Розділ 5 Організація і менеджери

5.1. Поняття організації

Професор Й.С. Завадський дає наступне визначення організації [38]. Поняття "організація" (англ. оrganization) походить від давнього грець­кого слова "органон", яке позначає знаряддя або інструмент. Від нього ж пішло поняття "орган", а потім, як похідні, "організм" і "організація". Виросла організація із людських потреб в кооперації зусиль для досягнен­ня своїх особистих цілей у зв'язку з наявністю цілого ряду фізичних, біо­логічних, психологічних і соціальних обмежень.

Нині поняття "організація" широко вживається в багатьох науках (філософії, математиці, економіці, соціології та ін.) і в практичній діяль­ності. Це поняття багатозначне. Найчастіше воно означає: внутрішню упо­рядкованість, узгодженість взаємозалежних елементів цілого (системи); сукупність процесів або дій, що забезпечують досягнення цілей системи; об'єднання людей, спільна діяльність яких спрямована на реалізацію вста­новлених програм на основі певних правил і процедур. Таким чином, це поняття може означати об'єкт, властивості об'єкта та діяльність (процес) і вживається для позначення різних семантичних категорій: соціальної організації або інституту (статика) і процесу управління як впорядковую­чої та свідомо координуючої діяльності (динаміка).

За висловом В.І. Терещенка, під організацією розуміється структура, кістяк, у рамках якого здійснюються певні заходи.

Організація складає основу світу менеджерів, вона є причиною, яка обу­мовлює існування менеджменту. Тому почнемо вивчення менеджменту, зас­воївши спочатку, що таке організація і для чого нею потрібно керувати.

Організація — це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної цілі чи цілей. Щоб бути справді організацією, ця група повинна відповідати таким вимогам:

- наявність, принаймні, двох людей, які вважають себе частиною цієї групи;

- наявність хоча б одної спільної мети;

- наявність членів групи, які свідомо працюють разом, щоб досягти зна­чимої для всіх мети.

Будь-яка організація складається з елементів (відділів, служб, груп, окремих виконавців), їхніх ролей і відносин, визначених ієрархією, по­ліархією, писаними і неписаними правилами (кодексами) поведінки. Ці ролі, відносини й кодекси можуть мати офіційні та неофіційні аспекти, або офіційну і неофіційну структури.

Протягом багатьох років вітчизняна наука і практика головну увагу приділяла формальній стороні організаційних систем, структурам, ство­рюваним за офіційними нормами, правилами, інструкціями. Офіційну (формальну) структуру становлять ділові зв'язки і відносини, що виника­ють між працівниками при виконанні службових функцій і мають офі­ційний характер. Канали комунікації використовуються виключно офіційні, що пов'язують працівників у вертикальному (командна інфор­мація зверху) і горизонтальному (розподіл робочих операцій, по­слідовність операцій та ін.) напрямах.

Формальна структура колективу, таким чином, є відображенням офі­ційного (формального) розподілу робіт між членами колективу й тих служ­бових зв'язків та відносин між її членами, які виникають у процесі трудо­вої діяльності.

На відміну від офіційної структури, неофіційна (неформальна) струк­тура виникає спонтанно, в результаті об'єднання працівників за певними позаслужбовими уподобаннями (спорт, художня самодіяльність тощо), встановлення різних неформальних статусів. Неформальні групи можуть утворюватися на основі виробничих стосунків, дружніх відносин, профе­сійного вміння, давніх зв'язків у періоди навчання у школі, вузі, за націо­нальним походженням, релігійними віруваннями та іншими суспільними інтересами. Такі неформальні об'єднання створюють в усіх сферах, вони доповнюють і розвивають офіційну структуру. Іноді неформальні відно­сини групуються на егоїстичних прагненнях, протиставленні окремих осіб або груп керівництву або більшості колективу, в результаті чого виника­ють конфліктні ситуації, атмосфера недовіри, антипатії тощо.

Спонтанний механізм відносин часто певною мірою нівелює хиби фор­мальної організації. Сила психологічного впливу неформальних відносин зумовлюється ступенем емоційності взаємовідносин цих груп та їх кількісним складом. Характерними особливостями неформальних груп є здатність до самоорганізації, саморегулювання внутрішніх відносин під впливом лідерства, престижу, симпатії.

В інтересах ефективного управління доцільно розробляти стратегію відносин з неформальними утвореннями незалежно від того, чи є вони впливовими або невпливовими, чи є вони активними або пасивними, стійкими або нестійкими.

