31. Учет поступивших пакетов и документов.

Поступившие доки дост-ся в спец запечатанных пакетах с сопроводительным доком. При получении пакета сотрудник СКДО должен: 1)удостоверится в целостности (иначе установить факт НСД, составить акт и далее служеб. расследование), правильности доставки, сохранности спец оттисков, печатей, прошивок на пакете; 2)зафиксировать факт получения в журнале, в доках курьера; 3)обеспечить контроль сохран-ти и целост-ти дока; 3)после вскрытия пакета удостоверится в соотв. количества, целостности, комплектности и содержании поступивших и зарегистриров. доков; 4)доки с пометкой "лично" – без ознакомления и вскрытия, учет – со слов адресата.

Этапы учета поступивших пакетов (конвертов): 1)прием пакета; 2)учет пакета; 3)распределение вскрытия пакета; 4)выделение из общего пакета КД;

Графы журнала учета поступивших документов содержат 3 зоны:

1)исходные сведения о пакетах (наименование и № доставочного дока, реестр или расписка, кол-во пакетов и незаконверт. КД); 2)исходные сведения о документах (порядковый № пакета, № документа, автор, подпись работника службы, подтвержд. получ.); 3)рабочие сведения (инвентарный или регистрац. №, отметка о возврате ошибочно присланных и т.д.)

Изъятые доки делятся на две группы: с грифом и без грифа. Доки без грифа, но подпадающие под перечень закрытых сведений данного п/п – получают гриф, с грифованных доков гриф в любом случае не снимается.

Доки, получен-е в пакете проходят учет вх доков. Карточка такого учета имеет 4 зоны:

1)зона исходных сведений о доке (вх №, гриф, дата поступления, исх №, дата, откуда поступил, наличие прил, кол-во листов в доке и прил); 2)зона сведений о месте хранения дока (индекс дела, № листов в деле, отметки о проверки наличия доков); 3)зона сведений о местонах-нии и движении доков (кому выдан, когда, кол-во листов, роспись, дата возврата); 4)зона сведений от отправке дока (кому, куда, кол-во листов, отметка о возврате).

32. Распределение кд на исполнение

После получения, учета и обработки пакета с КД наступает этап рассмотрения КД и его распределение по месту исполнения.

Распределение. Цель - разработать рациональные пути движения КД. Любое обращение к КД фиксируется в учетной карточке и на самом доке в виде росписи лица и в личной описи сотрудника. Разрешительная система,принципы:кто из руководителей,кому из исполнителей,когда,как и с какими категориями док-в разрешено ознакомиться.

Группы КД в соответствии с сис доступа: 1)направляемые 1‑му руку; 2)передаваемые рукам структурных подразделений; 3)передаваемые непосредственно исполнителям.

Рассмотрение. Порядок: 1)определение состава исполнителей, который допускается к документу; 2)исключение возможности разглашения и утечки КИ из КД; 3)КД передаются только через работников СКДО (как правило, и знакомятся с КД также в их присутствии); 4)КД возвращаются обратно в СКДО (с резолюцией руководителя).

При передаче дока осущ.: 1)фиксирование факта в журнале учета документов: роспись, дата (если документ рассматривается в присутствии работников службы – это не надо); 2)категорически запрещается передавать документы ч/з секретарей 3)запрещается передача от руководителей к замам, минуя СКДО, а также и исполнителям; 4)если работник допускается только к части КД, это надо написать в резолюции; 5)если КД сразу идет руководителю подразделения, то это осущ. работниками службы в соотв. записями на КД и в учетных формах.

Исполнители – знакомятся с КД (в СКДО, либо при сотруднике СКДО на местах), если нужен ответный документ – возможна выдача на рабочее место с соблюдением соотв. правил (роспись, отметка в учетной карточке, отметка в личной описи, контроль).

При возврате документа обратно в СКДО: контроль целостности, комплектности, соответствия учетной форме. Отметка в учетной форме о возврате, и местонахождении.