6.3. Тактический (второй) уровень управления
Тактический уровень управления включает постоянный мониторинг подразделений фирмы и решение многократно повторяющихся задач с помощью экономической информационной системы среднего уровня. На рис.6.8. представлены виды задач, решаемых Тактической информационной системой.
Рис. 6.8.Задачи, решаемые Тактической ИС.
Решение этих задач включает следующие основные процедуры:
Оценку планируемого состояния объекта (цеха, фирмы, предприятия и т.д.);
Оценку отклонения реального состояния объекта от планового;
Выявление причин возникших отклонений;
Анализ возможных решений и действий;
Передачу нерешаемых проблем на стратегический уровень.
Средства решения этих задач заключаются в выполнении следующих работ:
Создание и поддержание системы документооборота на предприятии;
Составление периодических отчетов о ходе выполнения работ;
Сравнение текущих показателей с плановыми заданиями;
Принятие мер по ликвидации возникших отклонений реального состояния от планового и своевременное предоставление нужной информации на высший уровень управления.
Отчеты, используемые в тактических ИС можно разделить на три вида:
Суммирующие отчеты, составляемые периодически по этапам работ;
Сравнительные отчеты, показывающие отклонение состояния объекта от ожидаемого (планового);
Чрезвычайные отчеты, направляемые руководству в случае возникновения чрезвычайных обстоятельств.
К сравнительным отчетам предъявляются следующие требования:
Требование по своевременности создания отчета;
Требование совместного показа всех отклонений;
Требование количественного показа всех отклонений;
Требование сортировки по значению критического отклонения показателя.
При тактическом планировании используется тактическое моделирование. Сферами использования тактических моделей в тактических информационных системах являются:
Финансовое планирование;
Планирование увеличения продаж продукции предприятия;
Планирование требований работников;
Построение схем компоновки предприятия.
6.4. Оперативный (третий) уровень управления.
Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует
оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.
Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.
Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, оперативная информационная система — это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию. Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям для организации.
К информационным системам оперативного уровня относятся:
бухгалтерская;
банковских депозитов;
обработки заказов;
регистрации авиабилетов;
выплаты зарплаты и т.д.
Основные задачи оперативной системы реализуются следующими методами:
сбором данных об операциях;
получением ответов на текущие запросы;
выпуском контрольных отчетов о состоянии дел;
оформлением бумажных документов.
При этом сбор данных может производиться автоматическим, полуавтоматическим или ручным способом. А обработка включает сортировку, группирование и укрупнение (агрегирование) данных, а также их математическую (статистическую) обработку.
Информация от оперативной информационной системы поступает:
руководителям предприятия;
менеджерам предприятия;
исполнителям;
внешним партнерам.
Особой разновидностью оперативных информационных систем следует считать ИС автоматизированного офиса или офисные ИС. Офисная компьютеризация будет рассмотрена в следующем разделе.