8.3. Виды информационных технологий
Среди информационных технологий можно выделить следующие виды:
технология обработки данных;
технология управления;
технология автоматизации офиса;
технология поддержки принятия решений;
технология экспертных систем.
Информационная технология обработки данных. Она является одной из основных информационных технологий, функционирующих в информационных системах. В качестве примера рассмотрим экономическую информационную систему (ЭИС), предназначенную для обработки экономической информации. Предметной областью ЭИС являются бухучет, статистика, банковская, кредитно-финансовая, страховая и другие виды экономической деятельности.
Для использования ЭИС на рабочем месте ее необходимо спроектировать посредством информационных технологий. При этом следует заметить, что ранее процесс проектирования ЭИС был отделен от процесса обработки экономических данных предметной области. Сегодня он также существует самостоятельно и требует высокой квалификации специалистов-проектировщиков. Однако уже созданы информационные технологии (ИТ), доступные любому пользователю и позволяющие совместить процесс проектирования отдельных элементов ЭИС с процессом обработки данных. Например, электронная почта, электронный офис, текстовые и табличные процессоры и т. д. При этом тенденция создания информационных технологий, доступных любому пользователю, продолжается. Но это не является самоцелью. На рабочих местах эксплуатируются как элементы ЭИС, разработанные проектировщиками, так и информационные технологии, позволяющие информационному работнику автоматизировать свою деятельность.
Информационная технология обработки данных широко используется для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.
На уровне операционной деятельности решаются такие
задачи:
обработка данных об операциях, производимых данным предприятием;
создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел на предприятии;
получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.
Примером рутинной операции может служить операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов деталей на складе. При уменьшении уровня запаса выдается заказ поставщику с указанием необходимого количества деталей и сроков их поставки.
Примером контрольного отчета может служить ежедневный отчет о поступлениях и выдачах средств банком, формируемый в целях контроля баланса средств.
Примером запроса может быть запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.
Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:
Выполнение необходимых предприятию задач по обработке данных. Каждому предприятию по закону нужно иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на предприятии.
Решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм.
Выполнение стандартных процедур обработки.
Осуществление основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека.
Использование детализированных данных. Записи о деятельности предприятия имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий.
Акцент на хронологию событий.
Требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.
Сбор данных. По мере того как предприятие производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия предприятия, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые предприятием.
Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность предприятия, используются следующие типовые операции:
классификация или группировка, при этом первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов, эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей;
сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;
вычисления, включающие арифметические и логические операции, которые выполняются над данными и дают возможность получать новые данные;
укрупнение, т. е. агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.
Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.
Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников предприятия, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной предприятием операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.
Информационная технология управления. Её целью является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников предприятия, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.
Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.
Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления предприятием. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.
Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных: оценка планируемого состояния объекта управления; оценка отклонений от планируемого состояния; выявление причин отклонений; анализ возможных решений и действий.
Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.
Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ реализации продукции.
Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда на предприятии произошло что-то незапланированное.
И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.
В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.
Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного характера.
Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.
Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности предприятия от некоторых установленных стандартов. При использовании на предприятии принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования: отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло; сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя; все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь; в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.
Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.
Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации.
База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:
1 данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых предприятием;
2 планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения предприятия).
Информационные технологии автоматизации офиса. Автоматизация офиса имела вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев.
Она была призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь существенно дополнить ее (рис. 8.3).
Совмещение этих систем обеспечивает рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшую информированность управленцев. Автоматизированный офис не только поддерживает внутрифирменную связь персонала, но и предоставляет новые средства коммуникации с внешним окружением.
Рассмотрим основные информационные технологии. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе она концентрирует в себе сведения о производственной системе предприятия так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в нее может поступать из внешнего окружения предприятия. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Рис. 8.3. Компоненты автоматизации офиса
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ) таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими предприятиями.
Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.
Применение баз данных на предприятии не дает желаемого результата от автоматизации деятельности предприятия. Причина проста: реализованные функции значительно отличаются от функций ведения бизнеса, т. к. данные, собранные в базах, неадекватны информации, которая нужна лицам, принимающим решения. Решением данной проблемы стала реализация технологии информационных хранилищ.
Информационное хранилище (data warehouse) это автоматизированная система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единую. Она обеспечивает инструментарий для преобразования больших объемов детализированных данных в форму, которая удобна для стратегического планирования и реорганизации бизнеса и необходима специалисту, ответственному за принятие решений. При этом происходит "слияние" различных сведений в требуемую предметно-ориентированную форму с использованием различных методов анализа.
Особенность новой технологии в том, что она предлагает среду накопления данных, которая не только надежна, но по сравнению с распределенными СУБД оптимальна, с точки зрения доступа к данным и манипулирования ими.
Для данных информационного хранилища характерны:
предметная ориентация, данные организованы в соответствии со способом их применения;
интегрированность; данные согласуются в соответствии с определенной системой наименований, хотя могут принадлежать различным источникам, и их формы представления могут не совпадать;
упорядоченность во времени, данные согласуются во времени для использования в сравнениях, идентификациях трендов и прогнозах;
неизменяемость и целостность; данные не обновляются и не изменяются, а только перезагружаются и считываются, поддерживая концепцию "одного правдивого источника".
Наиболее распространенной технологией является работа с текстом, для ее обеспечения используются текстовые процессоры. В настоящее время разработано много текстовых процессоров.
Документы табличного вида составляют большую часть документооборота предприятия любого типа. Для обработки подобного вида данных используются комплексы программных средств, которые называют табличными процессорами. Табличный процессор позволяет решать большинство финансовых и административных задач, например таких, как расчет заработной платы; прогнозирование продаж; подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц; бюджетные и статистические расчеты и др.