Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
КЛ_ЗОКД_Черток_090103_2011.doc
Скачиваний:
5
Добавлен:
01.03.2025
Размер:
868.86 Кб
Скачать

Системы обработки документов

В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие требования, которые в определенной степени гарантируют решение задач защиты документов от различных угроз:

  1. централизация всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

  2. учет всех без исключения конфиденциальных документов;

  3. операционный учет технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в т.ч. чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;

  4. обязательный контроль вторым работником службы КД правильности выполнения учетных операций;

  5. учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;

  6. ознакомление или работа с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;

  7. обязательная роспись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников учреждения, фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;

  8. строгий контроль за выполнением персоналом введенных в учреждении, фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательных для всех категорий персонала;

  9. систематическая (периодическая и разовая) проверка наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях, ежедневный контроль за сохранностью, комплектностью, целостностью и местонахождением каждого конфиденциального документа;

  10. коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;

  11. письменное санкционирование полномочным руководителем процедур копирования и размножения бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль за технологией выполнения этих процедур.

Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов разрешается только при наличии сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети, включающей комплекс программно-аппаратных, криптографических и технических мер защиты базы данных, компьютеров и линий связи.

Безопасность информации в ЭВМ и локальной сети требует эффективной взаимосвязи машинной и внемашинной защиты конфиденциальных сведений. В связи с этим важное актуальное значение имеет защита технических носителей конфиденциальной информации (машиночитаемых документов) на внемашинных стадиях их учета, обработки и хранения. Именно на этих стадиях особенно велика вероятность утраты машиночитаемого документа.

В настоящее время наиболее широко используется смешанная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов, совмещающая традиционную и автоматизированную технологии.

В любом типе технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов главное место отводится учету документов и всех процедур и операций, выполняемых с документом.

При учете конфиденциальных документов на первый план выдвигается функция обеспечения сохранности документов и фиксирования их местонахождения. В связи с этим к конфиденциальным документам более применим термин «учет документов», который лучше отражает задачу, стоящую перед этим процессом. В данном случае регистрация рассматривается лишь как запись исходных или рабочих сведений о документе.

Основная цель учета конфиденциальные документов − обеспечить их физическую сохранность, комплектность и целостность, а также контроль за доступом к ним персонала, проверку реального наличия документов и аналитическую работу по осведомленности персонала с содержанием документов.