Оформление конфиденциальных документов

Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, текстовые документы - по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации.

Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям и предприятиям независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций и предприятий.

Состав организационно-распорядительных документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД-93).

Правила оформления организационно-распорядительных документов установлены ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ссылка на ГОСТ).

ГОСТ установил:

1. состав реквизитов организационно-распорядительных документов, которыми являются элементы оформления официального документа;

2. требования к оформлению реквизитов;

3. требования к бланкам документов и оформлению документов;

4. требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Согласно ГОСТ, при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов могут использоваться следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

1.5. Учет конфиденциальных документов Общие требования к учету конфиденциальных документов

Учет конфиденциальных документов включает присвоение и проставление в учетных формах и на документах регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о документах (дате, авторе, заголовке, количестве листов, местонахождении и др.).

Целями учета конфиденциальных документов являются:

1. обеспечение сохранности документов;

2. создание возможностей для быстрого нахождения;

3. контроля исполнения;

4. наведения необходимых справок о документах без привлечения самих документов;

5. проверки наличия документов, что является одним из обязательных требований к конфиденциальному делопроизводству.

Учету подлежат все без исключения изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида:

1. изданных документов;

2. поступивших документов;

3. учет документов выделенного хранения.

Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах или карточках.

При карточном способе учета документов (как и носителей) необходимо вести контрольный журнал, который заводится по каждому виду карточного учета документов и отдельно для носителей. Он имеет следующую форму.

Таблица 6

Учетный номер документа (носителя)	Местонахождение документа (носителя)	Отметки о проведении проверок наличия документов (носителей)
1	2	3

Журналы или картотеки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения и их ежегодная перерегистрация привела бы к увеличению трудоемкости обработки документов и созданию сложностей для их пользователей.