67. Основные объекты файла базы данных

При открытии системы появляется диалоговое окно, в котором предлагается выбор: создать новую базу данных или открыть суще­ствующую.

Создать БД можно также с помощью команды Кнопка Office — Создать или из списка панели быстрого доступа — Создать, указав имя файла, причем как:

• пустую неструктурированную БД (Новая пустая база дан­ных);

• пустую структурированную БД на основе шаблона (Из Mi­crosoft Office Online, Шаблоны из Интернет).

БД включает в себя различные объекты (таблицы, формы, за­просы, отчеты), предназначенные для ввода, управления и хранения информации (рис. 3.9). Все объекты одной БД хранятся в одном и том же файле, имеющем стандартное расширение .accdb.

Рис. 3.9. Состав объектов базы данных

Основой БД является таблица, столбец которой называется по­лем, а строка — записью.

Форма представляет собой электронный бланк и позволяет бо­лее наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной за­писи БД.

Запросы — это сформулированная информационная потреб­ность пользователя, предназначены для поиска и получения ин­формации из БД по различным критериям.

Макрос — последовательность макрокоманд для расширения возможностей СУБД. С их помощью можно изменять ход выпол­нения приложения, открывать, фильтровать и изменять данные в Формах и отчетах, выполнять запросы и создавать новые таблицы.

Модуль — объект, содержащий программы на языке Visual Basic.

Для печати и вывода, а также группировки, сортировки, опре­деления итоговых значений используются отчеты.

Страницы показывают все ярлыки страниц доступа к данным в Internet или Intranet; дают возможность ввода, редактирования, просмотра и манипулирования данными из сети.

67. Таблица. Структура. Способы создания.

ТАБЛИЦЫ - ОСНОВА БАЗЫ ДАННЫХ

Создать таблицу можно несколькими способами (рис. 3.10), все они локализованы на вкладке Создание — блок Таблицы:

• в режиме Конструктора таблиц;

• в режиме Таблица;

• с помощью Шаблонов таблиц;

• с помощью импортирования внешних данных — вкладка Внешние данные — Импорт.

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ С ПОМОЩЬЮ КОНСТРУКТОРА

Вызов Конструктора можно осуществить:

• вкладка Главная — блок Режимы — Конструктор;

• контекстное меню на заголовке открытой таблицы — Конструктор;

• вкладка Создание — блок Таблицы;

• контекстное меню на названии таблицы — Конструктор.

Таблица в режиме Конструктора всегда имеет три колонки: Имя поля может содержать русские, латинские буквы, цифры без пробелов. После того как имя присвоено, следует задать Тип данных. По умолчанию выбирается тип «Текстовый».

Всего можно использовать несколько типов данных: Текстовый, Числовой, Денежный, Счетчик, Поле Memo, Дата/Время, Логиче­ский, Гиперссылка, Поле объекта OLE, Вложение (для присоеди­нения файлов таблиц, изображений, диаграмм и т.п.).

Заполненный столбец Описание полей добавляет наглядности и содержит комментарии к полям БД, предназначенные для пользо­вателя.

Перемещение, удаление и добавление полей осуществляются с помощью мыши или блока Сервис вкладки Работа с таблицами: Конструктор

Для перемещения поля его следует выделить, щелкнув мышью в области маркировки записи, и перетащить в нужное место.

Для удаления поля его следует выделить и нажать клавишу DEL. Чтобы выделить группу полей, следует использовать совмест­но с мышью клавиши SHIFT (для смежных полей) или CTRL (если поля расположены не подряд).

Для создания поля используется команда вкладки Работа с та­блицами: Конструктор — блок Сервис — Вставить строки. Новая строка будет вставлена над строкой, в которой находится курсор. Для удаления и вставки полей можно также использовать правую кнопку мыши, выводящую контекстное меню.

Прежде чем сохранять таблицу в файле БД, следует задать пер­вичный ключ. Его установку можно осуществить следующими спо­собами, предварительно выделив нужные поля:

• в контекстном меню нужного поля указать Ключевое поле;

• вкладка Работа с таблицами: Конструктор — блок Сервис — Ключевое поле (рис. 3.12).

