26 Классификация документов

— одна из задач информационного поиска, заключающаяся в отнесении документа к одной из нескольких категорий на основании содержания документа.

Классификация может осуществляться полностью вручную, либо автоматически с помощью созданного вручную набора правил, либо автоматически с применением методов машинного обучения.

Следует отличать классификацию текстов от кластеризации, в последнем случае тексты также группируются по некоторым критериям, но заранее заданные категории отсутствуют.

42 Учетные регистры и их роль в бухгалтерском учете

Для того чтобы получить необходимые показатели о хозяйственной деятельности, надо сведения об операциях, содержащиеся в документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать. Такая регистрация осуществляется с помощью учетных регистров, обеспечивающих, кроме того, контроль за сохранностью документов и должную обозримость отраженных в них данных.

Учетные регистры представляют собой листы бумаги, приспособленные для регистрации и группировки в них данных о наличии средств и операциях с ними, зафиксированных первичными носителями информации.

В зависимости от внешнего вида учетные регистры подразделяют на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы (ведомости).

В бухгалтерских книгах все страницы сброшюрованы, пронумерованы и заключены в переплет. Страницы в книгах нумеруются до начала записей. На обороте последней страницы за подписью главного (старшего) бухгалтера (или другого уполномоченного лица) делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)».

Если отдельные страницы отводятся для записи операций с различными объектами (например, в книге учета расчетов с другими предприятиями — для каждого дебитора и кредитора), то предварительно подсчитывается количество страниц, необходимых для учета операций с каждым из них в отдельности, и это количество страниц бронируется за данным объектом.

При большом объеме книги и значительном количестве учитываемых в ней различных объектов составляется оглавление, а в необходимых случаях и перечень объектов в алфавитном порядке. Открывая новую страницу книги для продолжения записей по данному объекту, в оглавлении делают отметку о номере открытой страницы. Если на этой странице записи делаются за тот же месяц, что и на предыдущей, то они увязываются так называемым переносом. Перенос представляет собой итог сумм, записанных на законченной странице. Он проставляется на последней строке этой страницы и на первой строке вновь открываемой страницы. При этом отмечается «на стр. . . .», «со стр. . . .».

Карточки не скрепляются между собой и хранятся в специальном ящике, называемом картотекой. Картотека имеет ряд приспособлений, облегчающих пользование ею.

Для поддержания карточек в вертикальном положении служат опорные пластинки. Деление карточек на требующиеся группы производится при помощи разделителей, представляющих собой плотные картонные листы, изготовленные по размеру карточек. Для указания шифров, букв алфавита или других обозначений, необходимых для быстрейшего нахождения нужных карточек, служат индикаторы — небольшие металлические пластинки, надеваемые на разделитель, или выступы, делаемые вверху разделителя.

В картотеке карточки размещаются в той или иной группировке. Так, для учета материалов на складе они группируются по видам материалов, а внутри их — по наименованиям, сортам и размерам. В картотеке учета расчетов с дебиторами и кредиторами их располагают обычно по алфавиту. Картотека учета основных средств строится сначала по их местонахождению, а затем по видам и наименованиям. При открытии карточек их регистрируют в специальном реестре, обеспечивая тем самым контроль за их сохранностью.