Основные цели функции получения и контроля мр:

• Гарантия получения заказа

• Проверка качества

• Подтверждение получения заказанного количества ресурсов

• Отправка товара в его следующее место назначения

• Обеспечение того, что необходимая документация на получение МР зарегистрирована и отправление соответствующим сторонам

Для эффективного выполнения операций по получению закупаемых МР необходимо тщательно оформлять документы, отражающие правильность поставок(см. таблицу)

№	Тип документа	Действия с документом
1	Копия заказа	Направляется поставщиком потребителю для оценки соответствия фактически поступивших МР уведомлениям о поставке по спецификации
2	Уведомление об отгрузке	Направляется поставщиком потребителю МР после подготовки партии к отправке с указание м номера заказа и времени поставки
3	Сопроводительное письмо к заказу МР	Сопровождает поставляемую партию МР, подтверждая предназначение данному потребителю в соответствии с договором
4	Сопроводительные документы доставщика	Используется в случаях, когда поставщик пользуется услугами других компаний по доставке. В них указываются: Реквизиты поставщика и покупателя Спецификация доставляемых МР Количество транспортных мест МР Масса и габариты МР Особенности транспортировки МР Компания, доставляющая МР
5	Подтверждение о получении МР	Применяется для информирования подразделений производителя, для контроля прохождения финансовых документов в бухгалтерии
6	Регистрация поставки	Указание в БД: Номера сопроводительного письма отправителя Даты поставки Способа транспортировки Краткого описания МР
6	Регистрация результатов входного контроля	Фиксируется брак и другие недостатки поставленных МР для принятия службой закупок мер

Для принятия необходимых мер используются статистические методы приемочного контроля. Сущность их состоит в том, что на основе контроля часть МР с требуемой точностью принимается решение о качестве всей партии закупаемых ресурсов. Основная задача -обосновать решение о приемке или браковке закупаемой партии.

Состав и содержание методов приемочного контроля МР

Тип контроля	суть	Область применения
одноступенчатый	Решение относительно приемки партии МР принимают по результатам контроля только одной выборки	Применяют, когда стоимость контроля небольшая, длительность испытания велика, а партия не может быть задержана до окончания контроля
двухступенчатый	Решение о приемке партии МР проводится по результатам не более 2 выборок, причем необходимости во второй определяется по результатам контроля первой	Применяется, когда одноступенчатый контроль неприемлем из-за большого объема выборки, а многоступенчатый из-за большой продолжительности
многоступенчатый	Решение о приемке партии МР принимается по результатам контроля нескольких заранее установленных выборок, причем необходимость каждой последующей выборки определяется по результатам контроля предыдущей	Применяется, когда объем партии невелик, небольшая длительность и стоимость проведения испытаний
последовательный	Отличается от многоступенчатого тем, что максимальное число выборок заранее не устанавливается	Применяется, когда объем партии невелик, стоимость испытаний мала, а стоимость МР велика

Следующий этап-ведение учета

Основная учетная информация

• Журнал заказов на закупку: в нем ведется учет всех запасов по номерам и отображается статус заказа(выполнен или не выполнен)

• Реестр заказов на закупку( содержит копии все заказов на закупку)

• ТОВАРНЫЙ РЕЕСТР(показывает все закупки каждого основного вида товар или изделия: дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку)

• Реестр с историей поставщика(отображается все закупки, которые осуществляются у крупных поставщиков)

Дополнительная информация:

• Рабочие контракты(предоставляет инфо по всем контрактам(на дату завершения) всех основных поставщиков

• Инфо по учету оборудования(отражает закупленное оборудование, срок его эксплуатации, историю использования, цену, владельца оборудования и место его нахождения . Позволяет избежать повторной оплаты оборудования)

• Инфо о закупках товаров, осуществляемых у компании-поставщиков малого бизнеса

• История тендеров(помогает идентифицировать тенденции в предположениях поставщиков

ТЕМА: ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗЛ

ВИДЫ ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ В ЗЛ И НАПРАВЛЕННОСТЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

1.ИНФОРМАЦИОННАЯ ПИРАМИДА В ЗЛ

2.ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ И ИХ НАПРАВЛЕННОСТЬ

1. Наряду с МР и ФП в ЗЛ используется значительное количество информации. Поэтому ЗЛ создает и применяет ИП объединяя его с МП.

ИП -совокупность циркулирующих в лог системе сообщений, между лог системой и внешней средой, необходимых для управления и контроля лог операций. ИП соответствует МП и может существовать в бумажной и электронной форме. Между этими потоками происходит взаимодействие. ИП может опережать МП(сведения о заказе ), следовать за ним или после него( уведомление о прибытии груза, сопровождающие документы) и может двигаться в противоположную сторону(претензии, подтверждения).

