Лекция №2 Access Создание запросов>

5. Создание запросов к базам данных

Запросы – это Выражения, которые сообщают MS Access , какую информацию необходимо извлечь из одной или более таблиц. Запросы могут также выполнять над табличными данными разные действия, суммировать результаты и так далее.

MS Access позволяет создавать следующие типы запросов

1. Запросы на отбор, которые используются для извлечения данных из одной или нескольких таблиц, базируясь на критериях, указанных в запросе.

2. Активные запросы, использующиеся для выполнения действий над записями, удовлетворяющими заданным в запросе условиям. Позволяют изменять, удалять записи, создавать новые таблицы и перемещать данные.

3. Суммирующие запросы,. которые используются для подсчета средних, суммарных, максимальных, минимальных и других расчетов над данными.

4. Перекрестные запросы, использующиеся для суммирования данных в табличной форме, основываясь на критериях, указываемых в запросе.

5. Объединяющие запросы, использующиеся для комбинирования записей из различных таблиц с общими полями

Access размещает результаты действия запросов в динамические таблицы, предназначенные для просмотра данных. Местом хранения данных при этом является таблица данных.

Создание нового запроса

Начинается с предварительной настройки панели инструментов, для чего необходимо:

1. Нажать кнопку Office;

2. Выбрать команду «Параметры Excel»;

3. Пункт меню Настройка;

4. В окне выбрать Все команды и найти Новый объект: запрос;

5. Нажав кнопку Добавить переместить кнопку Новый объект: запрос в панель быстрого доступа.

Д

ля того чтобы создать новый запрос нужно

а) щелкнуть на кнопке Новый объект: запрос;

б) в появившемся окне добавление таблицы выбрать и добавить нужные таблицы, между которыми желательно предварительно установить связи (либо сделать это в открывшемся окне );

б) Выбрать Тип запроса на панели инструментов Конструктор из набора, представленного на панели инструментов;

Прежде чем выбрать метод создания запроса полезно продумать ответы на следующие вопросы:

• Какая таблица (цы) содержат нужную информацию,

• Взаимоотношение (связи ) между таблицами (правильно ли установлены ключевые поля)

• Тип запроса, который необходим,

• Условия и критерии, которые должны выполняться для интересующих вас записей,

• Расчеты, если таковые необходимы,

• Порядок сортировки,

• Имя, которое следует задать запросу.

Каждый тип запросов строится Мастером, запрашивающим необходимую информацию для его создания. В каждом случае необходимо указать таблицы или запросы, на основе которых построен новый запрос.

Запроса «с нуля» создается с помощью Конструктора. При этом Access открывает окно «Добавление таблицы» - для добавления таблиц, участвующих в формировании запроса с заголовком «Запрос1», после чего размещает списки полей этих таблиц в окне и автоматически находит существующие связи между этими таблицами, отображая их линиями между связанными полями.

При создании запросов появляется панель инструментов «Конструктор запросов» с некоторым набором кнопок, указанных на рисунке ниже.

• Выполнить – запускает запрос на выполнение,

• Отобразить таблицу – вызывает диалоговое окно «Добавить таблицу», где указаны таблицы и запросы, которые можно использовать при создании данного запроса,

• Вставить/Удалить столбцы – добавляет или удаляет столбцы в конструкторе запросов;

• Построитель – позволяет строить выражения , используемые в запросе;

• Все – позволяет отображать все, либо часть записей в результате запроса(первые 5, 25, 100, 5% или 25%);

• Итоги – для добавления в запрос групповых операций, подводящих итоги по группам данных,

• Страница свойств – для задания или отображения свойств полей запроса.

Описание запроса

Отбор полей Как видно из вышеприведенного рисунка окна, оно состоит из двух частей. Верхняя служит для добавления таблиц, нижняя (бланк запроса)– для формирования запроса. Бланк запроса состоит из строк и столбцов.

С

толбец – это одно из полей, используемых в запросе. Для добавления поля в бланк запроса можно:

а) Дважды щелкнуть на его имени в списке полей соответствующей таблицы,

б) перетащить в столбец имя поля соответствующей таблицы,

в) выбрать имя поля в открывающемся списке полей.

Если это поле следует выводить на экран, то надо отметить это галочкой в строке «вывод на экран» бланка запроса. Если нужно провести сортировку, то следует выбрать порядок сортировки в соответствующей строке и столбце бланка запроса.

Следует отметить, что при задании условий отбора условия на значения полей, задаваемые в одной строке объединяются логической операцией И (And); для объединения же их с помощью логической операции ИЛИ (Or) они должны быть заданы в разных строках (одно ниже другого – «лесенкой» ).