(Знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Э мблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации. Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или индивидуальный предприматель.

Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобрази-тельные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

Порядок регистрации товарного знака изложен в части четвертой Гражданского ко-декса Российской Федерации. При этом в соответствии с международным договором Рос-сийской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой: государственные гербы, флаги и другие государственные символы и знаки; сокращенные или полные наименования меж-дународных и межправительственных организаций, их гербы, флаги, другие символы и знаки; официальные контрольные, гарантийные или пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходные с ними до степени смешения обозначения. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.

Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» исполь-зуется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

Пример оформления реквизита «Эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания)» на бланке письма

РЕКВИЗИТ 04 – КОД ОРГАНИЗАЦИИ

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.

В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации. Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.

Пример оформления реквизита «Код организации» на бланке письма

РЕКВИЗИТ 05 – ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., является основным государственным регистрационным номером (ОГРН).

ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименова-нием. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организац-ии. ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

Пример оформления реквизита «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» на бланке письма

РЕКВИЗИТ 06 – ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налого-вого кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП). ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем. На бланках писем ИНН/КПП указывается в составе справочных данных об органи-зации.

Пример оформления реквизита «ИНН/КПП» на бланке письма

РЕКВИЗИТ 07 – КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной инфор-мации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и яв-ляется элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифици-рованных форм документов, включенных в ОКУД.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерства-ми (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем до-кументации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятич-ных знаков и контрольного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

• блока идентификации;

• блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию. В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 - Учредительный договор.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

Образец оформления реквизита «Код формы документа»

РЕКВИЗИТ 08 – НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответ-ствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоя-щей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке письма

Пример оформления реквизита «Наименование организации»

на бланке приказа организации

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Пример оформления реквизита «Наименование организации»

на бланке письма организации

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

В пределах границ зоны расположения реквизит «Наименование организации» размещают одним из способов: центрированным или флаговым.

РЕКВИЗИТ 09 - СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 не лимити-рует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в со-ответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постанов-лением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

• название района;

• название республики, края, области, автономного округа (области);

• почтовый индекс.

Пример оформления реквизита «Справочные данные об организации»

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка.

Пример оформления реквизита «Справочные данные об организации»

на двух языках

РЕКВИЗИТ 10 - НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготов-ления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Пример оформления реквизита «Вид документа»на бланке распоряжения

Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле форм доку-ментов.

РЕКВИЗИТ 11 – ДАТА ДОКУМЕНТА

Дата официального документа – это реквизит официального документа, содержа-щий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, приня-тия, согласования, опубликования.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утвер-ждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке докумен-та (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:

день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца.

Например: 2009.06.05,

Допускается также использовать словесно-цифровой способ.

Например, 05 июня 2009 г.

Пример оформления реквизита «Дата документа» на бланке письма

Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

Пример оформления отметки для реквизита «Дата документа» на бланке письма

РЕКВИЗИТ 12 – РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, ин-формацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распо-рядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах кален-дарного года отдельно для каждого вида документа.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанав-ливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных докумен-тах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

Пример оформления реквизита «Регистрационный номер документа

на бланке письма

Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

Пример оформления отметок для реквизита

«Регистрационный номер документа» на бланке письма

РЕКВИЗИТ 13 - ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистра-ционный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется пре-имущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего доку-мента и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. Нали-чие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ___________ от _________.

Пример оформления отметки для реквизита

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» на бланке письма

Пример оформления реквизита

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

РЕКВИЗИТ 14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруд-нено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого админи-стративно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организа-ции, место составления может не указываться. Например, ОАО «Пермские авиамоторы» не указывает г. Пермь, а ОАО «Шарикоподшипник» необходимо указать – Москва. В письме место издания помещается в реквизите «Справочные данные об организации».

Пример оформления реквизита

«Место составления или издания документа» на бланке приказа

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение «г.» (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозна-чение поселка, города и т.д. Например, г. Балаково, пос. Дальний и т.д.

Место составления или издания документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

В пределах границ зоны расположения реквизит «Справочные данные об организа-ции» размещают одним из способов: центрированным или флаговым.

РЕКВИЗИТ 15 – АДРЕСАТ

Реквизит «Адресат» оформляется на документах, отправляемых в другие органи-зации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяс-нительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже. Например:

Федеральное архивное агентство

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации. Например:

ЗАО «Термика» Управление производства и внедрения информационных систем

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращен-ные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов Московской области

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел. Например:

Генеральному директору ЗАО «Термика» А.Г. Цицину

или

ЗАО «Термика» Генеральному директору А.Г. Цицину

Пример оформления реквизита «Адресат» на письме

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

ЗАО «Термика» ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

Образцову О.П. Волгоградский пр., д. 5, кв. 12, Москва, 109316

Почтовый адрес – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, согласно которому реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

• название района;

• название республики, края, области, автономного округа (области);

• название страны (для международных почтовых отправлений);

• почтовый индекс.

