15.Створення однотипних документів в текстовому редакторі.

Багато комп'ютерні користувачі для роботи з текстами використовують прикладні програми MS Office, наприклад, Word. Найчастіше в процесі роботи доводиться створювати однотипні документи. Це можуть бути стандартні листи, службові записки, звіти, в яких потрібно змінити незначна кількість інформації, наприклад, дату, вихідні дані, заголовок і т.п.

Для таких випадків найзручнішим буде створити шаблон у Word, що значно полегшить роботу. В шаблоні можна виставити параметри сторінки, закріпити шрифти та стилі, а також вставити колонтитули, що досить зручно для подальшого використання при створенні однотипних документів.

Для того щоб створити шаблон, потрібно запустити програму Word. Почати потрібно з виставлення полів. Вибираємо команду "Файл", потім вкладку "Параметри сторінки". При створенні шаблону документа для фірми чи організації в верхній або нижній колонтитули встановлюються поштові реквізити. Це можна зробити як з текстового файлу, так і вставивши малюнок.

Наступним дією закріплюємо стиль документа. Для цього потрібно ввійти в закладку "Формат" і вибрати команду «Стилі та форматування". Праворуч від створюваного шаблона на всю висоту екрану відкриється панель. В ній можна задати параметри форматування шрифту та абзацу. Тут же можна ввести назву майбутнього шаблона, наприклад, "Стандартне лист" або "Службова записка".

Наступним кроком буде створення стилю звернення, наприклад, "Начальнику" або "Шановний". Для зручного розміщення звернення на сторінці і закріплення меж тексту вставляємо таблицю.

16.Графічне представлення даних.

Діаграма програми Excel – це графічне представлення даних, які розміщені на робочому аркуші. Діаграма складається із елементів. У процесі переміщення покажчика миші по діаграмі біля нього з'являється спливаюча підказка, що вказує на тип елемента, поруч із яким знаходиться покажчик миші, або відтворюється ряд даних і значення точки даних. Кожний із елементів діаграми можна виділяти і змінювати окремо.

Axis (Вісь) – лінія, яка має шкалу для нанесення значень і часто задає межу діаграми.

Tick mark (Поділки)– поділки шкали вздовж осі.

Date Point (Точка даних) – це один елемент даних у середині кожного з рядів. Точка даних відтворюється на діаграмі як одна точка на лінії або один стовпчик ряду.

Data Series (Ряд даних) – це сукупність точок даних, залежних, як правило, від часу. При нанесенні на діаграму дані одного ряду відтворюються маркерами одного кольору і візерунка, а на графіках з'єднуються єдиною лінією.

Legend (Легенда) – умовне позначення для розпізнання рядів даних: значок, візерунок або колір. Мітка легенди має ту ж назву, що і відповідний ряд даних

17.Прогнозування в середовищі електронних таблиць. Підбір параметрів. Ця операція використовується для прогнозування значення однієї комірки при зміні значення іншої; такі комірки мають бути пов'язані формулою Прогнозування за допомогою сценаріїв. Сценарієм у MS Excel називають набір нових вхідних значень, що впливають на кінцевий результат, шляхом підстановки у відповідні клітинки таблиці. Сценарії використовують для прогнозування поведінки моделі. Так можна створити і зберегти для подальшого використання одразу декілька сценаріїв для одної таблиці і потім переключатися між ними, оцінюючи кінцевий результат.

Технологію створення і використання сценаріїв розглянемо на такому прикладі: на основі поданої нижче таблиці оцінити поведінку значення обсягу продаж, змінюючи значення норми прибутку.

18.Поняття про бази даних. Структура бази даних. БД – це поіменована структурована сукупність взаємопов’язаних даних, які характеризують певну предметну галузь і перебувають під керівництвом системи управління базами даних (СУБД). Основними складовими компонентами АБД є БД і СУБД.

СУБД – це спеціальний пакет програм, що забезпечує створення, супроводження і використання БД багатьма користувачами. АБД – це система інформаційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, необхідних для інтегрованого нагромадження, збереження, ведення, актуалізації пошуку і видачі даних. Для створення БД та роботи з нею використовують реляційну, ієрархічну і мережну моделі даних.Створення будь-якої БД має 2 етапи: перший – це створення структуримайбутньої таблиці; другий – введення даних згідно з описаною структурою.

