- •Е.В. Черток защита и обработка конфиденциальных документов
- •Санкт-Петербург
- •Введение
- •Раздел 1. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота
- •1.1. Введение. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота
- •Служебная и коммерческая тайна
- •Сведения, составляющие коммерческую тайну
- •Коммерческая информация
- •Секреты производства (ноу-хау)
- •Организационно-управленческая информация ограниченного доступа:
- •Другая информация ограниченного доступа
- •Исключительные права (интеллектуальная собственность)
- •Виды тайн в гражданском законодательстве
- •Российской Федерации и
- •Группы конфиденциальной информации
- •Соответствие видов тайн в гражданском законодательстве группам конфиденциальной информации представлено в таблице 1:
- •Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам
- •1.2. Структура защищенного документооборота
- •Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства
- •Организация конфиденциального делопроизводства
- •1.3. Определение состава конфиденциальных документов. Документопотоки, состав технологических этапов и операций Определение состава конфиденциальных документов
- •Документопотоки, состав технологических этапов и операций
- •Защищённые документопотоки
- •Системы обработки документов
- •1.4. Подготовка и издание конфиденциальных документов Учет и оформление бумажных носителей конфиденциальной информации
- •Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов
- •Оформление конфиденциальных документов
- •1.5. Учет конфиденциальных документов Общие требования к учету конфиденциальных документов
- •Учет изданных конфиденциальных документов
- •Учет поступивших конфиденциальных документов
- •Учет конфиденциальных документов выделенного хранения
- •Карточка
- •1.6. Порядок рассмотрения и исполнения конфиденциальных документов Организация исполнения конфиденциальных документов
- •2. Копирование и размножение документов
- •3. Контроль исполнения документов
- •4. Отправление конфиденциальных документов.
- •Тема 7 Составление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел.
- •1. Составление номенклатур конфиденциальных дел.
- •2. Формирование конфиденциальных дел.
- •3. Оформление конфиденциальных дел.
- •Тема 8 Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения.
- •1. Экспертиза ценности конфиденциальных документов.
- •3. Подготовка конфиденциальных дел и документов для уничтожения.
- •Примеры заполнения:
- •Тема 9 Проверки наличия конфиденциальных документов.
- •1. Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов
- •2. Проверки правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек).
- •3 Проверки правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей.
- •4. Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов.
- •5. Годовая проверка наличия конфиденциальных дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек)
- •6. Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел.
Примеры заполнения:
1 |
03-14СК |
Переписка о поставке сырья |
1996 |
– |
142 |
3 г., ст.48 |
|
2 |
35КТ (Издела11/04КТ) |
Письмо о заключении договора |
1996 |
3 |
2 |
3 г., ст.19 |
|
3 |
140К |
Инструкция о порядке хранения готовой продукции |
1996 |
1-12 |
16 |
До замены новой, ЭК |
|
Всего подлежит уничтожению __________________________ дел и документов.
(прописью)
_______________________________________
(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего акт)
Одобрено
Протокол ПДЭК
от ________ № ____________
Председатель ПДЭК
_____________________________
(подпись, инициалы, фамилия, дата)
Включенные в акт дела и документы сверены с записями в протоколе ПДЭК, акте и учетных формах
___________________________
___________________________
(подписи, инициалы, фамилии, дата)
Дела и документы полностью уничтожены путем _________________
___________________________
___________________________
(подписи, инициалы, фамилии, дата)
Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале (карточках) учета документов выделенного хранение и в описях документов дел произведены.
___________________________
(подпись, инициалы, фамилия, дата)
Лишние экземпляры (копии) документов выделенного хранения, журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, поступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя.
Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека) вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо второго и последующих томов пишется: «То же, т______», с добавлением номера тома. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в графе 6 указывается фактическое оставшееся в деле количество листов.
Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.
Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.
После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учетных журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители. В акте проставление таких отметок подтверждается подписью сотрудника, производившего отметки.
Составление акта о выделении к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства или другого подразделения предприятия, имеющий доступ к уничтожаемым делам и документам.
Четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности утраты документов, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей для конфиденциальной информации.