67. Связи между таблицами. Назначение. Целостность данных. Способы установления связей между таблицами.

Каждая таблица способна функционировать полностью само­стоятельно, но связи с другими таблицами помогают работать лучше, предоставлять больше сведений. Связи устанавливаются между двумя таблицами. Одна из них содержит поле, значение которого совпадает со значениями первичного ключа другой таблицы.

Связи бывают трех типов: «один-ко-многим», «один-к-одному», «многие-ко-многим».

Главная таблица содержит первичный ключ и составляет часть «один» в отношении «один-ко-многим», подчиненная таблица со­держит такой же тип информации со стороны «много» в отноше­нии «один-ко-многим».

Просмотреть, установить, отредактировать связи можно коман­дой с вкладки Работа с базами данных — блок Показать или скрыть — Схема данных. На экране появится окно, в котором будут отражены все таблицы и связи между ними.

Связи автоматически устанавливаются с помощью Мастера подстановок в режиме Конструктора.

Технология связывания таблиц:

• открывается в режиме Конструктора таблица, в которой бу­дут подставляться данные из другой таблицы (подчиненная таблица);

• выделяется поле, которое будет полем подстановки и в спи­ске типа данных выбирается Мастер подстановок (рис. 3.18)

• программа мастер состоит из нескольких последовательных окон, каждое из которых предполагает определение того или иного параметра.

Полученные результаты можно посмотреть с помощью ко­манды с вкладки Работа с базами данных — блок Показать или скрыть — Схема данных.

Для установки связи между таблицами вручную нужно перетя­нуть связываемое поле из главной таблицы и наложить его на соот­ветствующее поле подчиненной таблицы.

Удаление и изменение связей производится с помощью кон­текстного меню на линии связи, а также клавишей DEL.

В окне Схема данных двойной щелчок по линии связи позволит открыть окно Изменение связей (рис. 3.20). В нем можно увидеть тип отношения, которое автоматически распозналось системой, и в этом случае можно установить флажок у опции Обеспечение целостности данных, линия связи при этом станет гораздо темнее и появятся значки «1» и «оо», означающие отношение «один» или «многие».

Целостность данных — это набор правил, защищающих данные от случайных изменений или удалений с помощью механизма под­держки корректности связей между связанными таблицами.

Если связь определена и система взяла на себя поддержку це­лостности данных, то при просмотре главной таблицы (отношение «один») слева, рядом с полосой выделения появится колонка со знаками «+». Щелчок на «+» позволит открыть подчиненную та­блицу (отношение «много» или «один»).

67. Использование фильтров в базе данных. Виды фильтров

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФИЛЬТРОВ

Чтобы найти одну или несколько указанных записей в форме или напечатать записи из отчета, таблицы или запроса, можно использовать фильтр. С его помощью можно отображать только нужные записи, не изменяя макет базового запроса, формы или отчета.

Фильтр — это способ показать в окне только те записи БД, которые удовлетворяют требованиям пользователя. Фильтры — это одноразовые запросы, без имени. Они просты в использовании. Можно применять фильтры к таблице, запросу или форме, но фильтруются всегда данные только одной таблицы. В фильтре отображаются все поля фильтруемой таблицы. В СУБД MS Access несколько видов фильтров. Для установки фильтров необходимо выполнить команду вкладка Главная — блок Сортировка и фильтр — Фильтр или воспользоваться одной из кнопок на панели инструментов.

Они позволяют соответственно:

• установить фильтр по выделенному;

• изменить фильтр;

• применить/удалить фильтр.

Кроме того, существует фильтр, который устанавливается при помощи вызова контекстного меню на нужном поле таблицы в за­висимости от типа данных в данном поле — это Текстовый или Числовой фильтр.

ФИЛЬТР ПО ВЫДЕЛЕННОМУ

Для установки фильтра по выделенному необходимо выделить фрагмент содержимого нужного поля и установить фильтр одним из способов: вкладка Главная — группа Сортировка и Выделение, контекстное меню — нижний блок вари­антов. В результате останутся записи, совпадающие по этому полю или по его части.

При выделении только нескольких знаков значения появится другой список команд, который зависит от того, какая часть поля выделена.

ФИЛЬТР ПО ФОРМЕ ИЛИ ИЗМЕНЕНИЕ ФИЛЬТРА

При использовании фильтра по форме получается свернутая в строку пустая таблица с пиктограммой списка в каждом поле, где можно задать критерий отбора (рис. 3.26). В критерии можно ис­пользовать и логические операторы AND, OR, NOT, а также эле­менты шаблона, некоторые из которых приведены в начале этого раздела.

Инструментом сортировки можно найденные записи упорядо­чить.

Например, если нужно в БД Туризм просмотреть только те за­писи, в которых Дата начала тура после 15.02.02, то нужно открыть таблицу Договоры, вкладка Главная — группа Дополнительно — Hi Изменить фильтр, в этом поле набрать условие >#15.02.02#, имея в виду, что константы типа Дата/Время заключаются в #. После это­го нужно выполнить команду *7 [ Применить фильтр. В результате на экране останутся только соответствующие критерию записи.

ОБЫЧНЫЕ ФИЛЬТРЫ

Эти виды фильтров устанавливаются при помощи контекстного меню на нужном поле таблицы (рис. 3.27). Может применяться в таблицах и формах. Позволяет найти записи, удовлетворяющие не­скольким условиям одновременно. Состав контекстного меню ва­рьируется в зависимости от типа данных поля, по которому филь­труется таблица.

Фильтры, зависящие от типа, недоступны для полей объек­тов OLE, вложений и логических полей. Список значений не ис­пользуется для полей типа MEMO или полей с форматированным текстом.

РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР

Иногда может потребоваться применить фильтр, отсутствую­щий в списке обычных фильтров. Выражения аналогичны форму­лам, записанным в приложении MS Excel, и условиям, сформули­рованным при создании запроса. Например, чтобы отыскать имена контактов, дни рождения которых приходятся на последние семь дней, можно воспользоваться расширенным фильтром. Вызывается командой вкладка Главная — группа Сортировка и фильтры — До­полнительно — Расширенный фильтр.

В приведенном окне бланка фильтра можно создать фильтр, введя условия отбора, с помощью которых из всех записей в открытой форме или таблице выделяется подмножество, удовлетворяющее данным условиям. Кроме того, в бланке фильтра задает­ся порядок сортировки для одного или нескольких полей. Фильтр позволяет устанавливать несколько условий со сложным вариантом критериев