6. На чем основывается работа сэдо, использующая технологию «docflow», приведи­те примеры.

Системы электронного документооборота класса «docflow» - предназначены пре­жде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масшта­бах предприятия.

Особенностью систем данного класса является то, что они имеют специальные средства разработки, которые позволяют быстро настроить систему под нужды конкрет­ного предприятия, описать (регламентировать) деловые процессы в виде маршрутных электронных форм и распространить их для использования.

Примером может являться система «1С: Документооборот».

Система «1С: Документооборот» является дальнейшим развитием «1С: Электронной почты» и может применятся в средних и крупных организациях, в простых и сложных ло­кальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по модему. К числу преимуществ данной системы можно отнести следующие ее возможности:

• Отказаться от бумажной технологии управления и хранить все документы в электронном виде.

• С помощью средств модуля «Дизайнер форм» разрабатывать формы электрон­ных документов, маршрутные схемы передвижения каждого документа, права и обязанности участников конкретного технологического процесса обработки документа, указать участников процесса и их адреса, т.е. формализовать (опи­сать) технологические (бизнес) процессы, происходящие на предприятии.

• Облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации рутинной ра­боты.

• Сократить суммарное время работы над документами за счет мгновенной пе­редачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому.

• При использовании компоненты «Сервер документов» проектировать запросы и разрешать их использование пользователям.

• Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах.

• Защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся на нем ин­формацию.

• Использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например Microsoft Word, Microsoft Excel и пр. Также до­пустимо использование отсканированных и распознанных документов.

7. В чем заключается необходимость применения технологии «workflow», каковы ос­новные понятия, используемые в этой технологии?

«workflow» - технология включает в себя автоматизацию деловых процессов вы­полняемых на предприятии работ от описания сценария взаимодействия сотрудников в карте или маршруте делового процесса. до реального управления выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроля и мо­ниторинга, замены исполнителей и т. п. Это позволит поднять на качественно новый уро­вень производительность труда сотрудников предприятия. Поэтому «workflow»-системы рассматриваются как совокупность средств описания правил выполнения заданий и средств осуществления оперативного управления пользователями и работами при выпол­нении этих заданий.

В основе технологии «workflow» лежат следующие базовые понятия:

Деловой процесс (Business Process) - это логически завершенный набор операций (деловых процедур), поддерживающих структуру предприятия и реализующих его поли­тику, направленную на достижение поставленных целей.

Объект - информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например письмо, оборудование, счет).

Событие - внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога).

Операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого биз­нес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета).

Исполнитель - должностное лицо, ответственное за выполнение одной или не­скольких операций бизнес-процесса (например, менеджер, сотрудник архива, директор).