Виды ИП:

По направлению движения:

• Горизонтальный

• Вертикальный

По отношению к системе:

• Внутренний

• Внешний

• Связующий

Или входной, выходной

По времени функционирования

• Стационарный

• Периодический(с жесткими ограничениями времени передачи)

• Оперативный(обеспечивает связь абонентов в диалоговом режиме)

В зависимости от назначения:

• Директивный

• Нормативно-справочный

• Отчетный

• Вспомогательный

Характеризуется следующими показателями:

Скорость и передача приема

Интенсивность потока

ИП измеряется количеством обрабатываемой и передаваемой инфо и суммарных количеством документа строк

Для ЗЛ необходима информация , которая позволяет понять, что происходит:

На самом предприятии -текущая

У поставщиков- оперативная

В готовящихся нормативных актах или смене ключевых должностных лиц -стратегическая

Доступ к такой информации должен быть только у тех лиц, которые непосредственно принимают решения на своем уровне На таком разделении ИП базируется управление закупочной деятельностью фирмы. В основе стоит информационная пирамида.

Высший уровень управления

Информация для стратегического управления

Уровни управления

Средний уровень

Информация для тактического управления

Оперативный уровень

Низший уровень

Информация для оперативного управления

Информация для текущего управления

Низший уровень –только текущая инфо

, необходимая для исполнения -относится к проведению ежедневной работы по получению ТМЦ, организации приемки, складирования, подготовке к передаче производству, документации в бухгалтерию. Действующий персонал-исполнители(клерки)

Оперативный уровень-имеет доступ к информации для оперативного управления фирмой-получает для исполнения заключенные контракты, контролирует исполнение заключенных контрактов на закупку по объемам, качеству и количеству, составляет графики закупок и отгрузок, контролирует их, инициирует оплату счетов и ведет учет и контроль оплаты.

Действующий персонал-менеджеры,

Средний уровень-тактический, имеет доступ к инфо для тактического управления,ведется работа по изучению рынка закупок, по выбору метода закупок, по планированию закупок, по выбору поставщиков, ведение переговоров, подготовка коммерческих предложений, подготовка договоров о намерениях и подготовка контрактов.

Работают- главные менеджеры или топ-менеджеры

Высший уровень-генеральное руководство с полными функциями менеджмента и стратегического управления. Стратегическое управление-это высший уровень принятия управленческих решений, и осуществляется оно высшим руководством организации.

Функционирование инфо пирамиды осуществляется как сверху вниз, так и наоборот.

Система стратегического управления решает следующие задачи:

• Достижение с минимальными затратами максимальной адаптации фирмы к изменяющимся условиям рынка

• Увеличение доли фирмы на рынке

• Получение конкурентных преимуществ

2.Основой получения инфо на предприятии является внутренняя локальная сеть с разделением уровней доступа

1-сет привязана к реализации продукции, работает с данными о движении готовой продукции, ее наличии, ассортименте, о планируемых заказах и прогнозах на закупки сырья

2-собирает инфо о темпах производства и о потребностях в ТМЦ

3- собирает и передает инфо о движении ТМЦ от поставщиков, наличии на складах и состоянии закупок

4-работает с инфо по движению финансовых средств

5-управленческая, содержит стратегическую инфо

6-сервер БД

БД могут содержать:

• История поставщиков и их возможности

• Конкуренция(состояние о конкурентоспособности)

• Доля поставщиков на рынке

• Цены и ценообразование у поставщиков

• Расходы на закупку у поставщиков

• Модели рынка закупок

• Контроль за сроками выполнения поручений, решений, приказов и распоряжений

• Реестр поставщиков

• Исходящая и входящая инфо по закупкам

• Контроль составления о отправки корреспонденции

• Контроль и анализ рекламной деятельности в области закупок

• Расчеты, связанные с закупками

• Движение заказа, выставление счетов на опалту, составление счетов и отчетов

Все источники делятся на:

Обычные источники- все то, что публикуется в открытой печати(спец журналы,с тат отчетность, рекламные проспекты, реклама в СМИ, статьи в газетах)

Инфо из Интернет- с сайтов предприятия

Коммерческая инфо -инфо, передаваемая по запросам -прайс-листы заводов-изготовителей и посредников

Служебная инфо заводская отчетность

Торговые директории, регистры-списки производителей их адреса, финансовое положение, отделы продаж. Могут формироваться по наименованию товаров с указанием производителей, могут формироваться по производителю

Для эффективной закупочной деятельности нужно знать не только о своих потребностях, но и инфо о отварных рынках(инфо о производителях, оптовых и торговых фирмах)

Рынки подразделяются на :

• Действующие рынки(совокупность товаропроизводителей, которые работаю на данном рынке в настоящий момент)

• Рынки имеющихся поставщиков(перечень поставщиков работающих с вами поставщиков_

• Рынки конкурентов(перечень поставщиков конкурентов)

• Новые рынки(перечень потенциальных поставщиков)