Для створення таблиці відкривають вікно системи Access і вибирають кнопку “Новая база данных”.Відчиняється головне меню ДБ в якому на вкладинках перелічуються всі об’єкти, котрі можна створювати в системі Access. Вибираємо вкладнику “Таблицы” і режим “Конструктор”. На екрані з’являється вікно в режимі “Конструктор”, в якому створюємо структуру майбутньої таблиці, тобто описуємо дані відповідно до їхніх властивостей. Виконаємо вищевказані дії, зокрема у вікні системи Access натиснемо на клавішу “Новая база данных”. У головному вікні, яке відчиняється, вибираємо вкладинку “Таблица” і режим “Конструктор”. У вікні “Конструктур” заповнюємо структуру таблиці відповідно до властивостей полів таблиці.

Після створення структури таблиці слід виділити головне поле, наприклад, Прізвище. Для цього натискаємо вказівник миші на полі з іменем Прізвище і в панелі інструментів вибираємо клавішу “Ключевое поле”. Відразу поряд з іменем поля з’являється зображення ключа (рис. 12). Створену структуру таблиці необхідно зберегти.

Технологія збереження документів в Access аналогічна до Windows, тобто здійснюється через команди “Сохранить” і “Сохранить как”. Далі переходимо до другого етапу – введення даних відповідно до створеної структури. Для цього в режимі “Таблица” фіксуємо ім’я створеної структури таблиці і натискаємо на клавішу “Открыть”. На екрані

з’явиться вікно з назвами полів таблиці, де відповідно до кожного поля вводимо дані. Після завершення введення даних їхнє збереження не обов’язкове. Воно автоматично здійснюється навіть при виході з системи. Для зміни структури таблиці в головному вікні БД вибирають ім’я вже створеної таблиці та фіксують режим “Конструктор”. Після внесення змін у структуру таблиці необхідно обов’язково її зберегти.

19 Структуровані та неструктуровані БД. Моделі даних.База даних (БД) — впорядкований набір логічно взаємопов'язаних даних, що використовуються спільно, та призначені для задоволення інформаційних потреб користувачів. У технічному розумінні включно й система керування БД. Структуровані БД використовують структури даних, тобто структурований опис типу фактів за допомогою схеми даних, відомішої як модель даних. Модель даних описує об'єкти та взаємовідносини між ними. Існує декілька моделей (чи типів) баз даних, основні: плоска, ієрархічна, мережна та реляційна. Приблизно з 2000 року більше половини БД використовують реляційну модель. До неструктурованих БД відносяться повнотекстові бази даних, які містять неструктуровані тексти статей чи книг у формі, що дозволяє здійснювати швидкий пошук (як наприклад вікіпедія). Моде́ль да́них — абстрактне представлення реального світу, що відображає тільки ті об'єкти, що безпосередньо стосуються програми. Це, як правило, визначає специфічну групу об'єктів, їх атрибутивне значення і відношення між ними. В випадку ГІС, використовується механізм представлення і організації просторової моделі даних, або растрової моделі даних. Вона не залежить від комп'ютерної системи і пов'язана тільки з структурою даних.

20. Нормалізація даних в реляційній моделі.Реляційні бази даних повинні задовольняти так званим умовам нормалізації. Процес трансформацiї даних в реляційну форму називається нормалiзацiею баз даних. Нормалізація - це видалення надлишкових даних з кожної таблиці бази даних. Процес нормалiзацiї переслідує подвійну мету: видалити надлишкові копії даних i забезпечити максимальну гнучкість, як в структурах таблиць, так i в її iнтерфейсних програмах на випадок можливих майбутніх змін баз даних. Найчастіше зустрічаються п’ять форм нормалiзацiї, що означає п’ять різних установок реляційного критерію нормалізації баз даних. 1. Перша нормальна форма: кожне з полів заданої таблиці повинно бути неподільним по змісту використання і не містити повторюваних груп. Поле вважається неподільним, якщо воно містить тільки один елемент даних. 2. Друга нормальна форма: задана таблиця задовольняє вимогам першої нормальної форми і, крім того, всі неключові поля таблиці повністю залежать від первинного ключа таблиці і від кожного поля в первинному ключі. 3. Третя нормальна форма: таблиця задовольняє вимогам другої нормальної форми і, крім того, всі неключові поля повністю залежать від первинного ключа таблиці і не залежать один від одного. 4. Четверта нормальна форма: таблиця задовольняє вимогам третьої нормальній формі і, крім того, забороняється зберігати незалежні елементи в одній і тій же таблиці, коли між цими елементами існує зв’язок (зв’язки) багато до багатьох. 5. П’ята нормальна форма: таблиця задовольняє вимогам четвертої нормальної форми та існує можливість модернізації даних таблиці. Передбачається, що при розробці баз даних і особливо при проведенні нормалізації таблиць потрібно звертати велику увагу на те, щоб випадково не проігнорувати суттєву характеристику або параметри об’єкта. Нормалізація збільшує число відношень в базах даних і тим самим час обробки. Але за рахунок коректності і усунення дублювання відбувається прискорення виконання доступу до даних.

