3. Какие классы сэдо применяются в настоящее время?

Всё зависит от объема и сложности выполняемых операций. Можно отнести такие системы как:

- Системы электронной почты (ЭП) с расширенным функционалом

- Автоматизированные системы контроля исполнения документов с электрон­ной почтой

- Системы коллективной работы.

- Системы автоматизации управления документооборотом.

- Системы автоматизации деловых процессов (САДП)

А в настоящее время наиболее популярной системой является интегрированные сис­темы управления документооборотом, объединяющие выполнение всех функций и ра­ботающие с удаленными пользователями через средства Internet.

4. Какие особенности в функционировании сэдо на основе использования технологии эп можно выделить приведите примеры?

Главным компонентом СЭДО класса «ad-hoc», с помощью которого можно автома­тизировать процессы приема и передачи документов в организации, является система «электронной почты» (ЭП). Система ЭП представляет собой совокупность технического, программного и информационного обеспечения, которая разрабатывается с учетом харак­теристик конкретных организаций: объемов потоков информации, организационной структуры, типов документов и т. д.

В настоящее время разработано большое число программных систем ЭП. Примером является система «1С: Электронная почта», разрабо­танной фирмой 1С.

Система «1 С: Электронная почта» образует для пользователя единую интегриро­ванную среду, в которой наряду с подсистемой «электронной почты» входит функцио­нальная подсистема «баз данных».

Функциональные возможности электронной почты «1С» в сеансе работы с базами данных реализуются для пользователя в следующих операциях:

• поиск интересующей информации путем просмотра многоуровневого темати­ческого рубрикатора (оглавления базы данных) или задания примерной форму­лировки интересующей тематики на естественном языке;

• просмотр найденной информации на экране дисплея и выборочное сохранение ее на жестком диске;

• просмотр фрагментов усеченной графики (планы, чертежи, схемы, диаграммы, графики) и сохранение их на жестком диске;

• просмотр БД с фрагментами любого формата (PCX, DBF, XLS и т.п.);

• передача фрагментов данных для последующего включения в базу данных, а так­же сообщений администратору банка данных или другим пользователям системы;

5. Каковы особенности организации функционирования аскид, приведите примеры.

крупные заводы и организации имели Автоматизированную Систему Контроля Исполнения Доку­ментов (АСКИД). То есть все крупные организации и предприятия пытались автоматизи­ровать контрольные функции делопроизводства. Наличие успешно действующей Системы автоматизации делопроизводства и документооборота должно говорить о благополучии учреждения и его Руководства. Это означает полную управляемость подчиненного Руко­водству аппарата, его компетентность и дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволяет:

- Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, системати­зировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в докумен­тообороте и работе персонала.

- При переходе на работу с электронными копиями документов полностью ис­ключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выпол­няемому системой в течение считанных секунд.

- Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи до­кументов по локальной сети или средствами электронной почты

Уровень технологических и функцио­нальных возможностей, которому должна соответствовать современная система автомати­зации делопроизводства типа «АСКИД»:

- Во-первых, система обязана обеспечивать сетевой режим поддержки документо­оборота. То есть компьютеры, установленные на рабочих местах работников подразделе­ний, участвующих в операциях делопроизводства, должны иметь право объединяться в локальную вычислительную сеть.(сделать сервер)

- Во-вторых, та часть системы, которая устанавливается на компьютерах работни­ков подразделений, должна работать под управлением операционной системы Windows. Это следует хотя бы из того, что большинство внутренних документов подготавливается в среде редактора WinWord, и данное требование обеспечит программную совместимость системы автоматизации делопроизводства и редактора.