57. Цели автоматизации документооборота. Средства автоматизации док/оборота.

Автоматизация документооборота – комплексная задача разработки, согласования, хранения, распространение, поиска документа в организации.

Цель: 1)повышение качества работы с документами, доли интеллектуального труда; 2)контроль за прохождением документов в процессе управления; 3)упреждающий контроль исполнения; 4)уменьшение времени прохождения документов; 5)централизованное хранение документов.

Средства автоматизации документооборота: 1)текстовые редакторы (Word, OpenOffice, TEX); 2)электронные таблицы (Excel); 3)базы данных (Access, FoxPro, Oracle, MySQL); 4)презентации (Power Point, Flash); 5)e-mail и др.

Далее просто расписать возможности каждого.

58.Методы автоматизации документооборота. Основные фазы жизни неструктурированной информации.

Автоматизация док/оборота – комплексная задача разработки, согласования, хранения, распространение, поиска документа в организации.

Цель: 1)повышение качества работы с доками, доли интеллект труда; 2)контроль за прохождением доков в процессе управления; 3)упреждающий контроль исполнения; 4)уменьшение времени прохождения доков; 5)централизованное хранение доков.

Тех-гии определяются фазами жизни неструктурированной инфы: 1)ввод инфы в систему, т.е. создание или получение дока извне; 2)хранение, перемещение, поиск элх доков, 3)коллективная работа с доками в процессе исполнения; 4)вывод инфы.

Средства автоматизации документооборота: 1)текстовые редакторы (Word); 2)эл табл (Excel); 3)базы данных (Access, Fox Pro); 4)презентации (Power Point); 5)e-mail и др.

Меоды: 1. Ввод данных – получение документа (внутр.внеш.)

2. Хранение и поиск файлов – исполнение док-ов.

3. Коллективная работа с документами.

4. Вывод инф-ии – отправка док-та.

59. Функции электронного документооборота

1. Перевод бумажных док-в в эл.форму

Рез-т: получение факсимилии. Исп-ся 1 и 2 технологии

2. Эл.обработка факсов

3. Работа с бум.док-ми в эл.форме.

4. централизованное хранениедок-тов. исп Спец. программные ср-ва, похожие на текстовые редакторы.

Технология библиотечных сервисов, построена в архитектуре «клиент-сервер»

Исп-ся 2 режима хранения и 2 способа:

1 режим: «Онлайн» - хранение данных, хар-ся наиб.быстрым получением данных по запросу, исп-ся дорогостоящие носители

2 режим: «near-line» - менее быстрое получение данных по запросу, но дешевые носители.

1 способ: «автоматическое архивирование» - автоматич.перенос редко используемых док-в на медленные (дешевые) носители в соотв-ии со стратегией архивирования

2 способ: «Иерархическая система хранения интеграции данных». Часто исп-ые док-ты хранятся на быстрых дорогих носителях.

Достоинства: -безопасность инф-ии

- возможность работы с копиями

- оптимальное распределение нагрузки с ресурсами

5) Разграничение прав доступа. Осущ-ся на уровне пользователей, на уровне док-в, на уроне папок док-в и на уровне библиотек.

6) Регистрация док-в. Все поступающих док-ты обязат-но регистрируются. Дата, время поступления, автор, название.

Тему, исполнителя, резолюцию добавляет сам пользователь

7) Ведение версии документа

8) Одновременный доступ к док-м

9) Логическая организация док-в. Создание «умных» папок. Собирает док-ты по заранее сформированному запросу.

10) Поиск док-в. Поиск опр-ся по отдельным атрибутам, по ключевым словам из текста и полнотекстовый поиск.

Имеется возм-ть сохранять поисковые запросы, поддерживать «умные» поиска.

11) Просмотр, печать док-в

12) Интеграция с эл.почтой

13) Маршрутизация док-в. Позволяет осуществлять согласование док-в.

Формируется задание, кот.включает описание работы, сроки исполнения, список исполнителей.

Автоматически передается задание вып-ся и отправляется обратно.

Достоинства: - своевременное исп-ие работы

-контроль осуществляется

14)Управление инф. потоками. Автоматизир процесс вып-ия работ на предприятии и обеспечение движения док-тов.