Если поле назначено ключевым по ошибке, следует использо­вать команду *9 ■ ” Отменить ключевое поле или CTRL + Z или в контекстном меню этого поля снять активизацию Ключевое поле.

В нижней части окна Конструктора указываются Свойства по­лей. Для их определения надо:

• установить курсор на нужное поле в верхней части окна;

• перейти в нижнюю часть (F6 или мышью);

• вручную ввести характеристику этого свойства или выбрать элемент из раскрывающегося списка.

Увеличение размеров области свойств осуществляется нажати­ем SHIFT + F2. Заполнение некоторых свойств можно выполнить с помощью вспомогательного окна мастера, вызываемого кнопкой Построитель j^J, расположенной справа от ячейки соответствую­щего свойства или кнопкой на ленте вкладки Работа с таблицами: Конструктор — блок Сервис — Построитель.

ХАРАКТЕРИСТИКИ ТИПОВ ПОЛЕЙ И ИХ СВОЙСТВ

Свойства каждого поля устанавливаются в нижней части окна Конструктора. Каждое свойство описывает особенности конкретно­го поля

Типы полей могут быть разными:

Текстовый — для определения поля в виде текстовой строки максимальной длиной 255 символов;

Числовой — для полей, в которых может храниться числовое содержимое;

Денежный — для полей, в которых могут храниться данные де­нежного формата любой валюты;

Счетчик — числовое поле, автоматически устанавливающее значения, причем для каждой следующей записи на единицу больше;

Поле Memo — для полей типа небольшого до 64000 символов файла («файл в файле»);

Дата/Время — для полей, характеризующих временные данные;

Логический — для полей, которые могут принимать только два значения: Да/Нет, Истина/Ложь;

Гиперссылка — для полей-ссылок на соответствующие адреса, ресурсы и т.п.;

Поле объекта OLE — для полей, в которые внедряются или свя­зываются различного типа объекты: таблицы Excel, видео- и аудио­клипы, изображения и т.п.;

Вложение — для присоединения файлов таблиц, изображений, диаграмм и т.п.

Формат поля задает формат представления данных при выво­де на экран или печать. Для типов данных Числовой, Денежный и Счетчик существует набор форматов:

• стандартный — отсутствуют разделители тысяч и знаки ва­лют, число десятичных знаков зависит от точности данных (устанавливается по умолчанию);

• денежный или евро — символы валют и два знака после де­сятичного разделителя;

• фиксированный — один знак до и два знака после десятич­ного разделителя;

• с разделителями тысяч — два знака после десятичного раз­делителя и разделители тысяч;

• процентный;

• экспоненциальный.

Для типов Дата/Время существует набор форматов:

• полный (15.04.94 05:30:10 РМ);

• длинный (Среда, 15 апреля 1994);

• средний (15-апр-94);

• краткий (15.04.90);

• длинный формат времени (05:30:10 РМ);

• средний формат времени (05:30 РМ);

• краткий формат времени (17:30).

Константы типа Дата/Время ограничиваются символами «#», например #01.03.57#.

Для Логического типа: Да/Нет — Yes/No (по умолчанию); Ис­тина/Ложь — True/False; Вкл/Выкл — On/Off.

Число десятичных знаков задает число знаков после раздели­теля (от 0 до 15).

Размер поля задает максимальный размер данных в поле. Поле с текстовым типом может иметь размер от 1 до 255 символов (по умолчанию — 50).

