Тема 4. Проектирования систем составления электронных документов

1. Что такое электронный документ и какие классы полей в нем выделяют?

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Под электронной формой документа понимается не изображение бумаж­ного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма появ­ляется только по требованию в качестве твердой копии электронной.

2. Какие преимущества использования эд Вы знаете?

- сокращается время обслуживания клиентов

- повышается эффективность управления информацией

- принимаются быстрее более точные и обоснованные управленческие решения

- повышается степень защищенности документа при хранении

- обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа

- увеличивается производительность труда

- введение доступа к документу одновременно нескольких пользователей из рабо­чей группы и обеспечение взаимодействия сотрудников всех подразделений пред­приятия, что позволяет избежать дублирования выполняемых функций и задач

- уменьшение затрат на обработку документа

- полный контроль над формой в момент ее движения между исполнителями

3. Каковы этапы разработки эд и их содержание?

Первая операция - проектирование структуры формы

Второй операцией будет — проектирование со­держания формы ЭД.

Содержанием этой операции является привязка переменных полей формы, которые будут заполняться, к инструментальным средствам заполнения, или вычисления, или ав­томатического контроля, т. е. на этой операции проектирования осуществляется придание форме свойства интеллектуальности.

Третьей операцией явл. целью повышения достоверности информации при запол­нении форм ЭД устанавливаются связи между формами, что позволяет автоматизировать процессы актуализации сведений, заключенных в связанных формах.

На четвертом этапе осуществляется работа с готовой формой, путем ее заполнения из различных источников, автоматической проверки правильности заполнения перемен­ных полей, в которые информация вводится вручную, проставления отметок о просмотре документа, выполнения дальнейшей пересылки его на рабочий стол другого специалиста или передачи его по электронной почте или факсу.

4. Какие классы по составления эд знаете, их отличия, приведите примеры.

программные системы «Lotus», «Jet Form»

«Jet Form», созданная американской компанией «Jet Form», которая предоставляет пользователю корпоративной информационной системы следующие возможности:

• хорошо структурированные средства проектирования форм ЭД;

• средства заполнения форм ЭД пользователем;

• клиент-серверную обработку;

• мощные средства централизованного управления выдачей информации из кор­поративных баз данных и прикладных приложений в готовые формы на печать;

• отправку по электронной почте и по факсу и др.

5. Какие типы эд вы знаете???

Тема 5. Проектирование систем ввода потоков входящих документов