21.Реляційна модель даних. Елементи реляційної моделі. Реляційна модель даних — логічна модель даних. В даний час ця модель є фактичним стандартом, на який орієнтуються практично всі сучасні комерційні СУБД. У реляційній моделі досягається набагато більш високий рівень абстракції даних, ніж в ієрархічної або мережевий.До складу реляційної моделі даних зазвичай включають теорію нормалізації. Крістофер Дейт визначив три складові частини реляційної моделі даних:структурна маніпуляційна цілісна Переваги реляційної моделі:

-простота і доступність для розуміння користувачем. Єдиною використовуваною інформаційною конструкцією є «таблиця»;

-строгі правила проектування, які базуються на математичному апараті;

-повна незалежність даних. Зміни в прикладній програмі при зміні реляційної БД мінімальні

-для організації запитів і написання прикладного ПЗ немає необхідності знати конкретну організацію БД у зовнішній пам'яті

Недоліки реляційної моделі:

-далеко не завжди предметна область може бути представлена у вигляді «таблиць»;

-в результаті логічного проектування з'являється безліч «таблиць». Це призводить до труднощів розуміння структури даних;

-БД займає відносно багато зовнішньої пам'яті;

-відносно низька швидкість доступу до даних.

Основні елементи реляційної моделі

Елемент реляційної моделі	Форма представлення
Атрибут	Заголовок стовпця таблиці
Відношення	Таблиця
Домен	Стовпець таблиці
Кортеж	Рядок таблиці
Первинний ключ	Один або кілька атрибутів
Сутність	Опис властивостей об'єкту
Схема відношення	Рядок заголовків таблиці
Тип даних	Тип значень елементів таблиці

22.Типи та властивості полів файлів баз даних. Поля БД при роботі із СУБД MicrosoftAccess можуть мати типи:1) текстовий – тип даних, використовуваний для зберігання звичайногонеформатированного тексту обмеженого розміру (до 255 символів).2) числовой – тип даних для зберігання дійсних чисел.3) поле мемо – спеціальний тип даних для зберігання великих обсягів тексту (до 65 535 символів). Фізично текст не зберігається на полі. Він зберігатися іншому місці бази даних, а полі зберігатися покажчик нею, але для користувача такий поділ помітно який завжди.4) дата/час – тип даних для зберігання календарних дат і поточного часу.

5) грошовий - тип даних для зберігання грошових сум. Теоретично, їхнього записи можна було б користуватися й полями числового типу, але для грошових сум є певні особливості (наприклад, пов'язані правила округлення), що роблять зручнішим використання спеціального типу даних, а чи не надстройку числового типу.6) лічильник – спеціальний тип даних для унікальних (не повторюваних на полі) натуральних чисел з автоматичним нарощуванням. Природний використання – дляпорядковой нумерації записів.7) логічний - тип для зберігання логічних даних (можуть лише два значення, наприклад Так чи Ні).Властивості полів бази даних

Основними властивостями полів таблиць БД з прикладу СУБД Microsoft Access є такі:

- Ім'я поля – визначає, як слід звернутися до даних цього поля при автоматичних операції з базою.

- Тип поля – визначає тип даних, які можуть опинитися утримуватися у цьому полі.

- Розмір поля – визначає граничну довжину (в символах) даних, що потенційно можуть будуть показані у даному полі.

