28 Организация документооборота.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного

использования и бухгалтерской обра­ботки с момента составления или поступления

от других пред­приятий и организаций до передачи на хранение в архив после

за­писей в учетные регистры. Основные этапы документооборота: составление и

оформление документа; принятие документа бухгалтерией (учетным аппаратом);

движение документов по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и

использование для учетных записей; передача документа на средства

вычислительной техники (иной оргтехники) и их возвращение; передача документов

в архив. Правильная организация документооборота требует состав­лений плана

документооборота, который должен определить порядок оформления документов,

поступление их в бухгалте­рию, обработку, использование для записей в учетные

регист­ры и передачу в архив. План документооборота на каждом предприятии

разрабатывается главным бухгалтером и утверж­дается руководителем. Требования

главного бухгалтера отно­сительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или

на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для

всех подразделений и служб предприятия. На предприятии должно быть разработано

положение об организации документооборота и график документооборота. Данное

положение разрабатывается с учетом особенностей хозяйственной деятельности

предприятия и утверждается его руководителем. Оно служит для упорядочения

движения и обеспечения своевременного получения первичных документов для

записей в бухгалтерском учете. В нем указываются сроки предоставления

документов, пути их движения, ответственные лица. В графике отражается перечень

работ по созданию, проверке и обработке документов, а также указываются

конкретные исполнители, их взаимосвязь срок выполнения работ. Контроль за

соблюдением графика документооборота на П осущ-ся главным бухгалтером.

Требования главного бухгалтера относительно порядка подачи в бухгалтерию или на

вычислительное устройство необходимых документов и ведомостей явл.

обязательными для всех подразделений и служб П.

22 Оборотные ведомости и их значение.

Для контроля за правильностью и соответствием записей по синтетическим и

аналитическим счетам ежемесячно составляются оборотные ведомости, в которых

отражаются начальные и итоговые остатки и операции по Дт и Кт данного

синтетического счета, выполненные за данный отчетный период (месяц, квартал,

год). Особенности оборотной ведомости: 1)Нач. остаток от ведомости по Д.

должен равняться начальному остатку по К. 2)Итог оборотов по Д. равен итогу

оборотов по К. 3)Итог конечного остатка по Д. равен кон. остатку по К.

Основанием составления оборотной ведомости являются счета. Нач. остаток и

обороты по Д. и по К. переписываются со счета; конечный остаток по каждому

счету определяется расчетным путем. После составления этой ведомости конечный

остаток в обор. ведомости сверяется с конеч. остатками по каждому

соответствующему счету. Нед-ок обор. ведомости по синтетич. счетам –

отсутствие в ней корреспонденции счетов.