
- •Е.В. Черток защита и обработка конфиденциальных документов
- •Санкт-Петербург
- •Введение
- •Раздел 1. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота
- •1.1. Введение. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота
- •Служебная и коммерческая тайна
- •Сведения, составляющие коммерческую тайну
- •Коммерческая информация
- •Секреты производства (ноу-хау)
- •Организационно-управленческая информация ограниченного доступа:
- •Другая информация ограниченного доступа
- •Исключительные права (интеллектуальная собственность)
- •Виды тайн в гражданском законодательстве
- •Российской Федерации и
- •Группы конфиденциальной информации
- •Соответствие видов тайн в гражданском законодательстве группам конфиденциальной информации представлено в таблице 1:
- •Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам
- •1.2. Структура защищенного документооборота
- •Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства
- •Организация конфиденциального делопроизводства
- •1.3. Определение состава конфиденциальных документов. Документопотоки, состав технологических этапов и операций Определение состава конфиденциальных документов
- •Документопотоки, состав технологических этапов и операций
- •Защищённые документопотоки
- •Системы обработки документов
- •1.4. Подготовка и издание конфиденциальных документов Учет и оформление бумажных носителей конфиденциальной информации
- •Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов
- •Оформление конфиденциальных документов
- •1.5. Учет конфиденциальных документов Общие требования к учету конфиденциальных документов
- •Учет изданных конфиденциальных документов
- •Учет поступивших конфиденциальных документов
- •Учет конфиденциальных документов выделенного хранения
- •Карточка
- •1.6. Порядок рассмотрения и исполнения конфиденциальных документов Организация исполнения конфиденциальных документов
- •2. Копирование и размножение документов
- •3. Контроль исполнения документов
- •4. Отправление конфиденциальных документов.
- •Тема 7 Составление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел.
- •1. Составление номенклатур конфиденциальных дел.
- •2. Формирование конфиденциальных дел.
- •3. Оформление конфиденциальных дел.
- •Тема 8 Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения.
- •1. Экспертиза ценности конфиденциальных документов.
- •3. Подготовка конфиденциальных дел и документов для уничтожения.
- •Примеры заполнения:
- •Тема 9 Проверки наличия конфиденциальных документов.
- •1. Назначение, виды и принципы проведения проверок наличия конфиденциальных документов
- •2. Проверки правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек).
- •3 Проверки правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей.
- •4. Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов.
- •5. Годовая проверка наличия конфиденциальных дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек)
- •6. Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел.
2. Копирование и размножение документов
Конфиденциальные документы могут копироваться и тиражироваться с помощью соответствующей организационной техники и в случае соблюдения действующих требований защиты информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм).
Копирование и тиражирование конфиденциальных документов всегда письменно санкционируется полномочным должностным лицом. После этого вносятся необходимые записи в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в помещении службы КД. Множительная техника обслуживается специалистами соответствующего структурного подразделения, учреждения, фирмы.
На принтере, как правило, изготавливается только один экземпляр конфиденциального документа. После окончательного согласования с него на копировальном аппарате снимается количество копий, указанное на обороте документа.
В ходе изготовления конфиденциальных документов не должна использоваться новая красящая лента и копировальная бумага. Под валик печатающего устройства нельзя подкладывать дополнительные уплотняющие листы бумаги. Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон, т.к. это может образовать эффективный акустический канал утечки информации. Испорченные листы и материалы, сопровождавшие составление и изготовление документа, не следует выбрасывать в мусорную корзину. Они должны помещаться в специальные сборники и затем уничтожаться в установленном порядке.
3. Контроль исполнения документов
Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю.
Организация контроля должна обеспечивать качественное и своевременное исполнение документов.
Ответственность за качество исполнения документов несут исполнители и руководители подразделений, в которых работают исполнители.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляет наряду с руководителями соответствующих структурных подразделений подразделение конфиденциального делопроизводства.
Если исполнение документа поставлено на контроль, то для его осуществления при карточном способе учета используются дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения.
При журнальном способе учета для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки, имеющие следующие графы:
Учетный номер и гриф конфиденциальности документа |
Дата документа |
Вид и заголовок документа |
1 |
2 |
3 |
Резолюция |
Контрольные отметки |
Отметка о снятии документа с контроля |
4 |
5 |
6 |
В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения.
При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителя и свой срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки).
Из карточек контролируемых документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах каждого срока карточки могут систематизироваться по видам учета документов, исполнителям, видам документов и др.
При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер. Более детально этот вопрос будет рассмотрен в последующих лекциях.
В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически (в установленные на предприятии сроки) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе «Контрольные отметки» контрольной карточки проставляется соответствующая дата. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.
После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении, порядок оформления которой изложен в подразделе 3.2.3. На документах, зарегистрированных по учету документов выделенного хранения, слово «В дело» и индекс дела не проставляются.
Исполненный документ вместе с документом - ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить наличие и правильность отметки об исполнении документа, соответствие вида и заголовка документа заголовку дела, в которое он направляется, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение документа в соответствующих графах учетных журналов (карточек).
Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля, контрольная карточка (дубликат учетной карточки) или уничтожается, или помещается в справочную картотеку. Основная учетная карточка (при карточном способе учета) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности их номеров.
Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства (комнате для исполнителей). При этом если ознакомление производится в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за учет документа, подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты производятся на самих документах, а подписи об ознакомлении с распорядительными документами могут проставляться на специальном листе ознакомления.
В комнате для исполнителей или устанавливаемых в подразделении конфиденциального делопроизводства кабинах производится и исполнение документов, если на рабочих местах в служебных комнатах исполнителей нет необходимых условий, обеспечивающих сохранность документов и содержащейся в них информации.
После исполнения поступившего документа или ознакомления с ним соответствующих должностных лиц негрифованные приложения, не подлежащие совместному хранению с основным конфиденциальным документом, передаются в службу открытого делопроизводства с заполнением граф 8-10 журнала учета поступивших документов и с отметкой о передаче на основном документе (сопроводительном письме).