- Формат поля – визначає спосіб форматування даних в осередках, що належать полю.

- Маска введення – визначає форму, у якій вводяться дані а полі (засіб автоматизації введення даних).

- Порожні рядки – властивість, що дозволяє введення порожніхстрокових даних (від властивості Обов'язкове полі особливий тим, що належить не всім типам даних, а тільки в деяким, наприклад до текстовим).Наприклад, для даних, які мають справжні числа, важливим властивістю є кількість знаків після десяткової коми. З іншого боку, для полів, що використовуються зберігання малюнків, звукозаписів, відео кліпів та OLE, більшість вищевказаних властивостей немає сенсу.

23. Типи відношень. Операції відношень: об’єднання, перетин, різниця, декартовий добуток, ділення, проекція, вибір, з’єднання.Відношення реляційної бази даних діляться на два класи: об’єктні та зв’язні. Об’єктне відношення зберігає дані про об’єкти (екземпляри сутності). В об’єктному відношенні один (або декілька) з атрибутів однозначно ідентифікують об’єкт. Такий ключовий атрибут називається (одиничним чи множинним) ключем відношень або первинним атрибутом. Ключ, як правило, знаходиться у першому стовпці. Ключі в зв’язних відношеннях називаються зовнішніми (сторонніми) ключами, оскільки вони є первинними ключами інших відношень. Умови і обмеження, які накладаються на відношення реляційних баз даних на табличному рівні представлення, можна сформулювати наступним чином: - не може бути однакових первинних ключів, тобто всі рядки (записи) повинні бути унікальними; - всі рядки повинні мати однакову типову структуру; - імена стовпців в таблиці повинні бути різними, а значення стовпців повинні бути однотиповими; - значення стовпців повинні бути атомарними, тобто не можуть бути компонентами інших відношень; - повинна зберігатися цілісність для зовнішніх ключів; - порядок розміщення рядків у таблиці неістотний - він впливає лише на швидкість доступу до потрібного рядка. Операції відношень: - операція об’єднання проводиться над двома відношеннями. Результуюче відношення включає всі записи першого відношення і ті записи другого відношення, яких немає в першому; - операція перетину виконується над двома відношеннями. Результуюче відношення містять тільки ті записи, які є одночасно в першому і другому відношеннях; - операція різниці проводиться над двома відношеннями. Результуюче відношення містять ті записи першого відношення, яких немає в другому відношенні; - операція декартовий добуток виконується над двома відношеннями, степінь результуючого відношення дорівнює сумі степенів первинних відношень, а потужність рівна добутку їх потужностей. Результуюче відношення містять всі можливі комбінації в записі первинних відношень; - операція ділення - відношення дільника повинно містити підмножину атрибутів відношення діленого. Результуюче відношення включає тільки ті записи декартового добутку результуючого відношення з дільником, які містяться в діленому. Крім того, результуюче відношення містить тільки ті відношення діленого, яких немає в дільнику; - операція проекції виконується над одним відношенням. Результуюче відношення включає частину атрибутів вихідного, на які виконується проекція. Наприклад, для відношення 1 знайдемо перелік посад для кожного відділу; - операція з’єднання виконується над двома відношеннями. В кожному відношенні повинні знаходитись як мінімум один, можливо і більше, атрибутів, що співпадають.

24. Побудова основних об’єктів баз даних: таблиць, запитів.Система управління базами даних Microsoft Access відноситься до реляційних баз даних. На відміну від СУБД Visual FoxPro база даних Access (фізична структура) міститься в одному файлі з розширенням MDB. Логічна структура СУБД Access складається з таких об’єктів: таблиць, запитів, форм, звітів, макросів та модулів.

Усі дані бази даних зберігаються у таблицях. Так само, як і у Visual FoxPro, таблиці створюються в два етапи. На першому етапі створюється структура таблиці, а на другому — вводяться дані.

Створення таблиці. Вибрати вкладинку Таблицы, натиснути на кнопку Создать (рис. 10.114) та вибрати метод створення таблиці (рис. 10.116). Вважаючи, що структура таблиці, яка створена за допомогою майстра або в режимі таблиці, все одно підлягає редагуванню, розглянемо створення таблиці у режимі конструктора. Для цього треба у списку вибрати КОНСТРУКТОР і натиснути на кнопку Оk. На екрані з’явиться вікно. У графу Имя поля треба ввести ім’я першого поля таблиці.