Слід враховувати також взаємодію різних відносин, ступінь впливу не­формальних відносин на формальні і навпаки. Міжособові відносини (офіційні та неофіційні), які складаються в колективах, треба розглядати в нерозривній єдності та взаємозв'язку.

В організаціях важливе значення має ієрархія. Організація вважається ієрархічною, якщо відносини між начальником і підлеглими мають лан­цюговий характер. Із збільшенням ієрархічності зростає кількість підлег­лих, які водночас є начальниками. Таким чином, утворюється "потік" влади й відповідальності, що "спускається" по неперервній лінії від ви­щих рівнів влади до нижчих. Цю лінію можна назвати "порядком підлег­лості", або "порядком влади".

Сутність ієрархічних відносин становлять відносини між вищою служ­бовою особою або підрозділом та підлеглими. Чисельність підлеглих ха­рактеризує "розмах" влади, або розмах управління. Чим ширший цей роз­мах, тим більше ліній влади відгалужується від начальника. Загальна чи­сельність людей, підлеглих вищій владі, в організації може бути збільшена або розширенням розмаху, або подовженням лінії влади, або поєднанням першого і другого способів. Слід зазначити, що власне ієрархічний рівень ще не визначає ранг або статус усіх посад, або особисте звання людей, що обіймають певні посади. Кожний з рівнів складається переважно з цілої низки посад і завдань. На практиці вища посада в будь-якій ієрархії слу­жить значущим символом у здійсненні розпорядчого впливу і організації управлінського процесу. Лінії влади можуть розглядатися як хребет внут­рішньої системи контактів і сполучна основа побудови структури управ­ління.

Складні організації. Управління дуже рідко має справу з організаціями, які мають лише одну мету. Складні організації мають набір взаємопов'яза­них цілей. Наприклад, "Мак Дональдс" є організацією, яка складається більш як із семи тисяч самостійних підприємств, робота яких забезпечуєть­ся підтримкою великої кількості організацій, які ведуть будівництво мага­зинів і цехів, здійснюють рекламу, проводять закупку продуктів, розроб­ляють нові види продуктів, здійснюють контроль якості. Кожна устано­ва "Мак Дональдс" має свої плани реалізації продукції та прибутків.

Організація є системою, тобто сукупністю взаємодіючих елементів, що складають цілісне утворення, яке має властивості, відмінні від властивостей складових елементів. Основними формами підприємницької діяльності в Україні є підприємства, товариства, кооперативи, які утворюються згідно з Законом України "Про підприємництво". Крім того, існують такі орга­нізації, як банки, страхові компанії, кредитні спілки, біржі, фонди.

Різні форми підприємницької діяльності можуть створювати об'єд­нання, до яких належать асоціації, концерни, консорціуми, холдинг-ком-панії, виробничі об'єднання, франчайзні об'єднання.

Світова практика формування підприємницьких структур свідчить, що найдоцільніше в основу кооперацій між великими та дрібними фірмами покласти систему франчайзних договірних відносин. Термін "франчайза" запозичено з французької мови і означає угоду великих корпорацій (фран-чайзерів) з малими фірмами (франчайзі) або окремими підприємцями на засадах системи взаємовигідних пільг та привілеїв.

На Заході так функціонують відомі фірми "Мак Дональдс", "Кока-Кола", "Адідас" та ін.

Франчайзер надає право дрібному підприємцеві вести справу у формі, що визначена угодою, на певній території та протягом обумовленого часу. При цьому велика фірма забезпечує малу своїми товарами, рекламними послугами, ефективними технологіями, фірмовим знаком тощо. За своєю суттю франчайзі виконують функції дилерів, торговельних підприємств, посередників, ліцензіатів, філій, роздрібних продавців і зобов'язані підтри­мувати ділові контакти тільки з франчайзерами. Найчастіше франчайза виникає в галузі торгівлі, послуг, харчування. Не виключена можливість її застосування у сфері виробництва, науково-дослідницької діяльності, на­вчання.

Організація складається з керуючої та "керованої підсистем". Керую­ча підсистема вміщує ті складові, які забезпечують процес управління (рис. 5.1.)

До складу керованої підсистеми входять елементи, які забезпечують безпосередній процес виробничої, господарської, комерційної та інших видів діяльності (рис. 5.2.).

Рис. 5.2. Процес функціонування організації як відкритої системи

Вище представлений вигляд процесу функціонування організації як відкритої системи.