47. Порядок проведения проверки наличия кд и носителей информации (ни).

Цель проверки: соответствие док-в и дел с записями в учетной форме.

Проверки бывают 2 видов:

1 - регламентированные

- периодические

2 –нерегламентированные

- непероидические

В 1 случае проверяется вся документация,во 2 та, кот.связана с исполнителем. Регламентированная проверка: Ежедневно в конце дня всеми сотрудниками всех документов.

Ежеквартальные назначаются комиссией. По результатам составляется акт. Проверка проводится по осн.учетным формам по карточкам и журналам. При проведении квартальной проверки проверяется наличие традиционных электронных документов, а также неподшитых.

Годовая проверка – проверяются все документы исполненные и неисполненные. Отсутствие документов, дел, носителей считается утратой. Составляется акт. Проводится расследование.

48. Порядок уничтожения конфиденциальных документов (кд) и носителей информации (ни). Общие требования. Угрозы докам и носителям в процессе delete.

Уничтожение тех, надобность в которых отпала или срок истек. При уничтожении док-в д/б установлен порядок, исключающий возможность ознакомления посторонних лиц, искл. не полное уничтожение док-тов, а такжеи сключить уничтожение документов, не входящих в эту категорию.

Исключить:

- Подмена документа

- Изъятие отдельных частей

- Умышленное выделение для уничтожения ценных документов

- неполное уничтожение документов

- Утеря и кража

Принцип уничтожения:

- коллегиальность. Проверка проводится 2-3 людьми.

- документирование подготовки

- уничтожение

- внесение отметок об уничтожении док-в после фактического выполнения процедуры

Уничтожение происходит только в службе конф.документации.

49. Порядок уничтожения кд и носителей информации (ни). Технолог сх delete

Уничтожение док-в проводится по 2-м схемам. Каждая схема включает 2 процедуры:

1. Выделение док-в на уничтожение

2. Получение письменного разрешения

3. Систематизация док-в по способу документирования, факта уничтожения

1-ый вариант: С оформлением акта уничтожаются след.док-ты:документы и дела, включенные в номенклатуру, проекты технических документов, картотеки и журналы учета, черновики.

Форма акта произвольная. Каждый док-т вводится в акт по отдельности.

В акте заполняется итоговая запись. Ее подписывает вся комиссия. Ставится на акте гриф утверждения первым руководителем.

2-ой вариант: Без оформления акта уничтожаются бумажные технические носители, черновики, внутр.описи.

По акту Бумажные док-ты уничтожаются с помощью дробления, превращения в бесформенную массу.

Магнитные фотографические сожжением, дроблением, расплавлением.Т.е. способами, исключающими восстановление.

Без акта: Док-ты разрываются, накапливаются в спец.урне. Уничтожение проводится работниками службы (не менее 2 человек) раз в квартал.

После уничтожения производится осмотр не осталось ли не уничтоженных кусочков.

50. Составление и ведение номенклатуры кд.

Цель составления номенклатуры - обеспечение быстр поиска нужных доков, создания усл их сохранности, удобство использования. Доки в дела группируются в течение 1 года.

Номенклатура – оформленный в установленном порядке систематизир перечень заголовков дел, заводимых на п/п, где указ-ся индексы, сроки хр-я, Ф лиц, к-ым разрешено польз-ся.

Составление и ведение номенклатуры КД решает след задачи: 1)обеспечивает сохранность КД; 2)закрепление разрешительной системы доступа к делам; 3)учтет дел архивного хранения; 4)учет движения и уничтожения архивных доков и дел

3 типа номенклатур: типовые, примерные, конкретные. Типовые и примерные разраб-ся и утвержд-ся вышестоящ органами для нижестоящих, соглас-ся с архивной службой. Типовые носят обязательный хар-ер. Примерные имеют рекомендательный хар-ер. Конкретные могут составляться для п/п или для структурного подразделения.

Номенклатура КД отличается наличием дополнительных граф: 1)гриф; 2)ФИО исполнителя польз. и разраб. дело; 3)отметка о движение; 4)отметка о контроле наличия.

Номенклатура подписывается руководителем службы, визируется руководителем подразделения, рассматривается на заседании экспертной комиссии, согласуется с архивом и экспертно-проверочной комиссией гос. архива.

При составлении заголовков необходимо предусмотреть след группировку: по 1ому ? – в одно дело; отдельно – постоянного и временного хранения; отдельно – С, СС, отдельно - ОВ; распоряд-ые – по видам; приказы – на 3 группы: по основной деят-ти, по личному составу, по оперативным ?ам; мобилизационные доки и шифротелеграммы – в отдельные.