У графі Тип данных треба задати тип поля. Для цього необхідно розкрити список (рис. 10.118) та вибрати потрібний тип даних. В Access застосовуються такі типи даних: - Числовой (NUMBER) — застосовується для числових даних, які використовуються у формулах. Тип та розмір значень задаються у властивостях РАЗМЕР ПОЛЯ та ФОРМАТ ПОЛЯ; - Текстовый; - Поле MEMO; - Дата/время; Денежный; - Логический; - Гиперссылка та інші.Створення запиту за допомогою майстраМайстер ПРОСТОЙ ЗАПРОС на основі кількох пов’язаних таблиць або запитів дозволяє створювати запити двох типів: ПОДРОБНЫЙ та ИТОГОВЫЙ (рис. 10.132). Майстер ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС створює запит із статистичними розрахунками (суми, середні значення, кількість записів тощо). Такий запит дуже схожий на зведену таблицю EXCEL.

Порядок створення простого запиту:1Вибрати вкладинку Запросы, натиснути на кнопку Создать та у списку, що з’явився, вибрати Простой запрос.2На екрані з’явиться вікно для вибору полів, які будуть з’являтися у запиті. Поля можна вибрати з різних таблиць або запитів.Визначення полів, що повинні потрапити у запит3Після натиснення кнопки Далее з’явиться вікно, в якому треба визначити тип запиту — докладний або підсумковий 4Після натиснення кнопки Далее з’явиться вікно, в котрому треба задати назву запиту та натиснути кнопку Готово.5Для виконання запиту (перегляду) необхідно виділити назву потрібного запиту і натиснути на кнопку Открыть.відображено результат виконання запиту, який містить поля з таблиць Табель, Працівники та Робочі дні. Ті поля, які повторюються в різних таблицях, включені до запиту в одному екземплярі.

25. Ключове поле. Створення або зміна ключового поля.Кожна таблиця БД може мати ключове поле.Ключове поле - це поле, яке містить унікальні значення (коди, номери, шифри).

Значення таких полів використовуються для створення зв’язку між двома таблицями. Ключ є ідентифікатором кожного запису БД і не може мати нульових значень або таких, що повторюються. Якщо ключове поле не створене користувачем, то під час запису таблиці на диск ПК програма пропонує створити таке поле автоматично. У цьому випадку Access створить поле-лічильник, тобто кожний запис матиме свій порядковий номер.

Для створення в таблиці ключового поля типа Лічильник в режимі конструктора виконаєте наступні дії: виберіть в стовпці Тип даних (Data Type) значення Лічильник (AutoNum-ber); на вкладці Загальні в рядку Нові значення (New Value) задайте Послідовні (Increment);

виберіть команду Ключове поле (Primary Кеу) у контекстному меню, після клацання правою кнопкою миші поля або натискуйте кнопку Ключове поле (Primary Кеу) на панелі інструментів Конструктор таблиць .

Інші способи створення ключового поля в готовій таблиці в режимі конструктора:

встановити в полі курсор і вибрати в меню Правка (Edit) команду Ключове поле (Primary Кеу); виділити одне або декілька полів, утримуючи такою, що натискує клавішу Ctrl, і натискувати кнопку Ключове поле (Primary Кеу) на панелі інструментів Конструктор таблиць. Зліва від кожного ключового поля з'явиться зображення ключа.

26. Побудова основних об’єктів баз даних: форм, звітів. Створення форми за допомогою майстра форм Таблиці обмежені можливостями відображення даних. В них неможливо суттєво змінити зовнішній вигляд даних. У формах можна розмістити дані в зручних для читання місцях, вибрати для них колір і заливку, доповнити елементи управління текстом для спрощення уведення даних. Використання у формах ліній, рамок, кольорів і растрових зображень прикрашає зовнішній вигляд даних, полегшує сприйняття форм і підвищує продуктивність праці. А також OLE-об’єкти (малюнки і графіки) можна побачити лише у формі або звіті, зручніше відображається текст Memo-полів, для чого використовуються смуги прокрутки. Форми забезпечують найзручніший спосіб огляду, доповнення, редагування і вилучення даних. Access надає можливість створювати шість основних типів форм: повноекранна форма(встовпчик); стрічкова;таблична;головна підпорядкована;вільна таблиця;діаграма. Пропонується два методи створення форми із діалового вікна База данных відповідними командами: Вставка/Форма, Форма/Создание формы в режиме мастера. На екрані виникне діалогове вікно Новая форма, у якому пропонується встановити тип нової форми і вказати джерело даних (ім’я таблиці або запиту, що буде використовуватись в створюваній формі). Пропонується сім способів створення форми: Конструктор - відображає пусту форму у вікні констру-ювання форми;Мастер форм - створює одні із трьох стандартних типів (в стовпчик, стрічкова або таблична) у відповідності з відповідями на задані питання майстра;

