83. Импорт, экспорт данных в ms access.

Access позволяет импортировать данные из других программ, баз данных форматов с помощью команд вкладки Внешние данные блока Импорт: MS Access, MS Excel, XML, текстовые файлы, и Дополнительно для других форматов (dBase, MS FoxPro, Paradox, Lotus 1-2-3, Outlook). Запускаемый при этом Мастер импорта на основе импортируемого файла или его фнрагмента создаст новую таблицу или добавит двнные в указанные таблицы.

Экспорт данных из Access можно осуществить в текстовый файл, файл MS Excel, в MS Word или базы данных других форматов командой вкладки Внешние данные блока Экспорт, указав тип файла, в который нужно преобразовать данные и особенности экспортирования.

Операцию импорта/экспорта можно сохранить, установив опцию Сохранить шаги импорта/экспорта в мастере, и использовать повторно, когда требуется выполнить ту же самую задачу, с помощью команд Сохраненные операции импорта/экспорта.

84. Использование файла бд для Слияния в ms word.

Если нужно использовать таблицу MS Access для создания составного документа с помощью функции слияния, то используется команда Внешние данные – блок Экспорт – Дополнительно – Слияние с MS Word.

При слиянии мастер связывает данные с документом MS Word для печати писем или конвертов. На первом шаге необходимо выбрать, с каким документом (новым или существующим) необходимо установить связь. В открывшемся документе нужно выполнить 6 шагов мастера. Процесс слияния состоит из нескольких общих действий.

1. Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма.

2. Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма.

3. Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.

4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

5. Предварительный просмотр

6. Завершение слияния. Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.