Например:

ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419

или

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки,

Киреевский р-н Тульская обл.,

301264

Строки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке или выравниваются по левому краю.

Например:

ЗАО «ТЕРМИКА»

ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва,

115419

Для реквизита «Адресат» на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.

РЕКВИЗИТ 16 – ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специ-ально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Термика» Личная подпись              А.Г. Цицин 15.04.2009

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Термика» Личная подпись          А.Г. Цицин 15.04.2009

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор ЗАО «Термика» Личная подпись Е.Н. Ярославцева 15.04.2009	Технический директор ЗАО «Термика» Личная подпись К.В. Воробьев 15.04.2009

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

• акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);

• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);

• инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;

• номенклатура дел организации;

• нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);

• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);

• перечни (должностей, предприятий, документов и др.);

• планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);

• п оложения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);

• программы (проведения работ, командировок и т.д.);

• расценки на производство работ;

• регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);

• сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);

• структура и штатная численность;

• тарифные ставки;

• формы унифицированных документов;

• штатное расписание.

Пример оформления реквизита «Гриф утверждения документа»

РЕКВИЗИТ 17 – РЕЗОЛЮЦИЯ

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необхо-димости), срок исполнения, подпись и дату.

Например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО «Термика» к 05.04.2009 Личная подпись Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Пример оформления реквизита «Резолюция»

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

РЕКВИЗИТ 18 – ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

• о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

• чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполне-ние.

Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита «Заголовок к тексту».

Пример оформления реквизита «Заголовок к тексту»

РЕКВИЗИТ 19 – ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Пример оформления реквизита «Отметка о контроле»

РЕКВИЗИТ 20 – ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законода-тельством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между го-сударственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Рос-сийской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.

Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокуп-ностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств язы-ка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложе-ния; лаконичность и краткость текста.

Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокра-щения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к упо-треблению в текстах документов профессиональных терминов.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже («фа-милия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица мно-жественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «бы-ли», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласо-ваны с наименованиями признаков.

При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самосто-ятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только обще-принятые условные обозначения.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констати-рующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заклю-чительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может со-держать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других органи-заций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование докумен-та, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, при этом дата оформляется словесно-цифровым способом. Например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризую-щиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на прин-ципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единствен-ного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структур-ных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

• от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

• о т третьего лица единственного числа («министерство не возражает», ВНИИДАД считает возможным»).

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке;

• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Пример оформления реквизита «Текст документа»

РЕКВИЗИТ 21 – ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ

Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следую-щим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наимено-вание, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2  Правила подготовки и оформления документов Управления регионально кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например:

Приложение: Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распоряди-тельного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

Приложение № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Например:

Приложение к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрацион-ный номер относительно самой длинной строки. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования прило-жений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Пример оформления реквизита « Отметка о наличии приложения»

РЕКВИЗИТ 22 – ПОДПИСЬ

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписав-шего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

или на бланке:

Генеральный директор

А.Г. Цицин

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись кото-рого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное долж-ностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

или:

Исполняющий обязанности генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Технический директор	Коммерческий директор
Личная подпись     К.В. Воробьев	Личная подпись     Е.Н. Ярославцева

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяю-щими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегирова-нии полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определен-ных действий от имени организации.

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справоч-ного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписы-вающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	А.Г. Цицин
Члены комиссии	Личная подпись	Т.П. Ярославцева
	Личная подпись	К.В. Воробьев
	Личная подпись	Е.Н. Ярославцева

Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения».

Пример оформления реквизита «Подпись»

РЕКВИЗИТ 23 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласова-ние документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должност-ными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием (внешнее согласование).

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий директор ЗАО «Термика» Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО «Термика»

от 06.04.2009 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол общего собрания акционеров ЗАО «Термика»

от 06.04.2009 № 10

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Лист согласования может оформляться следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО «Термика» Генеральный директор ЗАО Торговый дом «Амур» Личная подпись А.Г. Цицин Личная подпись В.Е. Афанасьев Дата Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Президент Интер - Траст Лтд. Председатель Правления Банка «Прогресс» Личная подпись Н.М.Титов Личная подпись А.С. Лунев Дата Дата

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

Пример оформления реквизита « Гриф согласования документа»

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

• с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

• с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

• с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области.

РЕКВИЗИТ 24 – ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (внутреннее согласование).

Внутреннее согласование называется визированием, а отметка о внутреннем согласовании, проставляемая на документе или листе согласования, – визой согласования (далее - виза).

