49. Экспозиционная деятельность организации. Этапы планирования и проведения выставки.

В развитом мире выставочные мероприятия рассматривают как платформу предпринимательской деятельности. «Выставки обеспечивают идеальную среду для стимулирования и расцвета предпринимательства». Для многих экспонентов это единственная или основная форма маркетинговой деятельности за год, приносящая им около 80 тысяч международных клиентов.

Работа на выставках тщательно планируется. Выделяют такие этапы планирования:

• планирование подготовки Выставки,

• планирование проведения Выставки,

• планирование подведения итогов Выставки

Сначала составляют перечень выставляемой продукции и готовый план выставочного стенда. Уточняют договор с организаторами Выставки (оргкомитетом). Составляют перечень и смету нужных для успеха на Выставке информационно-рекламных материалов: плакатов, буклетов, сувениров, технических описаний, фирменных папок и др. Определяется персонал для работы на Выставке и проводится его «ролевой» тренинг. Утверждается общая смета  затрат. 

Работу на Выставке планируют по направлениям:

• расписание работы стендистов и др. персонала, включая руководителей организации;

• инструктаж персонала, корректирующий его работу на Выставке;

• закрепление определенных экспонатов и тематики переговоров за конкретными исполнителями;

• организация завоза и вывоза оборудования и экспонатов;

• переговоры, заключение контрактов, продажа образцов или мелких партий продукции;

• организация учета и оценки посетителей стенда.

Каждый участник Выставки стремится иметь на своем стенде экспонат – «гвоздь» (сильный ай-стоппер), выделяющий стенд из ряда конкурирующих. В качестве «гвоздя» эффективно используются рабочие модели механизмов и приборов. На стенде должны быть поясняющие надписи и плакаты, указывающие на соответствующие предметы.

  Проведение выставки. Этап начинается с открытия выставки и заканчивается в момент её закрытия. Включает в себя:

• работу с рекламными и информационными материалами (контролируется их наличие, достаточность, своевременное пополнение);

• работу на стенде (работа с потенциальными розничными покупателями, дилерами (оптовиками), поставщиками, партнёрами);

• работу вне стенда (привлечение посетителей на стенд компании, маркетинговые исследования (как посетителей выставки, так и конкурентов);

• PR-работу на выставке (в том числе участие в выступлениях и других подобных мероприятиях);

• работу с персоналом (мотивация персонала, контроль за работой персонала);

• оргработу (контакты с организаторами выставки, организация необходимого транспортного обслуживания).

Планирование работы после окончания выставки

По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор.

Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

Если все же конечная цель — продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов.

Разбор допущенных ошибок при планировании и стенда, анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм)

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все «+» и «-», понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.