Канцелярия

№ 507 от 11.08.2004

Пример оформления реквизита « Отметка о поступлении документа

в организацию «

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

РЕКВИЗИТ 30 – ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например:

D:\Документы\Письма\2004\742.doc

Пример оформления реквизита «Идентификатором электронной копии документа»

Шрифты, используемые для оформления реквизитов

Шрифт – комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами. Типографская литера (от лат. littera - буква) - прямоугольный металлический брусок из гартового сплава (от нем. Hartblei - твёрдый свинец) сурьмы, свинца и олова, а иногда и 1 % меди в определённом процентном соотношении с преобладанием свинца. На верхнем торце каждого бруска в качестве печатающей поверхности находится рельефное зеркальное изображение, (чаще всего одной, реже нескольких - лигатура или логотип) буквы, знака или элемента украшения, именуемое «очком».

Начертание шрифта или гарнитура – графическое особенности шрифта, определяемые особенностью очка:

• наклоном и характером очка (шрифт прямого или курсивного начертания);

• шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания);

• насыщенностью очка (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).

Размер шрифта (кегль) – высота шрифта, задаваемая в пунктах. Пункт – единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается буквами pt . 1 pt = 0,352 мм. Размер шрифта на принтере в пунктах определяется расстоянием от верхнего края самого высокого символа до нижнего края самого низкого. Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, «й»), а некоторые имеют нижний выступ (например, «у», «ф»). Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые заплечики – свободные пространства над и под очком образующие межстрочные промежутки.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Micro-soft Word - версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Межстрочные интервалы используемые при оформлении реквизитов

Межстрочный интервал, или интерлиньяж, – это расстояние между строками в абзаце.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

• одинарный интервал – 12 пт;

• полуторный интервал – 18 пт;

• двойной интервал – 24 пт.

Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал)

Технический директор

ЗАО «ТЕРМИКА»

(межстрочный интервал)

личная подпись К.В. Воробьев

(межстрочный интервал)

дата

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.