Размер поля для числового типа данных:

Тип	Размер
Байт (1 байт)	Целые числа от 0 до 255
Целое (2 байта)	Целые числа от -32768 до +32767
Длинное целое (4 байта)	Целые числа от —2 147 483 648 до +2 147 483 647
С плавающей точкой (4 байта)	С точностью до 6 знаков от -3.4 х 1038 до + 3.4 х 1038
С плавающей точкой (8 байта)	С точностью до 10 знаков от -1.797 х 10308 до +1.797 х 10308

Маска ввода автоматически изображает неизменяем)^ симво­лы поля. При вводе данных в поле, заданное маской, достаточно заполнить пустые позиции. Маску ввода можно ввести вручную или использовать Мастер масок. При вводе маски вручную при­меняются следующие символы (полный список можно посмотреть в Справке):

Обязательные	Необязательные
0 — цифра	9 — цифра
L — буква	# — цифра, знак +, знак —, пробел
А — буква или цифра	а — буква или цифра
@ — любой символ или пробел	С — любой символ или пробел
< (>) — преобразует все символы справа к нижнему (верхнему) регистру
! — маску следует заполнять справа налево

Вызов Мастера масок осуществляется кнопкой Построить <Ш. В появившемся окне из списка готовых масок следует вобрать под­ходящую. Если нужная маска отсутствует, то ее можно добавить с помощью кнопки Список.

Подпись поля определяет подпись для использования в формах и отчетах, если она отличается от имени поля.

Значение по умолчанию определяет значение, автоматически вво­димое во все новые записи. Если определенное поле в большинстве случаев принимает какое-либо заранее известное значение, то для таких полей можно задать это свойство, которое будет автоматиче­ски присваиваться полю при создании новой записи.

Условие на значение указывает, каким условиям должны удо­влетворять значения, вводимые в данное поле. Оно задается выра­жением, состоящим из операторов сравнения и значений, исполь­зуемых для сравнения (операндов). Большинство СУБД позволяет накладывать ограничения на значения данных в виде! некоторого условия, что позволяет снизить ошибки ввода. При вводе данных производится автоматическая проверка их соответствия указанным типам и проверка выполнения заданных условий. Например, при описании поля Дата рождения ему присваивается тиг¹ Дата и за­дается интервал возможных значений, например: >01/01/1920 и <01/01/2000.

Сообщение об ошибке позволяет задать текст, выводимый на экран, если значение не удовлетворяет Условию на значение.

Обязательное поле определяет, может ли это поле остаться не­заполненным при вводе данных. Если стоит это свойство, то поле является обязательным к заполнению.

Свойство Пустые строки позволяет хранить пустые строки в текстовых и MEMO полях.

Индексированное поле задает построение индекса для полей с ти­пом данных Текстовый, Числовой, Денежный, Дата/Время и Счет­чик. Назначение индекса — ускорение выполнения запросов, поиска и сортировки. Возможные значения этого свойства:

Нет — не создает индекс или удаляет существующий индекс;

Да (совпадения допускаются) — создает индекс, если в нем до­пускаются совпадения значений для разных записей;

Да (совпадения не допускаются) — создает уникальный индекс.

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ С ПОМОЩЬЮ

ШАБЛОНОВ ТАБЛИЦ

Для быстрого создания таблиц используются Шаблоны таблиц (рис. 3.10) — специальный набор готовых таблиц с подобранными полями, которые можно просто заполнять данными или можно от­крыть в Конструкторе и откорректировать. Сначала следует выбрать образец таблицы, похожий на создаваемую.

СПИСКИ SHAREPOINT

При перемещении базы данных Office Access 2007 на узел SharePoint на нем создаются списки, которые остаются связанны­ми с таблицами в исходной базе данных. Мастер переноса на узел SharePoint помогает перемещать данные изо всех таблиц одновре­менно, а также обслуживать их отношения.

После создания списков SharePoint пользователи смогут рабо­тать с ними на узле SharePoint или в связанных таблицах в Access, пользуясь возможностями узла SharePoint для управления данными и их обновления.

При перемещении данных и создании связанных списков по­является возможность многопользовательской работы с базой дан­ных. Также для изменения данных можно использовать возможно­сти управления версиями узла SharePoint.

СОЗДАНИЕ ПУСТОЙ ТАБЛИЦЫ

Можно создать пустую таблицу (рис. 3.10) с помощью команды Таблица, при этом открывается пустая таблица с одним полем. Сначала можно изменить имена полей, вызвав контекстное меню на заголовке, затем заносить информацию.

Кроме того, можно перейти в режим Конструктора и скорректи­ровать структуру таблицы, а затем заполнять ее.