Источники инфо о МР

• Рынок МР(совокупность инфо о МР, их характеристик, условия поставки, цены)

• Инфо о торговых представительствах(являются элементом лог системы распределения)

Инфо о МР содержится в печатных изданиях, стат отчетности, каталогах

Прайс-лист-приложение коммерческому предложению

Инфо полученная с помощью электронной торговли

Электронная торговля является современным средством для поиска ТМЦ при обеспечении предприятия необходимым сырьем

Внутренние ИП по направлению к отделу закупок

1-отдел контроля уровня запаса

2-отдел новой продукции

3-отдел контроля поставок

4-отдел прогнозирования объема продаж

5-служба главного инженера

6-плановый отдел

7-производственный отдел

8-бюджетный отдел

9-отдел финансового контроля

10-

1-Общие рыночные условия

Тема: Организационная структура службы закупок предприятия на основе логистики

Лекция: Цели и функции управления снабжением

1. Цели управления снабжением

2. Полномочия при принятии решений о закупках

1.Общие цели функции закупок:

Организация должна получать необходимое по качеству и количеству сырье6 в нужно месте, в нужное время, с надежным поставщиком, с хорошим сервисом до и после закупки, по приемлемой цене.

Цели:

• Непрерывный поток сырья(обеспечение доставки комплектующих

• Сведение инвестиций, связанных с запасами и расходов к минимуму(стоимость текущих запасов 20-50

• Поддержание и повышение качества

• Работа только с компетентными поставщиками

• Стандартизация товаров(спецификация-перечень соответствующих терабований, там находятся требования к закупаемым товарам)

• Достижение самой низкой общей стоимости

• Улучшение конкурентоспособности

• Продуктивные рабочие отношения с другими функциональными подразделениями организации

• Снижение административных расходов

2.полномочия, которые должен иметь отдел закупок:

• Выбор поставщика

• Использование соответствующего метода ценообразования

• Решение вопроса спецификации

• Контроль за контактами с потенциальными поставщиками

Лекция: организация закупочной деятельности предприятия

1. Служба закупок как составная часть аппарата управления предприятия

2. Взаимодействие службы закупок с другими подразделениями предприятия и их подчиненность

3. Факторы, влияющие на организационную структура службы закупок

1.планирование организационной структуры и делегирование полномочий –это важные системы стратегических целей и организационного оформления.

Причины изменения организационных структур отделов закупок в процессе эволюции:

• Функции снабжения становятся все более неопределенными

• Международная деятельность более интенсивной

• Обращение внимания на качество сырья

• Стремление увеличить прибыль при осуществлении закупок как средство поддержания и усиления конкурентоспособности

• Расширение стратегических целей предприятия приводит к расширению спектра обязанностей отдела закупок

2.подчиненность отдела закупок в зависимости от организационной структуры предприятия:

• Если статус главного директора предприятия по закупкам- вице-президент, и он подчиняется директору предприятия, то снабжение - одна из функций уровня высшего руководства компании

• Если отдел закупок подчиняется исполнительному директору по производству, то большая часть закупок приходится на производственные нужды

• Если отдел закупок подчиняется исполнительному директору по административным вопросам , то задача отдела- обеспечение услугами всех функциональных отделов предприятия

• Если отдел подчиняется финансовому директору, то его деятельность оказывает влияние на финансовые потоки

• Если отдел подчиняется главному инженеру, то решаются вопросы спецификации продукции и контроля качества

Факторы, влияющие на статус отдела закупок в организации:

• Объем закупаемого сырья и внешних услуг составляет % от общего числа расходов, что подчеркивает важность функции закупок

• Сущность приобретаемой продукции или услуги

• Условия на рынке продукции(услуги)

• Наличие способностей для выполнения данной функции

• Проблемы и возможности в области снабжения, способствующие достижению организационных целей

Классификация структурных подразделений предприятия, с которыми сотрудничает отдел закупок:

• Технические службы( отделы главного конструктора, технолога, отдел стандартизации и др.)

• Экономические службы(планово-экономический отдел, производственно-диспетчерский, бухгалтерия, финансовый)

• Коммерческие(маркетинг, отдел сбыта)

• Вспомогательные(отдела главного механика, энергетика)

• Административные(отдел кадров, техническое, программное обеспечение, юридический отдел)

Взаимоотношения отдела закупок с другими подразделениями предприятия:

• Производственный отдел( предоставляются реальные планы для того, чтобы закупки осуществлялись вовремя за оптимальную цену)

• Служба главного инженера( зависит возможность оценки преимуществ в стоимости при использовании альтернативного сырья )

• Отдел маркетинга( позволяет в долгосрочной перспективе помочь в разработке реальных стратегий снабжения сырьем)

• Бухгалтерия( своевременно оплачивает счета, что позволяет пользоваться преимуществом оплаты со скидкой и поддерживать хорошие отношения с поставщиками)