Автоформа: в столбец - автоматично створюється форма в один або кілька стовпців;Автоформа: ленточная - автоматично створюється стрічкова форма;Автоформа: табличная - автоматично створюється таблична форма;

Диаграмма - створюється форма з діаграмою;Сводная таблица - створює таблицю для Excel. Якщо вибрати опцію Мастер форм, на екрані виникне вікно Создание форм з пропозицією вибирання полів для форми, а також список таблиць і запитів для додаткового вибору полів із інших таблиць і запитів. В одній формі можна відображати поля із різних таблиць і запитів. Вибір полів із списку Доступные поля встановлюється чотирма кнопками.

Для доповнення списку Выбранные поля достатньо двічі клацнути по потрібному полі в списку Доступные поля. Якщо не вибравши жодного поля клацнути по кнопці Далее, то будуть вибрані усі поля автоматично і активізується діалогове вікно для вибору зовнішнього вигляду форми: в один стовпчик, стрічковий, табличний, вирівняний. Після вибору зовнішнього вигляду задається стиль (фон форми). Зміна стилю форми досягається за допомогою функції Автоформат у вікні конструктора форм. Завершується створення форми присвоюванням їй заголовку. По замовчуванню поле заголовка форми містить ім’я таблиці (або запиту), на основі якої створювалась ця форма. З цим можна погодитись, або увести власний заголовок, або загалом його вилучити.

Нарешті, після виконання усіх кроків майстра можна відкрити нову форму одним із способів, вибравши один із ключів в останньому вікні майстра:

Открытие формы для просмотра и ввода данных Изменение макета формы.

Звіти при роботі з БД в MS Access призначені для наглядного відтворення (друку) результатів розв’язку користувачем поставлених завдань. Виходячи із цього, редагувати дані будь-якого поля у звіті неможливо. Для того, щоб змінити деякі дані, необхідно внести корективи у комірки відповідної таблиці чи запиту. Після внесення коректив зміни у звіті будуть відображені лише після його повторного відкриття.Для створення звіту в основному вікні БД необхідно прейти на закладку Отчеты, натиснути кнопку ''Создать'', вибрати команду ''Мастер отчетов'', у списку Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос вказується таблиця (або запит), для деякої буде створено звіт, а далі – кнопка ’’ОК’’. У результаті виконання вище описаних дій на екрані з’явиться вікно. У новому вікні задаються поля із таблиці чи запиту, які повинні бути відображенні у звіті.

Наступні кроки – це створення рівнів групування, вибір порядку сортування за полями, вибір макету для майбутнього звіту, вибір стилю (оформлення) зазначених етапів не є обов’язковою процедурою і на кожному з них можна завершити побудову звіту за допомогою кнопки ’’Готово’’.

Натиснувши на останньому вікні кнопку ’’Готово’’, відкривається звіт в режимі попереднього перегляду, тобто у тому вигляді, як він буде виведений на папір. Якщо виникає необхідність змінити макет розробленого звіту (змінити розташування полів, форматування тексту, підписи внизу сторінки, добавити або видалити емблему тощо), то повинен бути перехід в режим конструктора з допомогою вже відомою команди Вид/Конструктор.

Створення звітів також можливе і з допомогою режиму конструктора. Даний процес більш складний і трудомісткий, оскільки перелік і розташування полів для відображення на звіті потрібні задавати самостійно.Для побудови звіту більш доцільно використовувати майстер, а потім, при необхідності, редагувати вже готовий макет з допомогою режиму конструктора.