаемой хозяйственной операции называется бухгалтерской записью или проводкой .

Двойная запись приводит к взаимосвязи счетов, которая называется корреспонденцией счетов.

Бухгалтерские записи могут быть простыми и сложными.

При простой записи сумма хозяйственной операции отражается по дебету одного и кредиту другого счета, т.е. один счет дебетуется и один кредитуется. Представленные выше записи являются примерами простой записи.

В случае сложной записи дебетуются два или более счетов, а кредитуется один или наоборот, дебетуется один счет, а кредитуются два счета и более. При сложной записи общая сумма на одной стороне нескольких счетов должна быть равна сумме, записанной на противоположной стороне корреспондирующего с ними счета.

Применяя способ двойной записи, сумму каждой операции не всегда записывают дважды. Шахматный способ предусматривает запись каждой операции однократно — по дебету одного и кредиту другого счета.

Двойная запись имеет контрольное значение, так как итог записей по дебету всех счетов (дебетовый оборот) должен быть равен итогу записей по кредиту всех счетов (кредитовый оборот). Отсутствие равенства свидетельствует об ошибках, допущенных при отражении операций на счетах.

Корреспонденция счетов, возникающая при двойной записи, позволяет определить экономическую сущность отражаемых хозяйственных операций, их целесообразность и необходимость. При помощи двойной записи осуществляется контроль за движением активов, капитала и обязательств организации.

В бухгалтерском учете хозяйственные операции показывают в календарной последовательности их совершения. Отражение хозяйственных операций по мере их совершения называется хронологической записью и выполняется в регистрах бухгалтерского учета.

Для осуществления контроля за хозяйственными процессами, обобщения сведений об объектах учета все хозяйственные операции группируют на счетах по экономически однородным признакам. Такая группировка и называется систематической записью.

Систематическая запись позволяет получать со счетов бухгалтерского учета необходимые сведения об учитываемых объектах, хронологическая запись служит для контроля за полнотой регистрации операций и правильностью систематической записи. Хронологическая запись часто предшествует систематической записи на счетах бухгалтерского учета, т.е. операции отражаются в регистрационном журнале, а затем систематизируются на соответствующих счетах.

Применение компьютеров позволяет объединить хронологическую и систематическую запись, упростить учетные записи, уменьшить вероятность допускаемых ошибок.