- •Глава 5. Основные требования к оформлению документов
- •5.1. Реквизиты документов
- •5.2. Бланки документов
- •Формат бланка документа
- •Размеры полей
- •Нумерация страниц
- •Классификация бланков документов
- •Продольный бланк документа
- •Угловой бланк
- •Общий бланк
- •Бланк конкретного вида документа
- •Бланк организации
- •Бланк структурного подразделения
- •Бланк должностного лица
- •5.3. Правила оформления реквизитов документов
- •1) Орел двуглавый золотой расположен на центральной башне крепости.
- •2) Крепость:
- •3) Зеленое поле перед крепостью и золотые колосья:
- •4) Серебряная книга:
- •(Знак обслуживания)
- •Канцелярия
- •Шрифты, используемые для оформления реквизитов
- •К онтрольные вопросы к Главе 5
5.2. Бланки документов
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официаль-ного письменного документа.
Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на кото-ром различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию. Большинство документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.
Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, одна-ко, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, со-держащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволя-ет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным прави-лам и действующим бумажным формам.
Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самос-тоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Рос-сийской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, ис-пользования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государст-венного герба Российской Федерации« должны изготавливаться только полиграфически-ми и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии техни-ческих и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа-ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов«. Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных доку-ментах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления докумен-тов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.
Формат бланка документа
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Для бланков применяют бумагу:
плотности 80.. .200 г/м2;
со степенью белизны - 88.. .98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.
Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизи-тов, которые должны быть размещены при подготовке документа.
На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, тексто-вая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).