Виза согласования включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

25.08.2008

или:

Не согласен

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

25.08.2008

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Виза может включать и иные записи, например: “С проектом не согласен”, “Имею заме-чания”, “Согласен с учетом замечаний и дополнений” и др. Мнение должностного лица оформляется на отдельном листе в виде справки и вместе с проектом возвращается испол-нителю на доработку.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные измене-ния, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Существуют некоторые особенности визирования таких документов, как договоры, протоколы. В частности протоколы визируются в особо важных случаях, когда точная передача текста выступления имеет принципиальное значение. Протокол в таком случае визируется лицами, выступавшими на заседании. Виза проставляется на левом поле доку-мента, рядом с записью выступления и свидетельствует о правильности записи выступле-ния.

При подготовке договоров, кроме визирования договора в обычном порядке заинтересованными лицами, может проводиться так называемое “полистное визирование”, когда визы проставляются на каждом листе документа. Приложения к договору также визируются.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Лист согласования может иметь различную форму.

Например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта приказа “О…”

Наименование должности лица:

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Наименование должности лица:

Личная подпись В.Г. Козлов

Дата

Круг лиц, визирующих документ. Согласование документа проводится до подпи-сания или утверждения документа. Руководитель организации, подписывающий или ут-верждающий документ, всегда должен обращать внимание на наличие на документе необ-ходимых виз. Согласование документа всеми заинтересованными лицами необходимо для принятия правильного управленческого решения, позволяет повысить качество принима-емых решений и ответственность работников организации за их выполнение.

Визирование документа проводится всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа, кому затем придется исполнять документ.

Визируются все документы, содержащие управленческое решение, принимаемое единолично руководителем, например правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, приказы, распоряжения, указания, договоры (гражданско-правовые, трудовые), деловые письма, акты, справки, докладные и служебные записки и др. Не подлежат визированию документы, отражающие коллегиальную деятельность – деятельность по совместному принятию решений, например постановления, решения, акты.

Круг лиц, визирующих документ, определяется исполнителем (ответственным исполнителем). К визированию проекта документа, как правило, привлекаются должностные лица, компетентные в рассмотрении поставленных вопросов, и лица, которые будут исполнять принятые решения.

Например, приказы по основной деятельности, как правило, визируются:

- руководителем подразделения, подготовившего проект документа;

- руководителями заинтересованных подразделений (исполнителей);

- юридической службой;

- заместителями руководителя организации;

- службой документационного обеспечения управления.

Приказы по личному составу, как правило, визируются:

- руководителем службы персонала;

- главным бухгалтером (приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, установлении надбавок и др.);

- руководителями заинтересованных подразделений;

- юридической службой;

- работником, которого затрагивает содержание приказа (после подписания приказа руководителем).

РЕКВИЗИТ 25 – ОТТИСК ПЕЧАТИ

Печать - устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу. Клише - рельефное изображение на металле, дереве, пластмассе или линолеуме для нанесения оттисков на бумагу). Оттиск - изображение клише на бумаге.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Доку-менты заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Пример оформления реквизита «Оттиск печати»

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреж-дений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Технические требова-ния к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации.

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организа-ции, может выглядеть следующим образом:

1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).

2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).

3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).

4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.

5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.

6. Командировочные удостоверения.

7. Нормы расхода материалов.

8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.

9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

10. Письма гарантийные.

11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.

13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).

14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).

15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).

16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.

18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.

19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.).

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструк-ция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в свя-зи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:

• перечень печатей, используемых в организации;

• места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

• порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.

РЕКВИЗИТ 26 – ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Под-пись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего ко-пию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (по-становления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подраз-деления, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).

Примеры оформления реквизита «Отметка о заверении копии»

РЕКВИЗИТ 27 – ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

О тметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосред-ственном составителе документа. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя доку-мента и номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться указанием долж-ности исполнителя с указани-ем структурного подразделе-ния.

Отметку об исполните-ле располагают на лицевой или оборотной стороне пслед-него листа документа в левом нижнем углу. Реквизит «От-метка об исполнителе» офор-мляется от поля без абзацного отступа.

Пример оформления реквизита «Отметка об исполнителе»

РЕКВИЗИТ 28 – ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит доку-мента, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;

- слова «В дело»;

- номер дела, в котором будет храниться документ;

- подпись исполнителем документа или руководителем структурного подразде-ления, в котором исполнен документ

- дату направления в дело

Например:

Отправлен факс от 09.04.2009 № 12

В дело № 05-10

Личная подпись

Дата

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется от поля без абзацного отступа.

Пример оформления реквизита

«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

РЕКВИЗИТ 29 – ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной поряд-ковый номер и дату поступления документа.

П ри поступлении документа, имеющего отметки «Срочно», «Весьма срочно», «Незамедлительно», «Оперативно», а также при поступлении документа по фельдъегерской связи в отметке о поступлении проставляется время поступления в часах и минутах.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер служит прежде всего для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. Например: